Configura i gruppi di ricerca degli Attendants.

Panoramica

Un gruppo di ricerca assistenti consente di chiamare un gruppo di assistenti utilizzando un unico numero di rubrica.

I gruppi di ricerca assistenti possono essere utilizzati come destinazioni nei servizi di benvenuto e negli Assistenti Automatici, e questi servizi possono essere combinati per raggiungere un gruppo di ricerca assistenti.

Al momento della creazione, i gruppi Hunt Attendant vengono automaticamente associati ad uno Spazio, consentendo ai loro membri di accedere a servizi quali conferenze, file condivisi, registro delle chiamate, posta vocale e statistiche.

Ogni gruppo di ricerca Attendant è definito da un nome, un numero di interno e, facoltativamente, un numero pubblico.

Nota: gli Attendants non possono essere mescolati con i membri dell'azienda in un gruppo hunt di attendant. Un gruppo di ricerca può includere solo un tipo di utente: membri dell'azienda o assistenti.

Overflow di chiamata su un gruppo di ricerca per assistenti

Quando tutti gli assistenti sono occupati o non disponibili, le chiamate in arrivo vengono trasferite alla destinazione configurata per il gruppo hunt assistenti: un membro dell'azienda, un altro gruppo hunt, un numero interno o pubblico, un prompt vocale (predefinito o personalizzato), un Attendant automatico o una casella vocale.

L'overflow delle chiamate non può essere disabilitato per i gruppi di ricerca: solo la destinazione, definita di default con il messaggio vocale predefinito, può essere modificata quando crea o modifica un gruppo di ricerca.

Distribuzione delle chiamate sul gruppo hunt Attendant

La distribuzione delle chiamate sul gruppo di ricerca degli assistenti si basa sulla ricerca parallela: tutti gli assistenti liberi nel gruppo di ricerca vengono chiamati contemporaneamente.

Panoramica della configurazione

La configurazione dei gruppi hunt Attendant viene eseguita dalla finestra di gestione dei gruppi hunt.

Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, può:

• Creare gruppi hunt di Attendants
• Gestire le impostazioni dei gruppi hunt attendant, con le seguenti operazioni:
  • Definire il ruolo dell'attendant nel gruppo hunt:
    • Agente: l'attendant risponde alle chiamate telefoniche.
    • Amministratore: l'attendant gestisce le impostazioni del gruppo hunt (destinazione dell'overflow di chiamata e numero pubblico del gruppo hunt), ma non risponde alle chiamate.
    • Amministratore & Agente: l'attendente gestisce le impostazioni del gruppo hunt e risponde alle chiamate telefoniche

  • Gestisce la destinazione dell'overflow delle chiamate su occupato e su mancata risposta. La destinazione può essere un membro dell'azienda, un altro gruppo di ricerca, un numero interno o pubblico, un messaggio vocale, un Attendant, una casella vocale o un servizio di benvenuto.

    Nota: i messaggi vocali e la musica di attesa predefiniti utilizzati per l'overflow delle chiamate possono essere personalizzati: veda l'articolo: Personalizzare i messaggi vocali.
  • Autorizza/impedisce all'ultimo assistente di ritirarsi dal gruppo di ricerca. Quando è vietato, l'ultimo attendant viene avvertito che non può ritirarsi dal gruppo di ricerca.
  • Autorizza/impedisce agli Attendants con ruolo di amministratore di gestire il numero pubblico del gruppo di ricerca.
  • Configurare la registrazione delle chiamate per il gruppo di ricerca.

  • Personalizzare i messaggi vocali quando la destinazione della chiamata in overflow su occupato o senza risposta è una casella vocale.

    Attenzione: I messaggi vocali predefiniti non possono essere scaricati per l'archiviazione. Dopo la personalizzazione, non è più possibile tornare ai messaggi vocali predefiniti.
  • Analizzare l'attività del gruppo di ricerca (numero di chiamate in arrivo, risposte e perse) degli ultimi 28 giorni e scaricare un rapporto sull'attività del gruppo di ricerca in un file csv.
  • Bloccare alcune chiamate in entrata al gruppo hunt gestendo una lista nera (numeri di telefono bloccati)
    Le chiamate in entrata bloccate vengono trasferite alla destinazione configurata per il gruppo di ricerca.

Prima di Avviamento

I membri dell'azienda devono ottenere una licenza Voice Attendant per poter lavorare come assistenti e appartenere a gruppi di ricerca di assistenti. Per i dettagli: veda l'articolo: Configurare le console Attendant.

Accesso alla finestra di gestione dei gruppi di ricerca

1. Dall'applicazione Rainbow, clicchi su Gestisci la tua azienda nel pannello di sinistra.
2. Nel pannello LA MIA AZIENDA, clicchi sul nome della sua azienda.
3. Nel pannello di sinistra, clicchi su Comunicazione.
4. Nella parte destra della finestra, clicchi sulla scheda Gruppi.

Creazione di un gruppo di ricerca Attendant

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, clicchi su Crea.
2. Nel campo Nome, inserisca il nome del gruppo hunt attendant.
3. Nel campo Tipo, selezioni Gruppo di ricerca.
4. Nel campo Sottotipo, selezioni Attendant.
   Il campo Distribuzione è impostato automaticamente su Parallelo.
5. Nel campo Numero interno, selezioni il numero interno del gruppo di ricerca tra i numeri disponibili elencati.
6. Nel campo Numero pubblico, selezioni il numero pubblico del gruppo di ricerca tra i numeri pubblici disponibili elencati.
7. Opzionalmente, selezioni la casella di controllo Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto) per vietare all'ultimo partecipante di ritirarsi dal gruppo hunt.
8. Facoltativamente, deselezioni la casella di controllo Consenti al gestore del gruppo di modificare il DDI (abilitato per impostazione predefinita).
9. Opzionalmente, nella sezione Overflow di chiamata, può gestire la destinazione dell'overflow di chiamata su occupato e su mancata risposta. Per maggiori dettagli, veda: Gestione di un gruppo di ricerca Attendant.
10. Clicchi su Successivos.
11. Per gli Attendant, inserisca le prime lettere del loro nome o indirizzo e-mail. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le permetteranno di selezionare l'Attendant di sua scelta.
12. Nella colonna Ruoli, selezioni il ruolo degli assistenti nel gruppo di ricerca: Agente, Amministratore o Amministratore & Agente.
13. Clicchi su Applica.
    Il gruppo di ricerca viene creato e visualizzato nell'elenco dei gruppi.

Gestione di un gruppo hunt di Attendants

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi hunt, cerchi il gruppo hunt attendant di destinazione utilizzando una delle seguenti modalità:
   • Dall'elenco dei gruppi hunt: clicchi sulla scheda Gruppi e selezioni il gruppo hunt attendant di destinazione.
   • Dall'elenco degli Attendants dei gruppi hunt: clicchi sulla scheda Membri, clicchi sulla freccia a destra davanti all'attendant del gruppo hunt attendant di destinazione e selezioni il gruppo hunt attendant di destinazione.
2. Selezioni la scheda Membri.
3. Esegua una delle seguenti operazioni:
   • Per cambiare il ruolo dell'attendant: nella colonna Ruoli, clicchi sulla freccia in basso davanti all'attendant di destinazione e selezioni il ruolo: Agente, Amministratore o Amministratore & Agente.
   • Per rimuovere un attendant, clicchi su davanti all'attendant di destinazione.
   • Per aggiungere un attendant: inserisca le prime lettere del nome o dell'indirizzo e-mail dell'attendant e selezioni l'attendant di sua scelta nell'elenco delle voci corrispondenti.
4. Selezioni la scheda Informazioni.
5. Selezioni/deselezioni Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto).
6. Selezioni/deselezioni l'opzione Consenti al manager del gruppo di modificare il DDI.
7. Nel campo Registrazione delle chiamate , selezioni le chiamate che verranno registrate: Tutte le chiamate, Solo le chiamate esterne, Solo le chiamate interne, oppure selezioni Nessuna per disabilitare la registrazione delle chiamate per il gruppo di ricerca.
8. Nel campo Overflow di chiamata , configuri il tipo di Destinazione dell'overflow di chiamata su occupato e mancata risposta:

   • Se è selezionato Membro , inserisca le prime lettere del nome o dell'indirizzo e-mail dell'Attendant di destinazione. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare l'attendant di sua scelta.

     Nota: solo gli Attendants configurati con un numero di interno possono essere selezionati come destinazione dell'overflow di chiamata.
   • Se è selezionato il prompt vocale, selezioni il prompt vocale configurato per impostazione predefinita, oppure un prompt vocale personalizzato, se disponibile: veda l'articolo: Personalizzare i messaggi vocali.
   • Se è selezionata la segreteria telefonica, personalizzi il messaggio vocale da riprodurre quando accede alla posta vocale: veda: Personalizzazione dei messaggi vocali per l'overflow delle chiamate sulla segreteria telefonica.
9. Nel campo Timeout overflow (s), inserisca il tempo di squillo prima che la chiamata venga trasferita a destinazione (60 secondi per impostazione predefinita).
10. Opzionalmente, per bloccare alcune chiamate in arrivo al gruppo di ricerca, selezioni la scheda Lista nera, inserisca i numeri di telefono da bloccare nel formato desiderato e clicchi su + Aggiungi.
11. Clicchi su Applica.

Personalizzazione dei messaggi vocali per l'overflow delle chiamate sulla segreteria telefonica

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, clicchi sul gruppo di ricerca dell'attendant di destinazione e selezioni la scheda Segreteria telefonica.
2. Dal pannello di configurazione dei messaggi vocali, clicchi su Sfoglia e selezioni il file wav da caricare.
3. Nel campo Messaggio vocale, selezioni il tipo di messaggio vocale.
4. Clicchi su Carica.
   Il messaggio vocale personalizzato viene visualizzato nell'elenco con il tipo personalizzato e lo stato attivo ().

Eliminazione di un gruppo di ricerca Attendant

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, si sposti con il mouse sul gruppo di ricerca dell'attendant desiderato, clicchi su e selezioni Rimuovi gruppo.
2. Clicchi su Rimuovi.
   Il gruppo hunt Attendant viene eliminato dall'elenco dei gruppi.