Welkomstservices configureren

Configuratie van welkomstservices wordt uitgevoerd vanuit het welkomstbeheervenster.

Eén of meerdere welkomstdiensten kunnen worden geconfigureerd voor een bedrijf. Elke welkomstdienst is gekoppeld aan een publiek nummer en heeft zijn eigen kalender met openingstijden, met de mogelijkheid om:

• Openingstijden configureren voor elke dag van de week en voor specifieke kalenderdagen: zie: Een kalender met openingstijden configureren.

  Opmerking:

  • De openingstijden van specifieke data overschrijven de openingstijden die voor weekdagen zijn gedefinieerd.
  • De tijdzone die voor het bedrijf is gedefinieerd op het tabblad Informatie wordt toegepast op de welkomstdiensten en de openingstijdenkalender. De geselecteerde tijdzone wordt weergegeven op het tabblad Openingstijden.
• Maak een welkomststemmelding in wav-formaat voor openingstijden: zie: Stemmeldingen aanpassen
  Standaard is er geen vooraf gedefinieerde welkomstprompt voor welkomstdiensten.
• Vervang de vooraf gedefinieerde gesproken prompt voor sluitingstijden door een aangepaste gesproken prompt in wav-formaat: zie: Stemmeldingen aanpassen.
• Koppel een bestemming voor de openingstijden, hetzij een bedrijfslid, Hunt-groep (met of zonder wachtrij) of Automated Attendant: zie: Een welkomstdienst aanmaken.
  Welkomstdiensten kunnen ingangspunten zijn voor Automated Attendant. Ze zijn identiek aan de welkomstservices die voor een bedrijf zijn geconfigureerd, behalve voor openingstijden, waar de bestemming altijd de Automated Attendant zal zijn.

• Koppel een bestemming voor de sluitingstijden aan de hand van een van de volgende opties:

  • De standaardkalender waarbij alle sluitingstijden dezelfde bestemming hebben. De bestemming kan de voice prompt voor sluitingstijden zijn, een bedrijfslid, hunt-groep (met of zonder wachtrij), extern nummer of automated attendant: zie: Een welkomstdienst aanmaken.
  • Een specifieke kalender waar de perioden van sluitingstijden (tijdvensters en/of specifieke dagen) hun eigen bestemming hebben. Bestemmingen kunnen alleen aangepaste gesproken aanwijzingen zijn: zie: Een specifieke kalender voor sluitingsuren configureren.
  Opmerking: Wanneer de specifieke kalender geconfigureerd is, heeft deze voorrang op de standaardkalender.

• Als de welkomstdienst zich in de status Open bevindt, sluit u de welkomstdienst handmatig: zie: Een welkomstservice handmatig sluiten.
• Analyseer de activiteit van de welkomstdienst (bijv. het aantal ontvangen en gerouteerde oproepen, ...) via het menu Analyse.

Voorgedefinieerde gesproken aanwijzingen, die voor alle Cloud PBX-diensten gelden, kunnen worden gebruikt door welkomstdiensten. Ze kunnen vervangen worden door aangepaste gesproken prompts in wav-formaat: zie: Stemmeldingen aanpassen.

Wanneer het openbare nummer dat is gekoppeld aan een welkomstdienst wordt opgeroepen, wordt de welkomstprompt altijd één keer afgespeeld:

• Als de welkomstdienst zich in de status Open bevindt, wordt de oproep doorgestuurd naar de bestemming voor openingstijden.
• Als de welkomstdienst zich in de status Gesloten bevindt, wordt de oproep verzonden naar de bestemming voor sluitingstijden.

Het managementvenster van de welkomstdienst openen

1. Vanuit de Rainbow toepassing klikt u op Uw bedrijf beheren in het linkerpaneel.
2. Klik in het paneel MIJN BEDRIJF op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel op Communicatie.
4. Klik in het rechterdeel van het venster op de tab Welkomsdiensten.

Een openingstijdenkalender maken

1. Klik in het venster Welkomstbeheer op Kalender en vervolgens op Maken boven in het rechterpaneel.

2. Voer de naam van de openingstijdenkalender in en klik op Aanmaken.

   Opmerking: De nieuwe openingsurenkalender wordt aangemaakt en kan voor elke dag van de week en voor specifieke kalenderdagen worden ingevuld: zie: Een openingstijdenkalender configureren.

Een openingsurenkalender configureren

1. Klik in het welkomstscherm op Kalender en selecteer de gewenste openingstijdenkalender.
2. Schakel het selectievakje Openen in en configureer een of meer reeksen openingstijden met behulp van de knop +, of schakel het selectievakje 24/24 open in.
3. Voor specifieke kalenderdagen klikt u op Specifieke dagen boven in het rechterpaneel.
4. Klik op Datum toevoegen, wijzig de datum (de huidige datum wordt voorgesteld) en configureer een of meer reeksen openingstijden met de knop + of schakel het selectievakje 24/24 geopend in.
5. Klik op Toepassen.

Een onthaaldienst aanmaken

1. Klik in het welkomstbeheervenster op Welkom en vervolgens op Maken boven in het rechterpaneel.

2. Bekijk/wijzig de volgende parameters:

   Kalender	Selecteer de kalender met openingstijden die u aan de welkomstdienst wilt koppelen uit de lijst met beschikbare kalenders
   Naam	Voer de naam van de welkomstdienst in
   Openbaar nummer	Selecteer het openbare nummer dat u aan de welkomstdienst wilt koppelen uit de lijst met beschikbare nummers
   Openingstijden	Selecteer de bestemming die u wilt koppelen aan de openingstijden
   Direct naar voicemail	Als deze optie is geselecteerd, worden alle inkomende oproepen die tijdens de openingstijden binnenkomen, rechtstreeks doorgeschakeld naar de voicemail van de bestemming (bijv. bedrijfslid, hunt-groep).
   Gesloten uren	Selecteer de bestemming die u wilt koppelen aan de sluitingstijden
   Direct naar voicemail	Als deze optie is geselecteerd, worden alle inkomende oproepen die tijdens sluitingstijden binnenkomen, direct doorgeschakeld naar de voicemail van de bestemming (bijv. bedrijfslid, hunt-groep).

3. Klik op Toepassen.
   De welkomstdienst wordt aangemaakt en weergegeven in de dienstenlijst met publiek nummer, bestemming voor openingstijden en kalender voor openingstijden.

Een specifieke kalender voor sluitingstijden configureren

Deze handeling kan alleen worden uitgevoerd wanneer:

• De welkomstdienst is aangemaakt
• De aangepaste gesproken aanwijzingen die voor sluitingstijden afgespeeld moeten worden, geüpload zijn.

Om een specifieke kalender voor sluitingstijden te configureren:

1. Klik in het welkomstbeheervenster op Welkomst en vervolgens op de gewenste welkomstservice.

2. Klik in het veld Aangepaste bestemmingen op Bewerken.

   De knop Kalender weergeven geeft toegang tot de kalender die is geconfigureerd voor openingstijden en de knop Stemmeldingen aanpassen geeft toegang tot de stemmeldingen die zijn geconfigureerd voor bedrijven. Er wordt een bericht weergegeven als er geen aangepaste gesproken aanwijzingen zijn geüpload voor het bedrijf.

3. Configureer in het venster Tijdsvensters één of meerdere bereiken van sluitingstijden met behulp van de knop Toevoegen. Selecteer voor elk bereik de begin- en eindtijden, de doeldag(en) en de stemmelding die moet worden afgespeeld.
4. Voor specifieke kalenderdagen klikt u in het venster Specifieke dagen op de knop Toevoegen, selecteert u de begin- en eindtijden, wijzigt u de datum (de huidige datum wordt voorgesteld) en selecteert u de af te spelen stemboodschap.
5. Klik op Toepassen om de configuratie te valideren.

6. Klik op het kruispictogram rechtsboven om het venster te sluiten.

   Het bericht Sommige aangepaste bestemmingen zijn gedefinieerd wordt weergegeven voor de welkomstservice.

Een welkomstservice handmatig sluiten

1. Klik in het welkomstbeheervenster op Welkom.
2. Beweeg de muis over de gewenste welkomstservice in de status Open, klik op en selecteer De welkomstservice sluiten.
   Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven.
3. Klik op Doorgaan.
   De status van de welkomstservice verandert in Gesloten.

Een welkomstservice verwijderen

1. Klik in het venster Welkomstbeheer op Welkom.
2. Beweeg de muis over de gewenste welkomstservice, klik op en selecteer Service verwijderen.
   Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven.
3. Klik op Verwijderen.
   De welkomstservice wordt verwijderd uit de lijst met services.