Beheerders-/assistentengroepen configureren

Agent tools Edit article Translate article Show labels

De manager/assistent-groep bestaat uit een manager en één of meerdere assistenten.

Elke manager/assistent-groep heeft zijn eigen interne nummer, externe nummer (DDI) en voicemail waar:

• Het interne en externe nummer worden gebruikt om de manager op te roepen.
• De voicemail, die gedeeld wordt door de manager en assistenten, gebruikt wordt als bestemming voor oproepen bij in gesprek en geen antwoord.

De manager kan:

• Delegatie activeren: de manager ontvangt geen oproepen meer: ze worden afgehandeld door beschikbare assistenten in de groep.
  
  Opmerking: Delegatie kan zelfs geactiveerd worden als er geen beschikbare assistent in de groep is.
• De status van alle assistenten controleren
• In geval van een oproepoverloop op de voicemail, kunt u de voicemails beluisteren die door oproepen zijn verlaten
• Delegatie deactiveren: de manager ontvangt en beantwoordt oproepen

Elke assistent kan:

• Delegatie activeren: de assistent behandelt inkomende oproepen namens de manager, met de mogelijkheid om oproepen door te schakelen, indien nodig
• De status van de manager controleren
• De delegatie van de manager activeren of deactiveren
• Indien geconfigureerd, de oproepdoorschakeling van de manager annuleren
• In geval van een oproepoverloop op de voicemail, de door de oproepen verlaten voicemails beluisteren
• Delegatie deactiveren: de assistent ontvangt geen inkomende oproepen meer voor de manager.

De distributie van oproepen in de groep manager/assistent is gebaseerd op serieel zoeken: het zoeken begint bij de manager en gaat verder met assistenten in de volgorde waarin ze in de groep vermeld staan.

Standaard levert het zoeken van de manager in het telefoonboek (op naam of voornaam) twee resultaten op: het profiel van de manager in het bedrijf en de manager-/assistentengroep. Om alleen de manager/assistent groep als resultaat te behouden, moet de zichtbaarheid van het managerprofiel in het bedrijf ingesteld worden op Geen ( tabbladInformatie in de instellingen van het managerprofiel).

De volgende regels worden toegepast bij het configureren van manager-/assistentgroepen:

• Een lid kan niet zowel manager in een groep als assistent in een andere groep zijn
• Een lid kan niet in meerdere manager-/assistentgroepen manager zijn
• Een lid kan assistent zijn in meerdere manager-/assistentgroepen

De configuratie van manager-/assistentgroepen wordt uitgevoerd vanuit het groepsbeheervenster.

Vanuit het groepsbeheervenster kunt u:

• Manager en assistenten het recht geven om groepsinstellingen te beheren (d.w.z. beheerdersrol)
• De bestemming beheren van oproepen die in gesprek zijn of niet beantwoord worden. De bestemming kan een bedrijfslid, een hunt-groep, een intern of openbaar nummer, een gesproken aanwijzing, een automated attendant of een voicemail zijn.
• De laatste aanwezige assistent in de manager/assistent-groep machtigen/verboden om geen inkomende oproepen van de manager meer te behandelen (d.w.z. door het vakje IK BEN BESCHIKBAAR uit te vinken).
  
  Opmerking: Als dit verboden wordt, en de laatste aanwezige assistent in de manager-/assistentengroep het vakje IK BEN BESCHIKBAAR verwijdert, gaat het vakje op het scherm naar de inactieve modus (d.w.z. grijze kleur met kruissymbool) en keert het automatisch terug naar de actieve modus (d.w.z. blauwe kleur met vinksymbool).
• Oproepen opnemen voor de manager/assistent-groep configureren
• Stemmeldingen aanpassen wanneer de bestemming van een oproep bij bezet of geen antwoord een voicemail is.
  
  Waarschuwing: De standaard gesproken aanwijzingen kunnen niet worden gedownload om te worden gearchiveerd. Na het aanpassen is het niet meer mogelijk om terug te schakelen naar de standaard gesproken aanwijzingen.
• Analyseer de activiteit van de manager/assistent-groep en zijn leden (aantal inkomende oproepen, aantal beantwoorde oproepen, duur van oproepen) voor verschillende perioden (gisteren, afgelopen 7 dagen, afgelopen 28 dagen) met de mogelijkheid om activiteitenrapporten in csv-bestanden te downloaden. Standaard is het activiteitenrapport van de groep ingeschakeld en het activiteitenrapport van de leden uitgeschakeld.
• Beperk inkomende openbare oproepen voor de manager/assistent-groep door een lijst met geblokkeerde openbare nummers te beheren

Elk lid van het bedrijf met een intern toestelnummer en een telefoontoestel kan worden geconfigureerd als manager of assistent.

Toegang tot het groepsmanagementvenster

1. Vanuit de Rainbow toepassing klikt u op Uw bedrijf beheren in het linkerpaneel.
2. Klik in het paneel MIJN BEDRIJF op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel op Communicatie.
4. Klik in het rechterdeel van het venster op de tab Groepen.

Een manager/assistent-groep maken

1. Klik in het groepsbeheervenster op Maken.
2. Controleer/wijzig de volgende parameters:

   Naam	Voer de voornaam en naam van de manager in
   Type	Selecteer Hunt-groep
   Subtype	Selecteer Manager / Assistent
   Distributie	Configureer de timer voor overloop naar een andere assistent van de groep (standaard 10 seconden)
   Intern nummer	Selecteer het interne toestelnummer van de manager uit de lijst met beschikbare nummers
   Openbaar nummer	Selecteer het openbare nummer van de manager uit de lijst met beschikbare openbare nummers

3. Selecteer optioneel het vakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) om de laatste assistent in de groep manager/assistent te verbieden inkomende oproepen van de manager af te handelen.
4. Klik op Volgende.
   Het configuratievenster voor de leden wordt geopend.
5. Om de manager toe te voegen, voert u de eerste letters van zijn/haar naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gegevens waarmee u het gewenste lid kunt selecteren.
6. Om assistenten toe te voegen, voert u de eerste letters van hun naam of e-mailadres in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende items waarmee u het lid van uw keuze kunt selecteren.
7. Klik op Toepassen.
   De manager/assistent-groep wordt aangemaakt en weergegeven in de groepslijst.

Een manager/assistent-groep beheren

1. Klik in het groepsbeheervenster op de gewenste manager-/assistentengroep en selecteer het tabblad Leden.
2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om een manager of assistent het recht te geven om groepsinstellingen te beheren: klik in de kolom Rollen op de pijl omlaag voor het doellid en selecteer Manager & Beheerder of Assistent & Beheerder.
   • Om een assistent te verwijderen (de manager kan niet worden verwijderd): klik op voor de betreffende assistent.
   • Om een assistent toe te voegen: voer de eerste letters van de naam of het e-mailadres van het lid in en selecteer het gewenste lid in de lijst met overeenkomende vermeldingen.
3. Selecteer het tabblad Informatie.
4. Selecteer optioneel het vakje Laatste lid vergrendelen (geen lege groep) om te verbieden dat de laatste aanwezige assistent in de groep manager/assistent geen inkomende oproepen van de manager meer mag afhandelen.
5. Selecteer in het veld Oproepopname activeren de oproepen die opgenomen zullen worden: Alle oproepen, Alleen externe oproepen, of Alleen interne oproepen, of selecteer Geen om oproepopname voor de manager/assistent-groep uit te schakelen.
6. Configureer het Bestemmingstype voor oproepoverloop bij bezet en geen antwoord.
7. Als Lid is geselecteerd, voer dan de eerste letters van de naam of het e-mailadres van het beoogde lid van het bedrijf in. Er verschijnt een lijst met overeenkomende items zodat u het lid van uw keuze kunt selecteren.
   
   Opmerking: Alleen bedrijfsleden die met een toestelnummer geconfigureerd zijn, kunnen als bestemming van de oproepoverloop geselecteerd worden.
8. Als Gesproken prompt geselecteerd is, selecteert u ofwel de standaard geconfigureerde gesproken prompt, of een aangepaste gesproken prompt indien beschikbaar: zie artikel: Stemprompts aanpassen.
9. Klik op Toepassen.

Stemmeldingen voor oproepoverloop op voicemail aanpassen

1. Klik in het groepsbeheervenster op de doelmanager/assistent-groep en selecteer het tabblad Voicemail prompts.
2. Klik in het configuratiescherm voor gesproken prompts op Bladeren en selecteer het wav-bestand dat u wilt uploaden.
3. Selecteer in het veld Spraakprompt het type spraakprompt.
4. Klik op Uploaden.
   De aangepaste gesproken prompt wordt weergegeven in de lijst met Aangepast type en actieve status ().

Inkomende openbare oproepen voor een manager/assistent-groep beperken

1. Klik in het groepsbeheervenster op de gewenste manager-/assistentengroep en selecteer het tabblad Zwarte lijst.
2. Voer het te blokkeren openbare nummer in met de landcode (bijv. voor Frankrijk, 0033 of +33 gevolgd door het nummer, zonder de voorloopnul) en klik op Toevoegen.
   Het openbare nummer wordt toegevoegd aan de lijst.
   In de lijst kunt u een openbaar nummer bewerken of verwijderen.

Een manager/assistent-groep verwijderen

1. Klik in het groepsbeheervenster op voor de gewenste manager-/assistentengroep en selecteer Groep verwijderen.
2. Klik op Verwijderen.
   De manager/assistent-groep wordt verwijderd uit de groepslijst.