Deze functie is toegestaan voor gebruikers van Rainbow met ten minste een Business licentie en gekoppeld aan een apparaat in de PBX (bijv. extensie op afstand, bureautelefoon of softphone).
Met de systeemconfiguratie kunnen manager/assistent-groepen worden gevormd zodat de oproepen van de manager naar één of meer assistenten kunnen worden doorgestuurd. Op deze manier kan de assistent de oproepen van de manager screenen en alleen de nuttige oproepen doorverbinden.
Een manager/assistent-groep bestaat uit een manager en één of meerdere assistenten.
De manager kan:
- Delegatie activeren: de manager ontvangt geen oproepen meer. De oproepen van de manager worden beheerd door beschikbare assistenten in de groep. Delegatie kan geactiveerd worden door de manager op voorwaarde dat er minstens één assistent in de groep is.
- Deactiveer delegatie: de manager ontvangt en beantwoordt telefoongesprekken.
- Houd toezicht op de status van alle assistenten.
- In geval van een oproepoverloop op de voicemail, de door de bellers verlaten voicemails beluisteren.
Elke assistent kan:
- Delegatie activeren: de assistent behandelt inkomende oproepen namens de manager, met de mogelijkheid om oproepen door te verbinden, indien nodig.
- Delegatie deactiveren: de assistent ontvangt geen inkomende oproepen meer voor de manager.
- De status van de manager controleren.
- Hun beschikbaarheid wijzigen.
- Indien geconfigureerd, de oproepdoorschakeling van de manager annuleren.
- In het geval van een oproepoverloop op de voicemail, de voicemails beluisteren die door de oproepen zijn verlaten.
Handelen in een manager/assistent supervisiegroep als manager
Blader door de startpagina
- Alle assistenten staan vermeld in de sectie"Oproepen delegeren" boven de"Recente gesprekken".
- Activeer of deactiveer de oproepdelegatie. Wanneer oproepdelegatie geactiveerd is, worden al uw inkomende oproepen ontvangen door uw beschikbare assistenten.
- Naast de real-time Rainbow Aanwezigheidsstatus wordt het aantal beschikbare assistenten weergegeven.
-
Open het venster Oproep delegatie om een lijst te krijgen van alle assistenten met hun status oproep delegatie: "Beschikbaar" of "Niet beschikbaar".
-
Roep uw assistent op.
Opmerking: De status van de oproepdelegatie hangt niet af van de Rainbow status. Een assistent kan losgekoppeld zijn van Rainbow maar is bijvoorbeeld beschikbaar op de bijbehorende bureautelefoon. De oproepdelegatiestatus hangt af van de PBX.
Venster Oproep delegatie
Open het venster Oproepen delegeren.
Alle informatie over de status van uw Manager en Assistenten wordt weergegeven.
- Activeer of deactiveer de oproepdelegatie. Wanneer oproepdelegatie geactiveerd is, worden al uw inkomende oproepen naar uw beschikbare assistenten doorgestuurd.
- De beschikbaarheid van uw assistenten weergeven.
- Sluit het venster Oproepdelegatie.
Oproepdelegatie van manager activeren of deactiveren
Gebruik een van de volgende mogelijkheden:
- Activeer of deactiveer vanaf de startpagina de oproepdelegatie door het selectievakje"Oproepdelegatie" in of uit te schakelen.
- Activeer of deactiveer vanaf het venster voor oproepdelegatie het selectievakje"Delegeren aan assistenten" door het aan of uit te vinken.
Een inkomende oproep ontvangen
-
U ontvangt een inkomend gesprek. U kunt de oproep beantwoorden door op het pictogram
hang-up te klikken.
- Zonder actie of als u de oproep negeert, kan uw manager uw oproep beheren. In dit geval wordt de oproep gemarkeerd als gemiste oproep.
- Uw assistent kan de oproep, na deze gefilterd te hebben, naar u doorverbinden. U kunt de oproep accepteren, weigeren of een bericht naar uw correspondent sturen.
Handelen in een manager/assistent supervisiegroep als assistent
Blader door de startpagina
- Uw manager staat vermeld in de sectie"Oproepen delegeren" boven de"Recente gesprekken".
- Activeer of deactiveer de oproepdelegatie. Wanneer oproepdelegatie geactiveerd is, kunt u alle inkomende oproepen van de manager ontvangen.
- Naast de real-time Rainbow aanwezigheidsstatus wordt de beschikbare status van uw manager weergegeven.
-
: niet doorgeschakeld,
: oproepdoorschakeling geactiveerd; indien nodig de doorschakeling annuleren).
-
U kunt snel de telefoonstatus van uw manager controleren:: Het aantal lopende oproepen met uw manager wordt weergegeven. Oproepen die bezig zijn worden hieronder weergegeven.
Opmerking: De status van de oproepdelegatie van uw manager hangt niet af van de status van Rainbow. Uw manager kan losgekoppeld zijn van Rainbow maar is bijvoorbeeld beschikbaar op de bijbehorende bureautelefoon. De oproepdelegatiestatus hangt af van de PBX.
Venster Oproep delegatie
Open het venster Oproep delegatie.
Alle informatie over de status van uw manager wordt weergegeven.
- Activeer of deactiveer de oproepdelegatie. Als de oproepdelegatie geactiveerd is, kunt u alle inkomende oproepen van uw manager ontvangen.
- De status van uw manager weergeven: status oproepdelegatie, doorsturen.
- De oproepdelegatie van uw manager activeren of deactiveren.
-
- Het venster Oproepdelegatiesluiten.
De oproepdelegatie van de manager activeren of deactiveren.
Als assistent kan ik de status van de oproepdelegatie van mijn manager wijzigen. De huidige status wordt weergegeven in het gebied Oproepen delegeren.
-
- Activeer of deactiveer de delegatie van oproepen door het selectievakje van uw manager aan of uit te vinken.
Mijn beschikbaarheid wijzigen
Als assistent kan ik mijn beschikbaarheid bijwerken om de oproepen van mijn manager te beantwoorden.
Gebruik een van de volgende mogelijkheden:
- Geef vanaf de startpagina mijn beschikbaarheid aan om oproepen van de manager te beantwoorden door het selectievakje"Delegatie: Ik ben beschikbaar" aan te vinken.
-
De oproepdoorschakeling van de manager annuleren
-
- Selecteer het pictogram "
- Selecteer het pictogram "
Doorschakeling annuleren" om de doorschakeling van uw manager te annuleren.
Een inkomende oproep ontvangen
- Wanneer u beschikbaar bent als assistent, meldt een pop-up dat uw manager een inkomende oproep ontvangt. Informatie over de beller en de betreffende manager wordt weergegeven.
-
Neem de oproep aan namens uw manager.
Volgende stappen: Schakel de oproep indien nodig door naar uw manager. Zie hieronder.
Schakel de oproep door naar uw manager
- U bent in gesprek met de persoon die uw manager probeert te bereiken. Nadat u hun verzoek hebt begrepen, besluit u om de oproep door te schakelen naar uw manager.
- Selecteer in de sectie Oproepen delegeren het pictogram "
Spraakberichten beheren
Uw beheerder kan een gedeelde voicemail configureren voor de groep Manager/Assistent. In dit geval hebben zowel de manager als de assistenten toegang tot deze voicemail in het geval van een oproepoverloop, d.w.z. als noch de manager noch de assistenten een oproep kunnen beantwoorden.
Als er een nieuw bericht beschikbaar is, verschijnt het in de lijst"Recente gesprekken" met de groepsnaam van de manager/assistent (bijv. Tim Foster in ons voorbeeld).
- Selecteer het bericht in"Recente gesprekken". Het nieuwe bericht is te vinden op het tabblad "
Voicemail", waar het pictogram
een nieuw bericht aangeeft. Er wordt informatie over de beller, de datum en de duur van het bericht weergegeven.
-
/
: De voicemail beluisteren/pauzeren.
Gebruik het contextuele menu om het bericht te verwijderen.