Welkomstdiensten configureren

De configuratie van de welkomstdiensten vindt plaats vanuit het venster voor welkomstbeheer.

Voor een bedrijf kunnen één of meerdere welkomstdiensten worden geconfigureerd. Elke welkomstdienst is gekoppeld aan een openbaar nummer en heeft een eigen kalender met openingstijden en sluitingstijden, waarbij het mogelijk is om:

• Voor openingstijden:

  • De openingstijden voor elke dag van de week en voor specifieke kalenderdata configureren: zie: Een kalender met openingstijden configureren.

    Opmerking:

    • De openingstijden voor specifieke data hebben voorrang op de openingstijden die voor weekdagen zijn gedefinieerd.
    • De tijdzone die voor het bedrijf is gedefinieerd op het tabblad ‘Informatie ’ wordt toegepast op de welkomstdiensten en de kalender met openingstijden. De geselecteerde tijdzone wordt weergegeven op het tabblad ‘Openingstijden ’.
  • Configureer een welkomstbericht door een audiobestand (wav-formaat) te uploaden in Rainbow (verplichte handeling): zie artikel: Welkomstberichten aanpassen
    Standaard is er geen vooraf gedefinieerde welkomststem ingesteld in Rainbow.
  • Vervang de standaardstemmelding voor sluitingstijden door een aangepaste stemmelding: zie het artikel: Stemmeldingen aanpassen.
  • Koppel een bestemming, dit kan een medewerker van het bedrijf, een Hunt-groep (met of zonder wachtrij) of een automatische Attendant zijn: zie: Een welkomstdienst aanmaken.
    Welkomstdiensten kunnen toegangspunten zijn voor automatische Attendants. Ze zijn identiek aan de welkomstdiensten die voor een bedrijf zijn geconfigureerd, met uitzondering van de openingstijden, waarbij de bestemming altijd de automatische Attendant is.
• Voor sluitingstijden:

  • Koppel een bestemming aan met behulp van een van de volgende opties:

    • De standaardkalender, waarbij alle sluitingstijden dezelfde bestemming hebben. De bestemming kan de gesproken mededeling voor sluitingstijden zijn, een medewerker van het bedrijf, een Hunt-groep (met of zonder wachtrij), een extern nummer of een automatische telefoniste: zie: Een welkomstdienst aanmaken.
    • Een specifieke kalender waarin de periodes van sluitingstijden (tijdvakken en/of specifieke dagen) hun eigen bestemming hebben. Bestemmingen kunnen uitsluitend aangepaste gesproken mededelingen zijn: zie: Een specifieke kalender voor sluitingstijden configureren.
    Opmerking: Wanneer deze is geconfigureerd, heeft de specifieke agenda voorrang op de standaardagenda.

• Als de welkomstdienst actief is, sluit u deze handmatig af: zie: Een welkomstdienst handmatig afsluiten.

  Opmerking: Wanneer de welkomstdienst handmatig wordt gesloten, heeft de standaardkalender voorrang op de specifieke kalender wat betreft de sluitingstijden.
• Analyseer de activiteit van de welkomstdienst (bijv. het aantal ontvangen en doorgeschakelde inkomende oproepen, ...) via het menu ‘Analyse’.

Wanneer het openbare nummer dat aan een welkomstdienst is gekoppeld, wordt gebeld, wordt de welkomststem altijd één keer afgespeeld, waarna:

• Als de welkomstdienst geopend is, wordt de oproep doorgeschakeld naar de bestemming tijdens de openingstijden
• Als de welkomstdienst gesloten is, wordt de oproep doorgeschakeld naar de bestemming voor de sluitingstijden

Het venster voor het beheer van de welkomstdienst openen

1. Klik in de Rainbow-applicatie in het linkerpaneel op ‘Uw bedrijfs beheren ’.
2. Klik in het paneel ‘MIJN BEDRIJF’ op de naam van uw bedrijf.
3. Klik in het linkerpaneel op ‘Communicatie’.
4. Klik in het rechtergedeelte van het venster op het tabblad 'Welkomstdiensten '.

Een openingstijdenkalender aanmaken

1. Klik in het venster voor het beheer van de welkomstdiensten op 'Kalender' en vervolgens op 'Aanmaken' bovenaan het rechterpaneel.

2. Voer de naam van de openingstijdenkalender in en klik op ‘Aanmaken’.

   Opmerking: De nieuwe openingstijdenkalender is aangemaakt en kan voor elke dag van de week en voor specifieke kalenderdata worden ingevuld: zie: Een openingstijdenkalender configureren.

Een openingstijdenkalender configureren

1. Klik in het welkomstbeheervenster op 'Kalender' en selecteer de gewenste openingstijdenkalender.
2. Schakel het selectievakje ‘Open’ in en configureer één of meerdere openingstijdvakken met behulp van de knop ‘+’, of schakel het selectievakje ‘24 uur per dag open’ in.
3. Voor specifieke kalenderdata klikt u bovenaan het rechterpaneel op 'Specifieke dagen '.
4. Klik op 'Datum toevoegen', wijzig de datum (de huidige datum wordt voorgesteld) en stel één of meerdere openingstijdvakken in met behulp van de knop '+', of vink het selectievakje '24 uur per dag open' aan.
5. Klik op ‘Toepassen’.

Een welkomstservice aanmaken

1. Klik in het venster voor het beheer van de welkomstservice op ‘Welkomstservice’ en vervolgens op ‘Aanmaken’ bovenaan het rechterpaneel.

2. Controleer/wijzig de volgende parameters:

   Kalender	Selecteer uit de lijst met beschikbare kalenders de kalender met openingstijden die u aan de welkomstservice wilt koppelen
   Naam	Voer de naam van de welkomstservice in
   Openbaar nummer	Selecteer het openbare nummer dat u aan de welkomstservice wilt koppelen uit de lijst met beschikbare nummers
   Openingstijden	Selecteer de bestemming die u aan de openingstijden wilt koppelen
   Direct naar de voicemail	Wanneer deze optie is geselecteerd, worden alle inkomende oproepen die tijdens de openingstijden worden ontvangen, direct doorgeschakeld naar de voicemail van de bestemming (bijv. een medewerker van het bedrijf, een Hunt-groep)
   Sluitingsuren	Selecteer de bestemming die u aan de sluitingstijden wilt koppelen
   Direct naar de voicemail	Wanneer deze optie is geselecteerd, worden alle inkomende oproepen die tijdens de sluitingstijden worden ontvangen, direct doorgeschakeld naar de voicemail van de bestemming (bijv. een medewerker, een Hunt-groep)

3. Klik op Toepassen.
   De welkomstdienst wordt aangemaakt en weergegeven in de lijst met diensten, inclusief het openbare nummer, de bestemming voor de openingstijden en de kalender met openingstijden.

Een specifieke kalender voor sluitingstijden configureren

Deze handeling kan alleen worden uitgevoerd wanneer:

• De welkomstdienst is aangemaakt

• De aangepaste gesproken mededelingen die tijdens de sluitingstijden moeten worden afgespeeld, zijn geconfigureerd voor de welkomstdienst: zie het artikel 'Gesproken mededelingen aanpassen'

  Opmerking: Er kunnen maximaal tien aangepaste gesproken mededelingen worden geconfigureerd voor een welkomstdienst.

Om een specifieke kalender voor sluitingstijden te configureren:

1. Klik in het venster voor welkomstbeheer op 'Welkomstdienst' en vervolgens op de gewenste welkomstdienst.

2. Klik in het veld 'Aangepaste bestemmingen ' op 'Bewerken'.

   Met de knop 'Kalender weergeven' krijgt u toegang tot de kalender die is geconfigureerd voor de openingstijden en met 'Spraakberichten aanpassen' krijgt u toegang tot de aangepaste spraakberichten die voor het bedrijf zijn geconfigureerd. Er wordt een melding weergegeven als er geen aangepaste spraakberichten voor het bedrijf zijn geüpload.

3. Configureer in het venster 'Tijdvakken ' een of meer tijdvakken voor sluitingstijden met behulp van de knop 'Toevoegen ':

   • Selecteer voor elk tijdvak de begin- en eindtijd, de doeldag(en) en de aangepaste gesproken mededeling die moet worden afgespeeld.

     Opmerking: Er kunnen maximaal vijf tijdvakken voor de sluitingstijden worden geconfigureerd.
   • Selecteer de volgorde waarin de tijdslot wordt uitgevoerd met behulp van de pijltjes omhoog en omlaag

4. Voor specifieke kalenderdata klikt u in het venster 'Specifieke dagen' op de knop 'Toevoegen', selecteert u de begin- en eindtijden, wijzigt u de datum (de huidige datum wordt voorgesteld) en selecteert u de aangepaste gesproken mededeling die moet worden afgespeeld.

   Opmerking: Er kunnen maximaal tien specifieke dagen worden geconfigureerd voor de sluitingstijden.
5. Klik op ‘Toepassen’ om de configuratie te bevestigen.
   Voorbeeld van een configuratie:

6. Klik op het kruisje rechtsboven om het venster te sluiten.

   Het bericht „Er zijn enkele aangepaste bestemmingen gedefinieerd“ wordt weergegeven voor de welkomstservice.

Een welkomstservice handmatig sluiten

1. Klik in het venster voor welkomstbeheer op „Welkom”.
2. Beweeg uw muis over de gewenste welkomstservice in de status ‘Open’, klik op ‘ ’ en selecteer ‘De welkomstservice sluiten’.
   Er verschijnt een bevestigingsbericht.
3. Klik op 'Doorgaan'.
   De status van de welkomstservice verandert in 'Gesloten'.

Een welkomstservice verwijderen

1. Klik in het venster voor welkomstbeheer op 'Welkom'.
2. Beweeg de muis over de betreffende welkomstservice, klik op '' en selecteer 'Service verwijderen'.
   Er verschijnt een bevestigingsbericht.
3. Klik op 'Verwijderen'.
   De welkomstservice wordt uit de servicelijst verwijderd.