Questa funzione è consentita all'utente Rainbow con almeno una licenzaBusiness e associato ad un dispositivo nel PBX (ad esempio, estensione remota, telefono fisso o softphone).
La configurazione del sistema consente di formare gruppi manager/assistente, in modo che le chiamate del manager possano essere dirette a uno o più assistenti. In questo modo, l'assistente può vagliare le chiamate del suo manager e trasferire solo quelle utili.
Un gruppo manager/assistente è composto da un manager e da uno o più assistenti.
Il manager può:
- Attivare la delega: il manager non riceve più chiamate telefoniche. Le chiamate telefoniche del manager sono gestite dagli assistenti disponibili nel gruppo. La delega può essere attivata dal manager a condizione che ci sia almeno un assistente nel gruppo.
- Disattiva la delega: il manager riceve e risponde alle chiamate telefoniche.
- Supervisiona lo stato di tutti gli assistenti.
- In caso di sovraccarico di chiamate sulla segreteria telefonica, ascolta i messaggi vocali lasciati dai chiamanti.
Ogni assistente può:
- Attivare la delega: l'assistente gestisce per conto del manager le chiamate in entrata, con la possibilità di inoltrare le chiamate, se necessario.
- Disattivare la delega: l'assistente non riceve più le chiamate in entrata per il manager.
- Supervisionare lo stato del manager.
- Modificare la sua disponibilità.
- Se configurato, annulla l'inoltro delle chiamate del manager.
- In caso di sovraccarico di chiamate sulla segreteria telefonica, ascolta i messaggi vocali lasciati dai chiamanti.
Agire in un gruppo di supervisione manager/assistente come manager
Sfogliare la Home Page
- Tutti gli assistenti sono elencati nella sezione"Delega chiamate", sopra le"Conversazioni recenti".
- Attivi o disattivi la delega delle chiamate. Quando la delega di chiamata è attivata, tutte le sue chiamate in entrata vengono ricevute dai suoi assistenti disponibili.
- Oltre allo stato di presenza in tempo reale di Rainbow, viene visualizzato il numero di assistenti disponibili.
-
Apra la finestra Delegazione di chiamata per elencare tutti gli assistenti con il loro stato di Delegazione di chiamata: "Disponibile" o "Non disponibile".
-
Chiami il suo assistente.
Nota: lo stato della delega di chiamata non dipende dallo stato di Rainbow. Un assistente può essere disconnesso da Rainbow ma è disponibile sul telefono fisso associato, ad esempio. Lo stato della delega di chiamata dipende dal PBX.
Finestra Delegazione di chiamata
Apra la finestra Delegazione di chiamata.
Vengono visualizzate tutte le informazioni sullo stato del suo Manager e degli Assistenti.
- Attivi o disattivi la delega di chiamata. Quando la delega di chiamata è attivata, tutte le sue chiamate in entrata vengono ricevute dai suoi assistenti disponibili.
- Mostra la disponibilità dei suoi assistenti.
- Chiuda la finestra Delegazione di chiamata.
Attivazione o disattivazione della Delega di chiamata del Manager
Utilizzi uno dei seguenti metodi:
- Dalla homepage, attivi o disattivi la delega di chiamata selezionando o deselezionando la casella di controllo"Delega di chiamata".
- Dalla finestra della delega di chiamata, attivi o disattivi la delega di chiamata selezionando o deselezionando la casella"Delega agli assistenti".
Ricevere una chiamata in arrivo
-
Riceve una chiamata in arrivo. Può rispondere alla chiamata cliccando sull'icona
hang-up.
- In assenza di azione o se ignora la chiamata, il suo manager può gestire la chiamata. In questo caso, la chiamata viene contrassegnata come chiamata persa.
- Il suo assistente, dopo aver filtrato la chiamata, può trasferirla a lei. Può accettare, rifiutare o inviare un messaggio al suo corrispondente.
Agire in un gruppo di supervisione Manager/Assistente come Assistente
Sfogliare la Home Page
- Il suo manager è elencato nella sezione"Delega chiamate", sopra le"Conversazioni recenti".
- Attivi o disattivi la delega delle chiamate. Quando la delega di chiamata è attivata, può ricevere tutte le chiamate telefoniche in arrivo del manager.
- Oltre allo stato di presenza in tempo reale di Rainbow, viene visualizzata la disponibilità del suo manager.
-
: nessun inoltro,
: inoltro di chiamata attivato; annullare l'inoltro se necessario).
-
Può controllare rapidamente lo stato telefonico del suo manager:: Viene visualizzato il numero di chiamate in corso con il suo manager. Le chiamate in corso sono elencate subito sotto.
Nota: lo stato di delega delle chiamate del suo manager non dipende dallo stato di Rainbow. Il suo manager può essere disconnesso da Rainbow ma è disponibile sul telefono fisso associato, ad esempio. Lo stato della delega di chiamata dipende dal PBX.
Finestra di delega di chiamata
Apra la finestra Delegazione di chiamata.
Vengono visualizzate tutte le informazioni sullo stato del suo manager.
- Attivi o disattivi la delega di chiamata. Quando la delega di chiamata è attivata, può ricevere tutte le chiamate in entrata del manager.
- Mostra lo stato del suo manager: stato della delega di chiamata, inoltro.
- Attiva o disattiva la delega di chiamata del suo manager.
-
- Chiudere la finestra della delega di chiamata.
Attivare o disattivare la delega di chiamata del manager.
Come assistente, posso modificare lo stato di delega di chiamata del mio manager. Lo stato attuale viene visualizzato nell'area Delega chiamate.
-
- Attivi o disattivi la delega delle chiamate selezionando o deselezionando la casella di controllo del suo manager.
Modificare la mia disponibilità
Come assistente, posso aggiornare la mia disponibilità per rispondere alle chiamate del mio manager.
Utilizzi una delle seguenti opzioni:
- Dalla homepage, indichi la mia disponibilità a rispondere alle chiamate del manager selezionando o deselezionando la casella"Delega: Sono disponibile".
-
Annullare l'inoltro di chiamata del manager
-
- Selezioni l'icona "
- Selezioni l'icona "
Annulla l'inoltro delle chiamate" per annullare l'inoltro del suo manager.
Ricevere una chiamata in arrivo
- Quando è disponibile come assistente, un pop-up la informa che il suo manager sta ricevendo una chiamata telefonica. Vengono visualizzate le informazioni sul chiamante e sul manager interessato dalla chiamata.
-
Prenda la chiamata a nome del suo manager.
Passi successivi: Se necessario, trasferisca la chiamata al suo manager. Veda sotto.
Trasferimento della chiamata al suo manager
- Sta conversando con una persona che cerca di raggiungere il suo manager. Dopo aver compreso la sua richiesta, decide di trasferire la chiamata al suo manager.
- Nella sezione Chiamate con delega, selezioni l'icona "
Gestire i messaggi vocali
L'amministratore può configurare una segreteria telefonica condivisa per il gruppo Manager/Assistente. In questo caso, sia il manager che gli assistenti possono accedere a questa segreteria telefonica in caso di sovraccarico di chiamate, cioè se né il manager né gli assistenti possono rispondere a una chiamata.
Quando un nuovo messaggio è disponibile, appare nell'elenco"Conversazioni recenti" con il nome del gruppo Manager/Assistente (ad esempio, Tim Foster nel nostro esempio).
- Selezioni il messaggio in"Conversazioni recenti". Il nuovo messaggio si trova nella scheda "
Segreteria telefonica", dove l'icona
indica un nuovo messaggio. Vengono visualizzate le informazioni sul chiamante, la data e la durata del messaggio.
-
/
: Ascoltare/mettere in pausa la riproduzione della segreteria telefonica.
Utilizzi il menu' contestuale per eliminare il messaggio.