Een automatische Attendant configureren

Agent tools Edit article Translate article Show labels

Overzicht Automated Attendant

De configuratie van Automated Attendant wordt uitgevoerd vanuit het beheersvenster van de Automated Attendant.

De Automated Attendant (AA) is gekoppeld aan een openbaar nummer en een AA-menu met opties voor het afhandelen van oproepen: zie: Een Automated Attendant aanmaken.

Het AA-menu bevat 10 configureerbare items. Elk item is gekoppeld aan een telefoontoets (cijfers van 0 tot 9) en een bestemming voor de oproep. De bestemming kan een Hunt-groep of een bedrijfslid zijn, afhankelijk van de configuratie: zie: De basisingangen van het AA menu configureren.

AA submenu's kunnen worden geconfigureerd en gebruikt als bestemmingen in het AA hoofdmenu. Deze AA submenu's hebben dezelfde eigenschappen als het AA hoofdmenu, en kunnen ook worden gebruikt als bestemmingen van andere AA submenu's: zie: AA-submenu's configureren in de Automated Attendant.

Er zijn standaard gesproken aanwijzingen beschikbaar voor de Automated Attendant. Elk AA menu (hoofdmenu en submenu's) heeft zijn eigen set voorgedefinieerde gesproken aanwijzingen. Deze worden afgespeeld voor bellers wanneer ze de Automated Attendant openen. Aangepaste gesproken prompts in wav-formaat kunnen ook worden geüpload om de standaard prompts te vervangen: zie: De gesproken prompts van de Automated Attendant aanpassen.

Een welkomstservice kan het ingangspunt zijn voor de Automated Attendant. Het biedt een kalender met openings-/sluitingstijden. Wanneer het openbare nummer dat gekoppeld is aan de Automated Attendant wordt opgeroepen, wordt de welkomstprompt van de welkomstservice eenmaal afgespeeld:

• Als de welkomstdienst in de status Open staat, wordt de oproep naar het hoofdmenu van de Automated Attendant gestuurd.
• Als de welkomstdienst zich in de gesloten status bevindt, wordt de oproep naar de bestemming voor sluitingstijden gestuurd.

Om een welkomstdienst te definiëren als ingangspunt voor Automated Attendant: zie: https: //help.openrainbow.com/hc/articles/21402815841810.

Er is een extra, niet configureerbare ingang voor bellers die weten welk toestelnummer ze willen oproepen: Ze drukken op de ster-toets (*) en voeren het toestelnummer in, gevolgd door een hekje (#). Drie speciale gesproken prompts die deze optie presenteren, worden systematisch afgespeeld voor bellers wanneer ze de automatische Attendant openen. Als u niet wilt dat deze optie wordt voorgesteld, upload dan lege bestanden om deze drie standaard gesproken prompts te vervangen: zie: De gesproken prompts van de Automated Attendant aanpassen.

Schema van Automated Attendant:

Voorwaarden: De volgende parameters moeten worden gedeclareerd in de Cloud PBX:

• Openbare nummers (toegangspad: Communicatie > Openbare nummers)
• Bedrijfsleden (toegangspad: Leden)
• Hunt-groepen (toegangspad: Communicatie > Groepen)
• Kalenders van openingstijden wanneer welkomstdiensten zijn gekoppeld aan Automated Attendant (toegangspad: Communicatie > Welkomstdiensten > Kalender)

---

Toegang tot het managementvenster van de Automated Attendant

1. Vanuit de Rainbow toepassing klikt u op Uw bedrijf beheren in het linker paneel.
2. Klik in het paneel MIJN BEDRIJF op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel opCommunicatie.
4. In het rechterdeel van het venster klikt u op de tab Welkomstservices en vervolgens op de tab Automated attendant.

---

Een Automated Attendant maken

Om een Automated Attendant aan te maken in een Cloud PBX:

1. Klik in het beheervenster van de Automated Attendant op Aanmaken.
2. Controleer/wijzig de volgende parameters:

   Naam	Voer de naam van de Automated Attendant in
   Beschrijving	Voer indien nodig een beschrijving in
   Publiek nummer	Selecteer het openbare nummer dat u aan de Automated Attendant wilt koppelen uit de lijst met beschikbare nummers.
   Menu's met enkele gesproken prompt	Schakel dit selectievakje optioneel in als een enkele aangepaste gesproken prompt de reeks vooraf gedefinieerde gesproken prompts moet vervangen die voor AA-menu's worden afgespeeld.
   Overloop oproepen	Schakel dit selectievakje optioneel in om het Bestemmingstype van oproepoverloop bij bezet en geen antwoord te configureren. Opmerking: Als Lid is geselecteerd, kunnen alleen bedrijfsleden die met een extensienummer zijn geconfigureerd als bestemming van de oproepoverloop worden geselecteerd.

3. Klik op Toepassen.
   De Automated Attendant wordt aangemaakt en weergegeven in de servicelijst (bijvoorbeeld AA2). Het hoofdmenu AA dat met de Automated Attendant is gemaakt, wordt aangegeven in de kolom Bestemmingsinformatie (de standaardnaam is Menu 1).

---

De hoofdingangen van het AA menu configureren

Met deze handeling kunt u de bestemming definiëren voor elk item van het AA-hoofdmenu.

1. Klik in het beheervenster van de Automated Attendant op de gewenste Automated Attendant om de items van het AA-hoofdmenu te bewerken.
2. Wijzig indien nodig de naam en voer een beschrijving in (optioneel).
   
   Opmerking: Het veld Diepte geeft het niveau van het menu in de Automated Attendant aan (1 voor het AA-hoofdmenu).
3. Klik voor elk AA menu op het doelcijfer en configureer de bestemming:
   1. Selecteer het type bestemming: Member, Hunt-groep, Automated Attendant menu, Welcome of Hunt-groep met wachtrij.
   2. Als Lid is geselecteerd, voert u de naam van het bedrijfslid in het bijbehorende veld in.
      Het interne toestelnummer van het geselecteerde bedrijfslid wordt weergegeven.
   3. Als Hunt-groep of Hunt-groep met wachtrij wordt geselecteerd, selecteert u de hunt-groep uit de lijst met beschikbare hunt-groepen.
      Dit geeft het interne toestelnummer van de geselecteerde Hunt-groep weer.
   4. Als het menu Automated Attendant is geselecteerd, selecteert u het doel van het AA-submenu: zie: AA submenu toevoegen als bestemming van een ouder AA menu.
   5. AlsWelcome (Welkomst) is geselecteerd, selecteert u de welkomstdienst uit de lijst met welkomstdiensten.
   6. Klik op Toepassen.
      De bestemming wordt weergegeven in het doelmenu.
4. Zodra de hoofdingangen van het AA-menu geconfigureerd zijn, klikt u op Toepassen.

---

AA-submenu's configureren in de Automated Attendant

Een AA-submenu kan worden geconfigureerd als bestemming van een AA-oudermenu (AA-hoofdmenu of ander AA-submenu nadat het is geconfigureerd).

De configuratie van het AA-submenu verloopt in twee stappen:

1. Het AA-submenu aanmaken in de Automated Attendant
2. Het AA-submenu toevoegen als bestemming van een AA-oudermenu

Het AA-submenu in de Automated Attendant maken

1. Klik in het beheervenster van de Automated Attendant op de gewenste Automated Attendant en selecteer Menu maken.
2. Wijzig, indien nodig, de naam van het AA-submenu in het veld Naam.
3. Voer indien nodig een beschrijving in.
4. Klik op Aanmaken.
5. Klik voor elk AA-submenu op het doelcijfer en configureer de bestemming. Zie stap 3 van de procedure voor meer details: De hoofdingangen van het AA-menu configureren.
6. Zodra de AA-submenuopties zijn geconfigureerd, klikt u op Toepassen.

De lijst met alle AA-submenu's weergeven die geconfigureerd zijn in de Automated Attendant:

1. Klik in het beheervenster van de Automated Attendant op de gewenste Automated Attendant.
2. Klik op de link linksboven in het venster.
   Het veld Depth (Diepte) geeft het niveau van de AA-submenu's in de Automated Attendant aan. In het bovenstaande voorbeeld:
   • Het submenu 1 bevindt zich op niveau 2 van de Automated Attendant. Het is geconfigureerd als een bestemming in Menu 1, dat het hoofdmenu AA is (niveau 1).
   • Het Submenu 2 wordt in de Automated Attendant gedefinieerd als Wees omdat het niet wordt gebruikt als bestemming van Menu 1 of Submenu 1.

---

Het AA-submenu toevoegen als bestemming van een bovenliggend AA-menu

1. Klik in het beheervenster van de Automated Attendant op het doelmenu van de Automated Attendant en selecteer het bovenliggende AA-menu (AA-menu of ander AA-submenu) in het veld Menu .
2. Klik op het doelcijfer en voeg het AA-submenu toe als bestemming:
   1. Stel het Bestemmingstype in op Automated Attendant Menu.
   2. Selecteer in het menu Volgende het AA-submenu uit de beschikbare AA-submenu's.
      De volgende regels worden toegepast bij het selecteren van het AA-submenu:
      • Een al gebruikt AA-submenu kan niet opnieuw worden gebruikt.
      • Als het hoofdmenu AA een submenu op niveau 2 is, kan het volgende AA-menu het hoofdmenu AA of een submenu op niveau 3 zijn.
      • Als het bovenliggende AA-menu een submenu van niveau 3 is, kan het volgende AA-menu alleen het bijbehorende submenu van niveau 2 zijn.
      • De Automated Attendant kan slechts drie opeenvolgende AA-menu's hebben.
   3. Klik op Toepassen.
      Het AA-submenu wordt weergegeven in het doelmenu.
      Opmerking: U kunt op de naam klikken: Hiermee krijgt u toegang tot het configuratievenster van het menu-item.
3. Klik op Toepassen om de wijziging te valideren.

In de lijst met alle AA submenu's die in de Automated Attendant geconfigureerd zijn, is het AA submenu(Submenu 2 in het onderstaande voorbeeld) nu gekoppeld aan het bovenliggende menu: Het verschijnt niet langer als Wees.

---

De gesproken aanwijzingen van de Automated Attendant aanpassen

Een lijst met voorgedefinieerde gesproken prompts is beschikbaar wanneer een Automated Assistant wordt aangemaakt in de Cloud PBX. De voorgedefinieerde gesproken prompts zijn:

• Een menu welkom dat afgespeeld wordt voor bellers wanneer ze de Automated Attendant openen.
• Voor elk item (toets van 0 tot 9) dat geconfigureerd is in het AA menu, worden twee gesproken prompts gecombineerd en afgespeeld aan bellers:
  • toets * drukken speelt het toetsnummer af
    
  • toets * actie speelt de naam af van de bestemming die aan de toets * is gekoppeld, zoals Marketing, Verkoop of Technische Ondersteuning.
  Voorbeeld: De gesproken prompts menu_key_3_press en menu_key_3_action spelen achtereenvolgens "Press 3 for" en "Technical Support" af.
• De stemmeldingen die bij de optie met ster (*) horen:
  • De gecombineerde spraakprompts toets * indrukken en toets * actie spelen "Druk ster voor verbinding met een extensie" af.
    
  • Toestel invoeren speelt instructies af om een toestelnummer in te voeren
    
  • Ongeldige extensie wordt alleen afgespeeld als het ingevoerde toestelnummer ongeldig is
• Een gesproken prompt Afsluiten wordt afgespeeld voor bellers wanneer zij de Automated Attendant verlaten.

Als bij het aanmaken van de Automated Attendant de optie Menu's met één stemprompt is geselecteerd, zijn alleen de stemprompts Menu welkom en Afsluiten beschikbaar. De stemprompt Menu welkom kan worden aangepast om alle bovenstaande stemprompts te vervangen, behalve de stemprompt Afsluiten.

Gebruik van spraakprompts in de Voice Attendant:

Voor elk AA menu dat in de Automated Attendant geconfigureerd is, kunt u:

• Gesproken prompts downloaden om ze lokaal af te spelen
• Gesproken prompts aanpassen met uw eigen berichten
• Terugschakelen naar de standaard voorgedefinieerde berichten

De vooraf gedefinieerde gesproken aanwijzingen van een AA-menu aanpassen: zie: Spraakprompts aanpassen.