Configurazione di un Attendant automatico

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Panoramica sugli Attendant Automatici

La configurazione degli Assistenti Automatici viene eseguita dalla finestra di gestione degli Assistenti Automatici.

L'Attendant Automatico (AA) è associato ad un numero pubblico e ad un menu' AA principale che fornisce opzioni per la gestione delle chiamate: veda: Creazione di un Attendant.

Il menu principale AA contiene 10 voci configurabili. Ogni voce è associata ad un tasto telefonico (cifre da 0 a 9) e ad una destinazione per la chiamata. La destinazione può essere un gruppo di ricerca o un membro dell'azienda, a seconda della configurazione: veda: Configurazione delle voci del menu' AA principale.

I sottomenu AA possono essere configurati e utilizzati come destinazioni nel menu AA principale. Questi sottomenu AA hanno le stesse proprietà del menu AA principale e possono anche essere utilizzati come destinazioni di altri sottomenu AA: veda: Configurazione dei sottomenu AA nell'Automated Attendant.

Per l'Attendant automatico sono disponibili dei messaggi vocali predefiniti. Ogni menu' AA (principale e sottomenu) ha il proprio set di messaggi vocali predefiniti. Questi vengono riprodotti ai chiamanti quando accedono all'Attendant. È inoltre possibile caricare messaggi vocali personalizzati in formato wav per sostituire quelli predefiniti: vedere: Personalizzazione dei messaggi vocali dell'Attendant.

Un servizio di benvenuto può essere il punto di ingresso dell'Attendant automatico. Fornisce un calendario degli orari di apertura/chiusura. Quando viene chiamato il numero pubblico associato all'Attendant automatico, viene riprodotto una volta il messaggio vocale di benvenuto del servizio di accoglienza, poi:

• Se il servizio di benvenuto è in stato aperto, la chiamata viene inviata al menu' principale dell'Attendant.
• Se il servizio di benvenuto è in stato di chiusura, la chiamata viene inviata alla destinazione per l'orario di chiusura.

Per definire un servizio di benvenuto come punto di ingresso per l'Automated Attendant: veda: https: //help.openrainbow.com/hc/articles/21402815841810.

Un'ulteriore voce, non configurabile, è prevista per i chiamanti che conoscono il numero dell'interno che vogliono chiamare: Premono il tasto asterisco (*) e inseriscono il numero dell'interno seguito da un trattino (#). Tre messaggi vocali dedicati che presentano questa opzione vengono sistematicamente riprodotti ai chiamanti quando accedono al Voice Attendant. Se non desidera che questa opzione venga proposta, carichi dei file vuoti per sostituire questi tre messaggi vocali predefiniti: veda: Personalizzazione dei messaggi vocali dell'Attendant.

Diagramma dell'Attendant:

Prerequisiti: I seguenti parametri devono essere dichiarati nel Cloud PBX:

• Numeri pubblici (percorso di accesso: Comunicazione > Numeri pubblici)
• Membri dell'azienda (percorso di accesso: Membri)
• Gruppi di ricerca (percorso di accesso: Comunicazione > Gruppi)
• Calendari degli orari di apertura quando i servizi di benvenuto sono associati agli Attendant (percorso di accesso: Comunicazione > Servizi di benvenuto > Calendario).

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Accesso alla finestra di gestione degli Attendant automatici

1. Dall'applicazione Rainbow, clicchi su Gestione della sua azienda nel pannello di sinistra.
2. Nel pannello LA MIA AZIENDA, clicchi sul nome della sua azienda.
3. Nel pannello di sinistra, clicchi suComunicazione.
4. Nella parte destra della finestra, clicchi sulla scheda Servizi di benvenuto, quindi sulla scheda Attendant.

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Creazione di un Attendant Automatico

Per creare un Attendant in un Cloud PBX:

1. Dalla finestra di gestione dell'Attendant automatico, clicchi su Crea.
2. Riveda/modifichi i seguenti parametri:

   Nome	Inserisca il nome dell'Attendant automatico.
   Descrizione	Se necessario, inserisca una descrizione
   Numero pubblico	Selezioni il numero pubblico da associare all'Attendant tra i numeri disponibili elencati.
   Menu con singolo messaggio vocale	Facoltativamente, selezioni questa casella di controllo se un singolo messaggio vocale personalizzato deve sostituire l'insieme di messaggi vocali predefiniti riprodotti per i menu AA
   Overflow delle chiamate	Facoltativamente, selezioni questa casella di controllo per configurare il tipo di destinazione dell'overflow delle chiamate su occupato e senza risposta. Nota: se è selezionato Membro, solo i membri dell'azienda configurati con un numero di interno possono essere selezionati come destinazione dell'overflow di chiamata.

3. Clicchi su Applica.
   L'Automated Attendant viene creato e visualizzato nell'elenco dei servizi (ad esempio, AA2). Il menu principale AA creato con l'Attendant è indicato nella colonna Informazioni sulla destinazione (il nome predefinito è Menu 1).

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Configurazione delle voci del menu' AA principale

Questa operazione consente di definire la destinazione di ciascuna voce del menu' principale AA.

1. Dalla finestra di gestione dell'Automated Attendant, clicchi sull'Automated Attendant di destinazione per modificare le voci del menu' AA principale.
2. Se necessario, modifichi il nome e inserisca una descrizione (opzionale).
   
   Nota: il campo Profondità indica il livello del menu' nell'Attendant (1 per il menu AA principale).
3. Per ogni voce di menu' AA, clicchi sulla cifra di destinazione e ne configuri la destinazione:
   1. Selezioni il tipo di destinazione: Membro, Gruppo di ricerca, Menu' Attendant, Benvenuto o Gruppo di ricerca con coda di attesa.
   2. Se è selezionato Membro, inserisca il nome del membro dell'azienda nel campo corrispondente.
      Questo visualizza il numero interno dell'azienda selezionata.
   3. Se è selezionato Gruppo di ricerca o Gruppo di ricerca con coda di attesa, selezioni il gruppo di ricerca tra i gruppi di ricerca disponibili.
      Questo visualizza il numero interno del gruppo di ricerca selezionato.
   4. Se è selezionato il menu Attendant, selezioni il sottomenu AA di destinazione: veda: Aggiungere il sottomenu AA come destinazione di un menu AA principale.
   5. Se è selezionatoBenvenuto, selezioni il servizio di benvenuto tra i servizi di benvenuto elencati.
   6. Clicchi su Applica.
      La destinazione viene visualizzata nella voce del menu' di destinazione.
4. Una volta configurate le voci di menu AA principali, clicchi su Applica.

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Configurazione dei sottomenu AA nell'Automated Attendant

Un sottomenu AA può essere configurato come destinazione di un menu AA padre (menu AA principale o altro sottomenu AA una volta configurato).

La configurazione del sottomenu AA è un processo in due fasi:

1. Creazione del sottomenu AA nell'Automated Attendant.
2. Aggiunta del sottomenu AA come destinazione di un menu' AA principale.

Creazione del sottomenu AA nell'Automated Attendant

1. Dalla finestra di gestione dell'Automated Attendant, faccia clic sull'Automated Attendant di destinazione e selezioni Crea menu'.
2. Nel campo Nome, modifichi il nome del sottomenu AA, se necessario.
3. Se necessario, inserisca una descrizione.
4. Clicchi su Crea.
5. Per ogni voce del sottomenu AA, clicchi sulla cifra di destinazione e ne configuri la destinazione. Per maggiori dettagli, veda il passo 3 della procedura: Configurazione delle voci di menu' AA principali.
6. Una volta configurate le voci del menu secondario AA, clicchi su Applica.

Per visualizzare l'elenco di tutti i sottomenu AA configurati nell'Attendant:

1. Dalla finestra di gestione dell'Automated Attendant, clicchi sull'Automated Attendant di destinazione.
2. Clicchi sul link nella parte superiore sinistra della finestra.
   Il campo Profondità indica il livello dei sottomenu AA nell'Attendant. Nell'esempio precedente:
   • Il sottomenu 1 si trova al livello 2 dell'Attendant. È configurato come destinazione nel Menu 1, che è il menu AA principale (livello 1).
   • Il Sottomenu 2 è definito come Orfano nell'Attendant, perché non è utilizzato come destinazione del Menu 1 o del Sottomenu 1.

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Aggiunta del sottomenu AA come destinazione di un menu AA padre'.

1. Dalla finestra di gestione dell'Automated Attendant, clicchi sull'Automated Attendant di destinazione e selezioni il menu AA padre (menu AA principale o altro sottomenu AA) nel campo Menu .
2. Clicchi sulla cifra di destinazione e aggiunga il sottomenu AA come destinazione:
   1. Imposti il tipo di destinazione su Menu Attendant.
   2. Nel menu' Successivo, selezioni il sottomenu AA tra i sottomenu AA disponibili.
      Per la selezione del sottomenu AA si applicano le seguenti regole:
      • Un sottomenu AA già utilizzato non può essere riutilizzato.
      • Se il menu AA principale è un sottomenu di livello 2, il menu AA successivo può essere o il menu AA principale o un sottomenu di livello 3.
      • Se il menu AA principale è un sottomenu di livello 3, il menu AA successivo può essere solo il sottomenu di livello 2 corrispondente.
      • L'Attendant può avere solo tre menu AA consecutivi.
   3. Clicchi su Applica.
      Il sottomenu AA viene visualizzato nella voce di menu' di destinazione.
      Nota: il suo nome è cliccabile: Consente di accedere alla finestra di configurazione della voce di menu'.
3. Clicchi su Applica per convalidare la modifica.

Nell'elenco di tutti i sottomenu AA configurati nell'Automated Attendant, il sottomenu AA(sottomenu 2 nell'esempio seguente) è ora associato al menu' principale: Non appare più come Orfano.

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Personalizzazione dei messaggi vocali del Voice Attendant

Quando viene creato un Assistente Automatico nel Cloud PBX, è disponibile un elenco di messaggi vocali predefiniti. I messaggi vocali predefiniti sono:

• Un menu' di benvenuto riprodotto ai chiamanti quando accedono all'Assistente Automatico.
• Per ogni voce (tasto da 0 a 9) configurata nel menu' AA, vengono combinati due messaggi vocali che vengono riprodotti ai chiamanti:
  • tasto * premere riproduce il numero del tasto
    
  • tasto * azione riproduce il nome della destinazione associata al tasto *, come ad esempio Marketing, Vendite o Assistenza tecnica.
  Esempio: I messaggi vocali menu_key_3_press e menu_key_3_action riproducono successivamente "Premere 3 per" e "Assistenza tecnica".
• I prompt vocali associati all'opzione stella (*) con:
  • I richiami vocali combinati tasto * pressione e tasto * azione riproducono "Premere stella per connettersi a un interno".
    
  • Inserisci interno riproduce le istruzioni per inserire un numero di interno.
    
  • Estensione non valida viene riprodotta solo nel caso in cui il numero di estensione inserito non sia valido.
• Un messaggio vocale di uscita viene riprodotto ai chiamanti quando escono dall'Attendant.

Se al momento della creazione dell'Attendant automatico è stata selezionata l'opzione Menu con un solo messaggio vocale, sono disponibili solo i messaggi vocali di benvenuto al menu e di uscita. Il prompt vocale Menu' di benvenuto può essere personalizzato per sostituire tutti i prompt vocali sopra elencati, ad eccezione del prompt vocale Esci.

Utilizzo dei messaggi vocali nell'Attendant automatico:

Per ogni menu' AA configurato nell'Attendant automatico, può:

• Scaricare i messaggi vocali per riprodurli in locale.
• Personalizzare i messaggi vocali con i propri messaggi
• Tornare ai messaggi predefiniti

Per personalizzare i messaggi vocali predefiniti di un menu' AA: veda: Personalizzare i messaggi vocali.