Deze functie is algemeen beschikbaar sinds versie v156.7 werd uitgegeven op 7 juli 2025.
Voor Rainbow Hunt-groepen (met en zonder wachtrij) kunnen beheerders en supervisors van groepen e-mailrapporten genereren met aangepaste statistieken en grafieken, op aanvraag of gepland.
Hoe krijgt u toegang tot de configuratie van rapporten?
Als groepssupervisor
Ga naar de details van de groep, naar het tabblad Analyse en klik op het pictogram Mail.
Als beheerder of partner
Ga naar de groepsconfiguratie, naar het tabblad Groepsanalyse en klik op het mailpictogram.
Een rapport configureren
Een nieuw rapport maken of een bestaand rapport wijzigen
| Als er voor deze groep geen rapport is geconfigureerd, biedt het venster u de mogelijkheid om een nieuw rapport te maken. | Als er al rapporten voor deze groep zijn geconfigureerd, kunt u een bestaand rapport selecteren om het te wijzigen of te verzenden, of u kunt een nieuw rapport maken. |
Een bestaand rapport dupliceren
U kunt een bestaand rapport dupliceren om
- een soortgelijk rapport voor dezelfde groep te maken
- dezelfde configuratie op een andere groep toepassen
Deze optie is beschikbaar wanneer u een bestaand rapport bewerkt via het pictogram :
Basisconfiguratie
Het eerste deel van de configuratie bestaat uit het definiëren van hoe, naar wie en wanneer het rapport verzonden moet worden.
Verplichte parameters:
- Naam wordt gebruikt als object van de e-mail.
- Taal laat u definiëren in welke taal het rapport gegenereerd moet worden. Momenteel worden alleen Engels, Frans en Duits ondersteund. Als u een andere taal selecteert, wordt het rapport in het Engels verzonden.
- Ontvangers is de lijst met bestemmingen voor de e-mail. Deze kan maximaal 10 vermeldingen bevatten. U kunt een gebruiker van Rainbow invoeren of een willekeurig e-mailadres, bijvoorbeeld een mailinglijst die u zelf beheert.
Optionele parameter:
-
Frequentie wordt gebruikt als u wilt dat het rapport automatisch op regelmatige basis wordt verstuurd. Als dat zo is, wordt de e-mail op de geselecteerde dagen 's ochtends vroeg gegenereerd.
U kunt er ook voor kiezen om geen frequentie op te geven en het rapport op te slaan voor later gebruik (bijvoorbeeld voor uitvoering op aanvraag).
Nu verzenden, plannen en opslaan voor later
Zodra de basis van een rapport is geconfigureerd (naam, ontvangers en minstens één inhoud), kunt u
- "Nu verzenden" om het rapport te genereren en naar de ontvangers te sturen. Dit kan gebruikt worden als u het rapport alleen "on-demand" wilt genereren of als u de configuratie wilt uitproberen voordat u het met meer ontvangers plant.
- Opslaan. Als bij "Frequentie" items zijn gekozen, wordt het rapport automatisch ingepland. Zo niet, dan wordt het rapport opgeslagen voor later gebruik.
Inhoud - Sleutelindicatoren
Sleutelindicatoren bepalen de inhoud van de e-mail. Dit zijn de statistieken die u snel kunt bekijken wanneer u de e-mail ontvangt. Bijvoorbeeld het aantal ontvangen oproepen en het aantal beantwoorde oproepen. Er is een grote verscheidenheid aan statistieken beschikbaar, die u naar wens kunt organiseren om een rapport op maat te maken dat precies aan uw behoeften voldoet.
Voorbeeld van rapporten die gegenereerd kunnen worden dankzij de sleutelindicatoren
En dit is een uittreksel van de configuratie die voor het bovenstaande rapport is gebruikt:
Stap-voor-stap voorbeeld van configuratie
Deze configuratie ziet er op het eerste gezicht misschien eng uit, maar het aanmaken ervan is eenvoudig gemaakt door middel van een stapsgewijs proces.
Laten we een voorbeeld geven. Uw bedrijf heeft een doelstelling voor de groep ingesteld om elke dag minstens 85% van de oproepen te beantwoorden, en u wilt bijhouden hoeveel dagen deze doelstelling niet is gehaald voor de huidige maand en het huidige jaar. Voor uzelf wilt u ook graag weten hoeveel oproepen er de afgelopen week zijn binnengekomen en hoeveel er zijn beantwoord.
|
1. U weet dat u twee secties in de rapporten wilt, één voor de doelstellingen voor uw groep en één voor de statistieken die u voor uzelf wilt volgen. Start dus met het maken van een sectie met de naam "Doelstellingen". |
Klik op "Sectielabel toevoegen Er wordt een standaard rubrieklabel gemaakt
Klik op de standaardnaam om deze te bewerken |
| 2. Onder de sectietitel wilt u een metriek laten weergeven: het aantal dagen dat de 85% doelstelling niet werd gehaald tijdens het huidige jaar. |
Klik op "Sleutelindicator toevoegen De eerste stap is kiezen in welke indicator u geïnteresseerd bent. In dit geval wilt u het "Aantal dagen", dus kiest u dat in de eerste keuzelijst. U wordt nu voorgesteld om verder te gaan met de configuratie van deze indicator door te kiezen met welke statistieken rekening moet worden gehouden bij het tellen van de dagen. In dit geval bent u geïnteresseerd in het aantal beantwoorde oproepen, dus kiest u deze in de tweede keuzelijst. Vervolgens moet u beslissen of het rapport de dagen moet tellen waarop deze metriek boven of onder een drempelwaarde ligt. In uw geval wilt u de dagen tellen waarop de doelstelling niet is bereikt, dus het aantal dagen waarop de ratio lager is dan 85%. Tot slot selecteert u op welke periode de gegevens verzameld moeten worden. In het eerste geval wilt u het aantal dagen sinds 1 januari, dus selecteert u "Dit jaar". Dat is het, uw eerste sleutelindicator is geconfigureerd |
| 3. Herhaal het proces voor het aantal dagen dat de 85% doelstelling niet werd bereikt tijdens de huidige maand. | |
| 4. Nu kunt u beginnen met het configureren van een tweede sectie die u "Mijn indicatoren" zult noemen | |
| 5. De eerste indicator daar is het aantal inkomende oproepen in de afgelopen week |
Klik op "Sleutelindicator toevoegen" en selecteer "Totaal aantal" omdat u alle oproepen van de week bij elkaar wilt optellen. Geef vervolgens aan dat u de "inkomende oproepen" wilt en selecteer tot slot "Laatste week" voor de periode.
|
| 6. Herhaal het proces voor het aantal beantwoorde oproepen in de afgelopen week |
Lijst van beschikbare sleutelindicatoren
In de onderstaande lijst kan de periode een van de volgende zijn:
- Laatste 7 dagen, Laatste 28 dagen, Laatste 365 dagen
- Deze week, Vorige week
- Deze maand, Vorige maand
- Dit jaar
De belangrijkste beschikbare indicatoren:
-
Aantal dagen
Tel het aantal dagen gedurende een gekozen periode waarop een metriek aan een drempelwaarde voldoet
Aantal dagen met[ verhoudinginkomende oproepen | beantwoorde oproepen| beantwoorde oproepen][boven | onder] <drempel> gedurende[periode].
-
Totaal aantal
Som het aantal oproepen op over de gekozen periode
Totaal aantal dagen van[inkomende oproepen | beantwoorde oproepen] over[periode]
-
Minimum, Maximum
Splits de gekozen periode (bijvoorbeeld "Vorige week") op in subperiodes (bijvoorbeeld "dag") om te zoeken welke van de subperiodes de laagste/hoogste waarde voor de gekozen statistieken heeft.
Bijvoorbeeld als u het meest by=usy uur tijdens de afgelopen maand wilt vinden
Een ander voorbeeld waarbij u wilt weten op welke dag het percentage beantwoorde oproepen het laagst is, zonder rekening te houden met zaterdagen en zondagen waarop de dienst gesloten is.
Mogelijke waarden voor de subperioden zijn: 1 uur timeslot, dag, dag (exclusief zondag), dag (exclusief zaterdag en zondag), week, maand
-
Gemiddelde
Splits de gekozen periode (bijvoorbeeld "Vorige week") op in subperiodes (bijvoorbeeld "dag") om de gemiddelde waarde voor de gekozen statistieken te berekenen. De metriek kan inkomende oproepen, beantwoorde oproepen of beantwoorde oproepen rantsoen zijn.
Bijvoorbeeld
Inhoud - Grafieken
Grafieken zijn vergelijkbaar met wat beschikbaar is in de Rainbow client met hetzelfde uiterlijk en gevoel, maar deze keer als bijlage bij de e-mail als een HTML-document. Er zijn zelfs meer grafieken beschikbaar dan in de Rainbow client!
U hoeft alleen maar de periode te selecteren die door de grafieken wordt gedekt en de grafieken waarin u geïnteresseerd bent.
Bijvoorbeeld
Onbewerkte gegevens bijvoegen (CSV)
Vink deze optie aan en kies de periode die u wilt en de onbewerkte gegevens zullen als CSV-bestand aan het e-mailrapport worden toegevoegd.