Attendant hunt-groepen configureren

Overzicht

Met een Hunt-groep voor telefonisten kan een groep telefonisten opgeroepen worden via één telefoonnummer.

Attendant hunt-groepen kunnen gebruikt worden als bestemmingen in welkomstdiensten en Automated Attendant, en deze diensten kunnen gecombineerd worden om een attendant hunt-groep te bereiken.

Bij het aanmaken worden Hunt-groepen voor telefonisten automatisch gekoppeld aan een bubbel, zodat hun leden toegang hebben tot diensten zoals vergaderen, gedeelde bestanden, oproeplog, voicemail en statistieken.

Elke Attendant hunt-groep wordt gedefinieerd door een naam, een intern toestelnummer en optioneel een publiek nummer.

Opmerking: Attendant kunnen niet gemengd worden met bedrijfsleden in een Attendant hunt-groep. Een hunt-groep kan alleen een type gebruiker bevatten: bedrijfsleden of attendants.

Oproepoverloop op attendant hunt-groep

Als alle attendants bezet of niet beschikbaar zijn, worden inkomende oproepen doorgeschakeld naar de bestemming die voor de hunt-groep voor attendants is geconfigureerd: een bedrijfslid, een andere hunt-groep, een intern of openbaar nummer, een gesproken prompt (standaard of aangepast), een Automated Attendant of voicemail.

Oproepenoverloop kan niet worden uitgeschakeld voor hunt-groepen: alleen de bestemming, standaard gedefinieerd met de standaard gesproken prompt, kan worden gewijzigd bij het maken of wijzigen van een hunt-groep.

Gespreksdistributie op Attendant hunt-groep

De oproepverdeling op de Hunt-groep voor attendants is gebaseerd op parallel zoeken: alle vrije attendants in de hunt-groep worden tegelijkertijd opgeroepen.

Configuratieoverzicht

De configuratie van Attendant hunt groepen wordt uitgevoerd vanuit het beheerscherm van de hunt-groep.

Vanuit het beheerscherm van de hunt-groep kunt u:

• Attendant hunt-groepen aanmaken
• De instellingen van de Attendant hunt-groepen beheren, met de volgende handelingen:
  • De rol van de attendant in de hunt-groep definiëren:
    • Agent: Attendant beantwoordt oproepen
    • Beheerder: bediende beheert instellingen hunt-groep (bestemming van oproepoverloop en publiek nummer van hunt-groep), maar beantwoordt geen oproepen
    • Beheerder & Agent: bediende beheert instellingen hunt-groep en beantwoordt telefoongesprekken

  • Beheer de bestemming van de oproepoverloop bij bezet en bij geen gehoor. De bestemming kan een bedrijfslid zijn, een andere hunt-groep, een intern of publiek nummer, een spraakaanwijzing, een automatische Attendant, een voicemail of een welkomstdienst.

    Opmerking: De standaard gesproken prompts en wachtmuziek die gebruikt worden voor oproepoverloop kunnen aangepast worden: zie artikel: Stemprompts aanpassen.
  • Autoriseer/verbied de laatste bediende om zich terug te trekken uit de hunt-groep. Indien verboden, wordt de laatste bediende gewaarschuwd dat hij/zij zich niet uit de hunt-groep kan terugtrekken.
  • Attendant met beheerdersrol machtigen/ verbieden om het openbare nummer van de hunt-groep te beheren.
  • Oproepopname voor de hunt-groep configureren

  • Stemmeldingen aanpassen wanneer de bestemming van een oproep bij bezet of geen antwoord een voicemail is.

    Waarschuwing: De standaard gesproken aanwijzingen kunnen niet gedownload worden om te archiveren. Na het aanpassen is het niet meer mogelijk om terug te schakelen naar de standaard gesproken aanwijzingen.
  • Analyseer de activiteit van de hunt-groep (aantal inkomende, beantwoorde en gemiste oproepen) van de laatste 28 dagen en download een activiteitenrapport van de hunt-groep in csv bestand.
  • Blokkeer sommige inkomende oproepen naar de hunt-groep door een zwarte lijst te beheren (geblokkeerde telefoonnummers)
    Geblokkeerde inkomende oproepen stromen naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd.

Voordat u start

Bedrijfsleden moeten een Voice Attendant licentie hebben om als telefonistes te kunnen werken en deel uit te maken van hunt-groepen. Voor details : zie artikel: Attendant consoles configureren.

Het managementvenster van de hunt-groep openen

1. Vanuit de Rainbow toepassing klikt u op Beheer uw bedrijf in het linkerpaneel.
2. Klik in het paneel MIJN BEDRIJF op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel op Communicatie.
4. Klik in het rechterdeel van het venster op de tab Groepen.

Een Attendant Hunt-groep maken

1. Klik in het beheerscherm van de Hunt-groep op Maken.
2. Voer in het veld Naam de naam van de Attendant Hunt-groep in.
3. Selecteer Hunt-groep in het veld Type.
4. Selecteer Attendant in het veld Subtype.
   Het veld Distributie wordt automatisch ingesteld op Parallel.
5. Selecteer in het veld Intern nummer het interne toestelnummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare nummers.
6. Selecteer in het veld Openbaar nummer het openbare nummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare openbare nummers.
7. Schakel optioneel het selectievakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) in om de laatste begeleider te verbieden zich uit de hunt-groep terug te trekken.
8. Deselecteer optioneel het selectievakje De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen (standaard ingeschakeld).
9. Beheer, optioneel, in de sectie Oproepoverloop de bestemming van oproepoverloop bij bezet en bij geen antwoord. Zie voor meer informatie: Een Attendant Hunt-groep beheren.
10. Klik op Volgende.
11. Om attendants toe te voegen, voert u de eerste letters van hun naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gegevens waarmee u de gewenste attendant kunt selecteren.
12. Selecteer in de kolom Rollen de rol van de attendants in de hunt-groep: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
13. Klik op Toepassen.
    De hunt-groep wordt aangemaakt en in de groepslijst weergegeven.

Een Attendant Hunt-groep beheren

1. Zoek in het beheerscherm van de hunt-groep de gewenste attendant hunt groep met behulp van een van de volgende mogelijkheden:
   • In de lijst met jachtgroepen: klik op het tabblad Groepen en selecteer de gewenste hunt-groep van de begeleider.
   • In de lijst met deelnemers van jachtgroepen: klik op het tabblad Leden, klik op de pijl naar rechts voor de deelnemer van de doelwachtersjachtgroep en selecteer de doelwachtersjachtgroep.
2. Selecteer de tab Leden.
3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de rol van de begeleider te wijzigen: klik in de kolom Rollen op de pijl omlaag voor de gewenste begeleider en selecteer de rol: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
   • Om een Attendant te verwijderen klikt u op voor de betreffende Attendant.
   • Om een attendant toe te voegen: voer de eerste letters van de naam of het e-mailadres van de attendant in en selecteer de attendant van uw keuze in de lijst met overeenkomende vermeldingen.
4. Selecteer het tabblad Informatie.
5. Selecteer/de-selecteer Het laatste lid vergrendelen (geen lege groep).
6. Selecteer/de-selecteer de optie De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen.
7. Selecteer in het veld Oproepopname de oproepen die worden opgenomen: Alle oproepen, Alleen externe oproepen of Alleen interne oproepen, of selecteer Geen om de oproepopname voor de hunt-groep uit te schakelen.
8. Configureer in het veld Oproepoverloop het Bestemmingstype voor oproepoverloop bij bezet en geen antwoord:

   • Als Lid geselecteerd is, voert u de eerste letters van de naam of het e-mailadres van de beoogde Attendant in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gegevens waarmee u de gewenste Attendant kunt selecteren.

     Opmerking: Alleen attendants die met een extensienummer geconfigureerd zijn, kunnen als bestemming van de oproepoverloop geselecteerd worden.
   • Als u Gesproken prompt selecteert, selecteert u ofwel de standaard geconfigureerde gesproken prompt, of een aangepaste gesproken prompt indien beschikbaar: zie artikel: Stemmeldingen aanpassen.
   • Als Voicemail is geselecteerd, pas dan de gesproken prompt aan die moet worden afgespeeld wanneer u voicemail opent: zie: Stemprompts voor oproepoverloop op voicemail aanpassen.
9. Voer in het veld Time-out overloop (s) de tijd in dat de oproep moet overgaan voordat deze naar de bestemming gaat (standaard 60 seconden).
10. Optioneel, om sommige inkomende oproepen naar de hunt-groep te blokkeren, selecteert u de tab Zwarte lijst, voert u de te blokkeren telefoonnummers in het gewenste formaat in en klikt u op + Toevoegen.
11. Klik op Toepassen.

Stemmeldingen voor oproepen op voice mail aanpassen

1. Klik in het beheerscherm van de hunt-groep op de target attendant hunt-groep en selecteer het tabblad Voicemail prompts.
2. Klik in het configuratiescherm voor gesproken prompts op Bladeren en selecteer het wav-bestand dat u wilt uploaden.
3. Selecteer in het veld Spraakprompt het type spraakprompt.
4. Klik op Uploaden.
   De aangepaste gesproken prompt wordt weergegeven in de lijst met Aangepast type en actieve status ().

Een Attendant Hunt-groep verwijderen

1. Beweeg uw muis in het beheervenster van de hunt-groep over de gewenste attendant hunt-groep, klik op en selecteer Groep verwijderen.
2. Klik op Verwijderen.
   De Attendant hunt-groep wordt uit de groepslijst verwijderd.