Normale hunt-groepen configureren

Overzicht

Met een reguliere hunt-groep kan een specifieke groep bedrijfsleden, zoals een afdeling "Marketing en Verkoop", opgeroepen worden via één telefoonnummer.

Gewone hunt-groepen kunnen gebruikt worden als bestemmingen in welkomstdiensten en Automated Attendant, en deze diensten kunnen gecombineerd worden om een hunt-groep te bereiken.

Aan reguliere hunt-groepen kan een wachtrij worden gekoppeld, zodat bellers in de wacht kunnen worden gezet totdat een bedrijfslid van de groep beschikbaar is om de oproep aan te nemen.

Bedrijfsleden kunnen deel uitmaken van meerdere reguliere hunt-groepen met of zonder wachtrij.

Bij het aanmaken worden reguliere hunt-groepen automatisch toegewezen aan een bubbel, die hun leden toegang geeft tot diensten zoals vergaderen, gedeelde bestanden, oproeplogs, voicemail en statistieken.

Elke reguliere hunt-groep wordt gedefinieerd door een naam en een intern toestelnummer. Optioneel kan er ook een publiek nummer worden toegevoegd.

Soorten hunt-groepen

Er zijn twee soorten hunt-groepen die verschillen voor oproepen bij bezet en bij geen antwoord:

• Hunt-groep zonder wachtrij: Als alle bedrijfsleden bezet of niet beschikbaar zijn, stromen inkomende oproepen over naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd: een bedrijfslid, een andere hunt-groep, een intern of openbaar nummer, een spraakoproep (standaard of aangepast), een Voice Attendant of een voicemail.
  Oproepenoverloop kan niet worden uitgeschakeld voor hunt-groepen: alleen de bestemming, standaard gedefinieerd met de standaard gesproken prompt, kan worden gewijzigd bij het aanmaken of wijzigen van een hunt-groep.
• Hunt-groep met wachtrij: Wanneer alle bedrijfsleden bezet of niet beschikbaar zijn, worden inkomende oproepen in een wachtrij geplaatst. Tijdens het wachten wordt een gesproken prompt afgespeeld. Wanneer de time-out verstrijkt, worden de oproepen in de wachtrij doorgeschakeld naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd.
  Oproepen in de wachtrij kunnen worden in- of uitgeschakeld bij het aanmaken of wijzigen van een hunt-groep met wachtrij. Indien uitgeschakeld, wordt een standaard wachtmuziek afgespeeld op oproepen die in de wacht staan.

Verdeling van oproepen over reguliere hunt-groepen

Oproepen van reguliere hunt-groepen worden onder de bedrijfsleden verdeeld volgens het type zoekopdracht dat voor de hunt-groep is geselecteerd:

• Parallel zoeken: alle vrije leden in de hunt-groep worden tegelijkertijd opgeroepen.
• Serieel zoeken: het zoeken start met het eerste lid in de hunt-groep, en gaat verder met andere leden in de volgorde waarin ze in de hunt-groep staan.
• Cirkelvormig zoeken: het zoeken begint bij het lid dat onmiddellijk volgt op het lid dat net de laatste oproep van de jachtgroep heeft aangenomen, en gaat verder met andere leden in de volgorde waarin ze in de jachtgroep zijn opgenomen.

Configuratieoverzicht

Configuratie van gewone hunt groepen wordt uitgevoerd vanuit het beheersvenster van de hunt groep.

Vanuit het beheerscherm van de hunt-groep kunt u:

• Een reguliere hunt groep aanmaken met of zonder wachtrij
• De instellingen van de reguliere hunt-groep beheren, met de volgende handelingen:
  • De rol van het lid in de hunt-groep definiëren:
    • Agent: lid beantwoordt telefoongesprekken
    • Beheerder: lid beheert de instellingen van de hunt-groep (bestemming van oproepoverloop en publiek nummer van de hunt-groep), maar beantwoordt geen oproepen
    • Beheerder & Agent: lid beheert instellingen hunt-groep en beantwoordt telefoongesprekken

  • Beheer de bestemming van de oproepoverloop bij bezet en bij geen gehoor. De bestemming kan een bedrijfslid zijn, een andere hunt-groep, een intern of publiek nummer, een gesproken prompt, een automatische Attendant, een voicemail of een welkomstdienst.

    Opmerking: De standaard gesproken prompts en wachtmuziek die gebruikt worden voor oproepoverloop kunnen aangepast worden: zie artikel: Stemprompts aanpassen.
  • Het laatste lid toestaan/verbieden zich terug te trekken uit de hunt-groep. Indien verboden, wordt het laatste lid gewaarschuwd dat hij/zij zich niet uit de hunt-groep kan terugtrekken.
  • Machtig/verbied leden met beheerdersrol om het publieke nummer van de hunt-groep te beheren.
  • Oproepopname voor de hunt-groep configureren (niet beschikbaar voor hunt-groepen met wachtrij)

  • Stemmeldingen aanpassen wanneer de bestemming van een oproep overflow bij bezet en of geen antwoord een voicemail is

    Waarschuwing: De standaard gesproken aanwijzingen kunnen niet gedownload worden om te archiveren. Na het aanpassen is het niet meer mogelijk om terug te schakelen naar de standaard gesproken aanwijzingen.
  • Analyseer de activiteit van de hunt-groep (aantal inkomende, beantwoorde en gemiste oproepen) van de laatste 28 dagen en download een activiteitenrapport van de hunt-groep in csv bestand.
  • Blokkeer sommige inkomende oproepen naar de hunt-groep door een zwarte lijst te beheren (geblokkeerde telefoonnummers)
    Geblokkeerde inkomende oproepen stromen naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd.

Toegang tot het managementvenster van de hunt-groep

1. Vanuit de Rainbow toepassing klikt u op Uw bedrijf beheren in het linkerpaneel.
2. Klik in het paneel MIJN BEDRIJF op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel op Communicatie.
4. Klik in het rechterdeel van het venster op de tab Groepen.

Een gewone hunt-groep zonder wachtrij maken

1. Klik in het beheervenster van de Hunt-groep op Maken.
2. Voer in het veld Naam de naam van de reguliere hunt-groep in.
3. Selecteer Hunt-groep in het veld Type.
4. Selecteer Regelmatig in het veld Subtype.
5. Selecteer in het veld Distributie het type zoekopdracht dat u wilt toepassen op de reguliere hunt-groep voor de distributie van oproepen(Parallel, Serieel of Circulair).
6. Als het geselecteerde zoektype Serieel of Circulair is, kunt u de timer voor overloop naar een ander lid van de groep configureren (standaard 10 seconden).
7. Selecteer in het veld Intern nummer het interne toestelnummer van de reguliere hunt-groep uit de lijst met beschikbare nummers.
8. Selecteer in het veld Openbaar nummer het openbare nummer van de reguliere hunt-groep uit de lijst met beschikbare openbare nummers.
9. Schakel optioneel het selectievakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) in om te verbieden dat het laatste lid zich terugtrekt uit de reguliere hunt-groep.
10. Schakel het selectievakje De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen uit (standaard ingeschakeld).
11. Beheer, optioneel, in de sectie Oproepoverloop de bestemming van oproepoverloop bij bezet en bij geen antwoord. Zie voor meer informatie: Een hunt-groep beheren.
12. Klik op Volgende.
13. Om leden toe te voegen, voert u de eerste letters van hun naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende vermeldingen zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.
    
14. Selecteer in de kolom Rollen de rol van de leden in de hunt-groep: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
15. Klik op Toepassen.
    De hunt-groep wordt aangemaakt en weergegeven in de groepslijst.

Een gewone Hunt-groep met wachtrij aanmaken

1. Klik in het beheervenster van de hunt-groep op Maken.
2. Voer in het veld Naam de naam van de hunt-groep in.
3. Selecteer in het veld Type de optie Hunt-groep met wachtrij.
   Het veld Subtype wordt automatisch ingesteld op Normaal.
4. Selecteer in het veld Distributie het type zoekopdracht dat u wilt toepassen op de Hunt-groep voor de distributie van oproepen(Parallel, Serieel of Circulair).
5. Als het geselecteerde zoektype Serieel of Circulair is, kunt u de timer voor overloop naar een ander lid van de groep configureren (standaard 10 seconden).
6. Selecteer in het veld Intern nummer het interne toestelnummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare nummers.
7. Selecteer in het veld Openbaar nummer het openbare nummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare openbare nummers.
8. Schakel optioneel het selectievakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) in om het laatste lid te verbieden zich uit de hunt-groep terug te trekken.
9. Schakel het selectievakje De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen uit (standaard ingeschakeld).
10. Deselecteer optioneel het keuzevakje Oproepoverloop of behoud het (standaard ingeschakeld) en beheer de bestemming van oproepoverloop bij bezet en bij geen antwoord. Zie voor meer informatie: Een hunt-groep beheren.
11. Deselecteer optioneel, wanneer Oproepoverloop geselecteerd is, het selectievakje Onmiddellijke oproepoverloop wanneer de groep leeg is (geen wachtrij) (standaard ingeschakeld).
12. Klik op Volgende.
13. Om leden toe te voegen, voert u de eerste letters van hun naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende vermeldingen zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.
    
14. Selecteer in de kolom Rollen de rol van de leden in de hunt-groep: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
15. Klik op Toepassen.
    De Hunt-groep met wachtrij wordt aangemaakt en in de groepslijst weergegeven.

Na het aanmaken van de hunt-groep beheert u de bestemming van de overloop van oproepen wanneer er geen lid beschikbaar is om de oproepen in de wachtrij te behandelen: zie: Een hunt-groep beheren.

Een gewone hunt-groep beheren

Deze procedure wordt toegepast op gewone hunt-groepen met of zonder wachtrij:

1. Zoek in het beheerscherm van de hunt-groep de gewenste hunt-groep met behulp van een van de volgende:
   • Uit de lijst van jachtgroepen: klik op het tabblad Groepen en selecteer de gewenste hunt-groep.
   • In de lijst van leden van jachtgroepen: klik op het tabblad Leden, klik op de pijl naar rechts voor het lid van de gewenste jachtgroep en selecteer de gewenste jachtgroep.
2. Selecteer de tab Leden.
3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de rol van het lid te wijzigen: klik in de kolom Rollen op de pijl omlaag voor het doellid en selecteer de rol: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
   • Om een lid te verwijderen: klik op voor het gewenste lid.
   • Om een lid toe te voegen: voer de eerste letters van de naam of het e-mailadres van het lid in en selecteer het lid van uw keuze in de lijst met overeenkomende vermeldingen.
4. Selecteer het tabblad Informatie.
5. Selecteer/de-selecteer Het laatste lid vergrendelen (geen lege groep).
6. Selecteer/de-selecteer de optie De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen.
7. Selecteer in het veld Oproepopname (niet beschikbaar voor hunt-groepen met wachtrij) de oproepen die opgenomen zullen worden: Alle oproepen, Alleen externe oproepen, of Alleen interne oproepen, of selecteer Geen om oproepopname voor de hunt-groep uit te schakelen.

8. Configureer in het veld Oproepoverloop het Bestemmingstype voor oproepoverloop bij bezet en geen antwoord:

   • Als Lid geselecteerd is, voert u de eerste letters van de naam of het e-mailadres van het doellid in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende vermeldingen zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.

     Opmerking: Alleen bedrijfsleden die met een toestelnummer geconfigureerd zijn, kunnen als bestemming van de oproepoverloop geselecteerd worden.
   • Als Gesproken prompt geselecteerd is, selecteert u ofwel de standaard geconfigureerde gesproken prompt, of een aangepaste gesproken prompt indien beschikbaar: zie artikel: Stemmeldingen aanpassen.
   • Als Voicemail is geselecteerd, pas dan de gesproken prompt aan die moet worden afgespeeld wanneer u voicemail opent: zie: Stemprompts voor oproepoverloop op voicemail aanpassen.

   Voor Hunt-groepen met wachtrij kunt u dit veld deselecteren. In dit geval is de bestemming de wachtmuziek die standaard geconfigureerd is, of een aangepaste wachtmuziek indien beschikbaar: zie artikel: Stemmeldingen aanpassen.

9. In het veld Overloop timeout (s) voert u de tijd in dat de oproep moet overgaan voordat deze zijn bestemming bereikt (standaard 60 seconden).
10. Optioneel, om sommige inkomende oproepen naar de hunt-groep te blokkeren, selecteert u de tab Zwarte lijst, voert u de te blokkeren telefoonnummers in het gewenste formaat in en klikt u op + Toevoegen.
11. Klik op Toepassen.

Stemmeldingen voor oproepen op voice mail aanpassen

1. Klik in het beheerscherm van de hunt-groep op de gewenste hunt-groep en selecteer de tab Voicemail prompts.
2. Klik in het configuratiescherm voor gesproken prompts op Bladeren en selecteer het wav-bestand dat u wilt uploaden.
3. Selecteer in het veld Spraakprompt het type spraakprompt.
4. Klik op Uploaden.
   De aangepaste gesproken prompt wordt weergegeven in de lijst met Aangepast type en actieve status ().

Een gewone hunt-groep verwijderen

Deze procedure wordt toegepast op gewone hunt-groepen met of zonder wachtrij:

1. Beweeg uw muis in het beheerscherm van de hunt-groep over de gewenste reguliere hunt-groep, klik op en selecteer Groep verwijderen.
2. Klik op Verwijderen.
   De reguliere hunt-groep wordt uit de groepslijst verwijderd.