Hunt-groepen configureren

Agent tools Edit article Translate article Show labels

Overzicht Hunt-groepen

Een hunt-groep maakt het mogelijk om een groep bedrijfsleden of attendants op te roepen met behulp van één telefoonnummer.

Hunt-groepen kunnen gebruikt worden als bestemmingen in welkomstdiensten en Automated Attendant, en deze diensten kunnen gecombineerd worden om een hunt-groep te bereiken.

Hunt-groepen worden bij het aanmaken automatisch gekoppeld aan een bubbel, zodat hun leden toegang hebben tot diensten zoals vergaderen, gedeelde bestanden, oproeplogboek, voicemail en statistieken.

Elke hunt-groep wordt gedefinieerd door een naam, een intern toestelnummer en optioneel een publiek nummer.

Bedrijfsleden kunnen niet gemengd worden met attendants in een hunt-groep. Een hunt-groep kan alleen een type gebruiker bevatten: bedrijfsleden of attendants.

Soorten hunt-groepen

Er zijn twee soorten hunt-groepen die verschillen voor oproepen bij bezet en bij geen antwoord:

• Hunt-groep: Bij bezet en bij geen antwoord stromen inkomende oproepen over naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd: een bedrijfslid, een andere hunt-groep, een intern of openbaar nummer, een gesproken prompt (standaard of aangepast), een Voice Attendant of een voicemail.
  Oproepen kunnen niet worden uitgeschakeld voor hunt-groepen: alleen de bestemming, standaard gedefinieerd met de standaard gesproken prompt, kan worden gewijzigd bij het aanmaken of wijzigen van een hunt-groep.
• Hunt-groep met wachtrij: Bij bezet en geen antwoord worden inkomende oproepen in een wachtrij geplaatst. Tijdens het wachten wordt een gesproken prompt afgespeeld. Wanneer de time-out verstrijkt, worden de oproepen in de wachtrij doorgeschakeld naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd.
  Oproepen in de wachtrij kunnen worden in- of uitgeschakeld bij het aanmaken of wijzigen van een hunt-groep met wachtrij. Indien uitgeschakeld, wordt standaard wachtmuziek afgespeeld bij bezet en bij geen antwoord.

Verdeling van oproepen over Hunt-groepen

Oproepen van Hunt-groepen worden verdeeld over de bedrijfsleden van de hunt-groep volgens het type zoekopdracht dat voor de hunt-groep is geselecteerd:

• Parallel zoeken: alle vrije leden in de hunt-groep worden tegelijkertijd opgeroepen.
• Serieel zoeken: het zoeken begint met het eerste lid in de hunt groep, en gaat verder met andere leden in de volgorde waarin ze in de hunt groep staan.
• Cirkelvormig zoeken: het zoeken begint bij het lid dat onmiddellijk volgt op het lid dat net de laatste oproep van de hunt-groep heeft aangenomen, en gaat verder met andere leden in de volgorde waarin ze in de hunt-groep staan.

Oproepverdeling op Attendant Hunt-groep is gebaseerd op parallel zoeken: alle vrije deelnemers in de Hunt-groep worden tegelijkertijd opgeroepen.

Overzicht Hunt-groep configuratie

Hunt-groep configuratie voor bedrijfsleden en attendants lijkt erg op elkaar. In de volgende secties zijn alle verwijzingen naar bedrijfsleden van toepassing op attendants, tenzij anders aangegeven.

De configuratie van hunt-groepen wordt uitgevoerd vanuit het beheerscherm van de hunt-groep.

Vanuit het beheerscherm van de hunt-groep kunt u:

• Hunt-groepen zonder wachtrij maken: zie: Een hunt-groep aanmaken (zonder wachtrij)
• Hunt-groepen met wachtrij maken: zie: Een hunt-groep met wachtrij aanmaken
• Hunt-groep instellingen beheren (zie: Een hunt-groep beheren), met de volgende bewerkingen:
  • Definieer de lidrol in hunt-groep:
    • Agent: lid beantwoordt telefoongesprekken
    • Beheerder: lid beheert de instellingen van de hunt-groep (bestemming van de oproepoverloop en publiek nummer van de hunt-groep), maar beantwoordt de oproepen niet
    • Beheerder & Agent: lid beheert instellingen hunt-groep en beantwoordt telefoongesprekken
  • Beheer de bestemming van de oproepoverloop bij bezet en bij geen gehoor. De bestemming kan een bedrijfslid zijn, een andere hunt-groep, een intern of publiek nummer, een gesproken aanwijzing, een Voice Attendant, een voicemail of een welkomstdienst.
    Opmerking: De standaard gesproken prompts en wachtmuziek die gebruikt worden voor oproepoverloop kunnen aangepast worden: zie artikel: Spraakprompts aanpassen.
  • Het laatste lid toestaan/verbieden zich terug te trekken uit de hunt-groep. Indien verboden, wordt het laatste lid gewaarschuwd dat hij/zij zich niet uit de hunt-groep kan terugtrekken.
  • Machtig/verbied leden met beheerdersrol om het publieke nummer van de hunt-groep te beheren.
  • Oproepen voor de hunt-groep configureren (niet beschikbaar voor hunt-groepen met wachtrij)
  • Stemmeldingen aanpassen wanneer de bestemming van een oproep bij in gesprek en geen antwoord een voicemail is
    
    Waarschuwing: De standaard gesproken aanwijzingen kunnen niet gedownload worden om te archiveren. Na het aanpassen is het niet meer mogelijk om terug te schakelen naar de standaard gesproken aanwijzingen.
  • Analyseer de activiteit van de hunt-groep (aantal inkomende, beantwoorde en gemiste oproepen) van de laatste 28 dagen en download een activiteitenrapport van de hunt-groep in csv bestand.
  • Blokkeer sommige inkomende oproepen naar de hunt-groep door een zwarte lijst te beheren (geblokkeerde telefoonnummers)
    Geblokkeerde inkomende oproepen stromen naar de bestemming die voor de hunt-groep is geconfigureerd.

Het beheervenster van de hunt-groep openen

1. Vanuit de Rainbow toepassing klikt u op Uw bedrijf beheren in het linkerpaneel.
2. Klik in het paneel MIJN BEDRIJF op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel opCommunicatie.
4. Klik in het rechterdeel van het venster op de tab Groepen.

Een Hunt-groep aanmaken (zonder wachtrij)

1. Klik in het beheerscherm van de Hunt-groep op Maken.
2. Voer in het veld Naam de naam van de hunt-groep in.
3. Selecteer Hunt-groep in het veld Type.
4. Selecteer in het veld Subtype:
   • Gewoon: om een Hunt-groep van bedrijfsleden te maken.
   • Attendant: om een Hunt-groep van attendants te maken
5. Als Regelmatig is geselecteerd, selecteert u in het veld Distributie het type zoekopdracht dat u op de Hunt-groep wilt toepassen voor de distributie van oproepen(Parallel, Serieel of Circulair).
6. Als het geselecteerde zoektype Serieel of Circulair is, kunt u de timer voor overloop naar een ander lid van de groep configureren (standaard 10 seconden).
7. Selecteer in het veld Intern nummer het interne toestelnummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare nummers.
8. Selecteer in het veld Openbaar nummer het openbare nummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare openbare nummers.
9. Schakel optioneel het selectievakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) in om het laatste lid te verbieden zich uit de hunt-groep terug te trekken.
10. Deselecteer optioneel het selectievakje De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen (standaard ingeschakeld).
11. Beheer, optioneel, in de sectie Oproepoverloop de bestemming van oproepoverloop bij bezet en bij geen antwoord. Zie voor meer informatie: Een hunt-groep beheren.
12. Klik op Volgende.
13. Om leden toe te voegen, voert u de eerste letters van hun naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende vermeldingen zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.
    
14. Selecteer in de kolom Rollen de rol van de leden in de hunt-groep: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
15. Klik op Toepassen.
    De hunt-groep wordt aangemaakt en weergegeven in de groepslijst.

Een Hunt-groep met wachtrij maken

1. Klik in het beheervenster van de hunt-groep op Maken.
2. Voer in het veld Naam de naam van de hunt-groep in.
3. Selecteer in het veld Type de optie Hunt-groep met wachtrij.
   Het veld Subtype wordt automatisch ingesteld op Normaal.
4. Selecteer in het veld Distributie het type zoekopdracht dat u wilt toepassen op de Hunt-groep voor de distributie van oproepen(Parallel, Serieel of Circulair).
5. Als het geselecteerde zoektype Serieel of Circulair is, kunt u de timer voor overloop naar een ander lid van de groep configureren (standaard 10 seconden).
6. Selecteer in het veld Intern nummer het interne toestelnummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare nummers.
7. Selecteer in het veld Openbaar nummer het openbare nummer van de hunt-groep uit de lijst met beschikbare openbare nummers.
8. Schakel optioneel het selectievakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) in om het laatste lid te verbieden zich uit de hunt-groep terug te trekken.
9. Schakel het selectievakje De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen uit (standaard ingeschakeld).
10. Deselecteer optioneel het keuzevakje Oproepoverloop of behoud het (standaard ingeschakeld) en beheer de bestemming van oproepoverloop bij bezet en bij geen antwoord. Zie voor meer informatie: Een hunt-groep beheren.
11. Deselecteer optioneel, wanneer Oproepoverloop geselecteerd is, het selectievakje Onmiddellijke oproepoverloop wanneer de groep leeg is (geen wachtrij) (standaard ingeschakeld).
12. Klik op Volgende.
13. Om leden toe te voegen, voert u de eerste letters van hun naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende vermeldingen zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.
    
14. Selecteer in de kolom Rollen de rol van de leden in de hunt-groep: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
15. Klik op Toepassen.
    De Hunt-groep met wachtrij wordt aangemaakt en in de groepslijst weergegeven.

Na het aanmaken van de hunt-groep, beheert u de bestemming van de overloop van oproepen wanneer er geen lid beschikbaar is om de oproepen in de wachtrij te behandelen: zie: Een hunt-groep beheren.

Een hunt-groep beheren

Deze procedure wordt toegepast op hunt-groepen met of zonder wachtrij:

1. Zoek in het beheerscherm van de hunt-groep de gewenste hunt-groep met behulp van een van de volgende:
   • Uit de lijst van jachtgroepen: klik op het tabblad Groepen en selecteer de gewenste hunt-groep.
   • In de lijst van leden van jachtgroepen: klik op het tabblad Leden, klik op de pijl naar rechts voor het lid van de gewenste jachtgroep en selecteer de gewenste hunt-groep.
2. Selecteer de tab Leden.
3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de rol van het lid te wijzigen: klik in de kolom Rollen op de pijl omlaag voor het doellid en selecteer de rol: Agent, Beheerder of Beheerder & Agent.
   • Om een lid te verwijderen: klik op voor het gewenste lid.
   • Om een lid toe te voegen: voer de eerste letters van de naam of het e-mailadres van het lid in en selecteer het lid van uw keuze in de lijst met overeenkomende vermeldingen.
4. Selecteer het tabblad Informatie.
5. Selecteer/de-selecteer het laatste lid vergrendelen (geen lege groep).
6. Selecteer/de-selecteer de optie De groepsbeheerder toestaan om de DDI te wijzigen.
7. Selecteer in het veld Oproepopname (niet beschikbaar voor hunt-groepen met wachtrij) de oproepen die opgenomen zullen worden: Alle oproepen, Alleen externe oproepen, of Alleen interne oproepen, of selecteer Geen om oproepopname voor de hunt-groep uit te schakelen.
8. Configureer in het veld Oproepoverloop het Bestemmingstype voor oproepoverloop bij bezet en geen antwoord:
   • Als Lid geselecteerd is, voert u de eerste letters van de naam of het e-mailadres van het doellid in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende vermeldingen zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.
     Opmerking: Alleen bedrijfsleden die met een toestelnummer geconfigureerd zijn, kunnen als bestemming van de oproepoverloop geselecteerd worden.
   • Als Gesproken prompt geselecteerd is, selecteert u ofwel de standaard geconfigureerde gesproken prompt, of een aangepaste gesproken prompt indien beschikbaar: zie artikel: Stemmeldingen aanpassen.
   • Als Voicemail is geselecteerd, pas dan de gesproken prompt aan die moet worden afgespeeld wanneer u voicemail opent: zie: Stemprompts voor oproepoverloop op voicemail aanpassen.

   Voor Hunt-groepen met wachtrij kunt u dit veld deselecteren. In dit geval is de bestemming de wachtmuziek die standaard geconfigureerd is, of een aangepaste wachtmuziek indien beschikbaar: zie artikel: Stemmeldingen aanpassen.

9. Voer in het veld Overloop timeout (s) de tijd in dat de oproep moet overgaan voordat deze zijn bestemming bereikt (standaard 60 seconden).
10. Optioneel, om sommige inkomende oproepen naar de hunt-groep te blokkeren, selecteert u de tab Zwarte lijst, voert u de te blokkeren telefoonnummers in het gewenste formaat in en klikt u op + Toevoegen.
11. Klik op Toepassen.

Stemmeldingen voor oproepen op voice mail aanpassen

1. Klik in het beheerscherm van de hunt-groep op de gewenste hunt-groep en selecteer de tab Voicemail prompts.
2. Klik in het configuratiescherm voor gesproken prompts op Bladeren en selecteer het wav-bestand dat u wilt uploaden.
3. Selecteer in het veld Spraakprompt het type spraakprompt.
4. Klik op Uploaden.
   De aangepaste gesproken prompt wordt weergegeven in de lijst met Aangepast type en actieve status ().

Een hunt-groep verwijderen

Deze procedure wordt toegepast op hunt-groepen met of zonder wachtrij:

1. Beweeg uw muis in het beheerscherm van de hunt-groep over de gewenste hunt-groep, klik op en selecteer Groep verwijderen.
2. Klik op Verwijderen.
   De hunt-groep wordt uit de groepslijst verwijderd.