Configurare i gruppi di ricerca.

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Panoramica sui gruppi di ricerca

Un gruppo di ricerca permette di chiamare un gruppo di membri dell'azienda o di Attendant utilizzando un unico numero di rubrica.

I gruppi di ricerca possono essere utilizzati come destinazioni nei servizi di benvenuto e negli Attendant, e questi servizi possono essere combinati per raggiungere un gruppo di ricerca.

Al momento della creazione, i gruppi di ricerca vengono automaticamente associati a uno Spazio, consentendo ai loro membri di accedere a servizi quali conferenze, file condivisi, registro delle chiamate, posta vocale e statistiche.

Ogni gruppo di ricerca è definito da un nome, un numero di interno e, facoltativamente, un numero pubblico.

I membri dell'azienda non possono essere mescolati con gli assistenti in un gruppo di ricerca. Un gruppo di ricerca può includere solo un tipo di utente: membri dell'azienda o assistenti.

Tipi di gruppo di ricerca

Esistono due tipi di gruppi di ricerca che si differenziano per la gestione delle chiamate su occupato e su mancata risposta:

• Gruppo di ricerca: In caso di occupato e di mancata risposta, le chiamate in arrivo vengono trasferite alla destinazione configurata per il gruppo di ricerca: un membro dell'azienda, un altro gruppo di ricerca, un numero interno o pubblico, un prompt vocale (predefinito o personalizzato), un Attendant o una casella vocale.
  L'overflow delle chiamate non può essere disattivato per i gruppi di ricerca: solo la destinazione, definita di default con il messaggio vocale predefinito, può essere modificata quando crea o modifica un gruppo di ricerca.
• Gruppo di ricerca con coda di attesa: In caso di occupato e di mancata risposta, le chiamate in arrivo vengono inserite in una coda di attesa. Durante l'attesa viene riprodotto un messaggio vocale. Quando il timeout scade, le chiamate in attesa vengono trasferite alla destinazione configurata per il gruppo di ricerca.
  L'overflow delle chiamate può essere abilitato/disabilitato quando crea o modifica un gruppo di ricerca con coda di attesa. Se disattivato, viene riprodotta una musica di attesa predefinita in caso di occupato e di mancata risposta.

Distribuzione delle chiamate sul gruppo di ricerca

Le chiamate del gruppo di ricerca vengono distribuite ai membri aziendali del gruppo di ricerca in base al tipo di ricerca selezionato per il gruppo di ricerca:

• Ricerca parallela: tutti i membri liberi del gruppo di ricerca vengono chiamati contemporaneamente.
• Ricerca seriale: la ricerca inizia con il primo membro del gruppo di ricerca e prosegue con gli altri membri nell'ordine in cui sono elencati nel gruppo di ricerca.
• Ricerca circolare: la ricerca inizia con il membro immediatamente successivo a quello che ha appena ricevuto l'ultima chiamata del gruppo hunt, e prosegue con gli altri membri nell'ordine in cui sono elencati nel gruppo hunt.

La distribuzione delle chiamate sul gruppo di ricerca degli assistenti si basa sulla ricerca parallela: tutti gli assistenti liberi nel gruppo di ricerca vengono chiamati contemporaneamente.

Panoramica della configurazione dei gruppi di ricerca

La configurazione dei gruppi di ricerca per i membri dell'azienda e per gli assistenti è molto simile. Nelle sezioni seguenti, tutti i riferimenti ai membri dell'azienda si applicano agli assistenti, salvo diversa indicazione.

La configurazione dei gruppi di ricerca viene eseguita dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca.

Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, può:

• Creare gruppi di ricerca senza coda di attesa: veda: Creare un gruppo hunt (senza coda d'attesa)
• Creare gruppi hunt con coda di attesa: vedere: Creare un gruppo hunt con coda d'attesa
• Gestire le impostazioni del gruppo hunt (veda: Gestione di un gruppo hunt), con le seguenti operazioni:
  • Definisca il ruolo del membro nel gruppo di ricerca:
    • Agente: l'utente risponde alle chiamate telefoniche.
    • Amministratore: il membro gestisce le impostazioni del gruppo hunt (destinazione dell'overflow di chiamata e numero pubblico del gruppo hunt), ma non risponde alle chiamate.
    • Amministratore & Agente: il membro gestisce le impostazioni del gruppo hunt e risponde alle chiamate.
  • Gestisce la destinazione dell'overflow delle chiamate su occupato e su mancata risposta. La destinazione può essere un membro dell'azienda, un altro gruppo di ricerca, un numero interno o pubblico, un messaggio vocale, un Attendant, una casella vocale o un servizio di benvenuto.
    Nota: i messaggi vocali e la musica di attesa predefiniti utilizzati per l'overflow delle chiamate possono essere personalizzati: veda l'articolo: Personalizzare i messaggi vocali.
  • Autorizza/impedisce all'ultimo membro di ritirarsi dal gruppo di ricerca. Quando è vietato, l'ultimo membro viene avvertito che non può ritirarsi dal gruppo di ricerca.
  • Autorizzare/permettere ai membri con ruolo di amministratore di gestire il numero pubblico del gruppo di ricerca.
  • Configurare la registrazione delle chiamate per il gruppo hunt (non disponibile per i gruppi hunt con coda di attesa).
  • Personalizzare i messaggi vocali quando la destinazione della chiamata in overflow su occupato o senza risposta è una casella vocale.
    
    Attenzione: I messaggi vocali predefiniti non possono essere scaricati per l'archiviazione. Dopo la personalizzazione, non è più possibile tornare ai messaggi vocali predefiniti.
  • Analizzare l'attività del gruppo di ricerca (numero di chiamate in entrata, risposte e perse) degli ultimi 28 giorni e scaricare un rapporto sull'attività del gruppo di ricerca in file csv.
  • Bloccare alcune chiamate in arrivo al gruppo di ricerca gestendo una lista nera (numeri di telefono bloccati).
    Le chiamate in entrata bloccate vengono trasferite alla destinazione configurata per il gruppo di ricerca.

Accesso alla finestra di gestione del gruppo hunt

1. Dall'applicazione Rainbow, clicchi su Gestisci la tua azienda nel pannello di sinistra.
2. Nel pannello LA MIA AZIENDA, clicchi sul nome della sua azienda.
3. Nel pannello di sinistra, clicchi suComunicazione.
4. Nella parte destra della finestra, clicchi sulla scheda Gruppi.

Creazione di un gruppo di ricerca (senza coda di attesa)

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, clicchi su Crea.
2. Nel campo Nome, inserisca il nome del gruppo di ricerca.
3. Nel campo Tipo, selezioni Gruppo di ricerca.
4. Nel campo Sottotipo, selezioni:
   • Regolare: per creare un gruppo di ricerca di membri dell'azienda.
   • Attendant: per creare un gruppo di ricerca di assistenti.
5. Se è selezionato Regolare, nel campo Distribuzione, selezioni il tipo di ricerca da applicare al gruppo di ricerca per la distribuzione delle chiamate(Parallela, Seriale o Circolare).
6. Se il tipo di ricerca selezionato è Seriale o Circolare, può configurare il timer per l'overflow verso un altro membro del gruppo (10 secondi di default).
7. Nel campo Numero interno, selezioni il numero interno del gruppo di ricerca tra i numeri disponibili elencati.
8. Nel campo Numero pubblico, selezioni il numero pubblico del gruppo di ricerca tra i numeri pubblici disponibili elencati.
9. Opzionalmente, selezioni la casella di controllo Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto) per vietare all'ultimo membro di ritirarsi dal gruppo hunt.
10. Facoltativamente, deselezioni la casella di controllo Consenti al gestore del gruppo di modificare il DDI (abilitato per impostazione predefinita).
11. Opzionalmente, nella sezione Overflow di chiamata, può gestire la destinazione dell'overflow di chiamata su occupato e su mancata risposta. Per maggiori dettagli, veda: Gestione di un gruppo di ricerca.
12. Clicchi su Successivo.
13. Per aggiungere membri, inserisca le prime lettere del loro nome o indirizzo e-mail. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare il membro di sua scelta.
    
14. Nella colonna Ruoli, selezioni il ruolo dei membri nel gruppo di ricerca: Agente, Amministratore o Amministratore & Agente.
15. Clicchi su Applica.
    Il gruppo hunt viene creato e visualizzato nell'elenco dei gruppi.

Creazione di un gruppo hunt con una coda di attesa

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, clicchi su Crea.
2. Nel campo Nome, inserisca il nome del gruppo hunt.
3. Nel campo Tipo, selezioni Gruppo di ricerca con coda di attesa.
   Il campo Sottotipo è automaticamente impostato su Regolare.
4. Nel campo Distribuzione, selezioni il tipo di ricerca da applicare al gruppo di ricerca per la distribuzione delle chiamate(Parallela, Seriale o Circolare).
5. Se il tipo di ricerca selezionato è Seriale o Circolare, può configurare il timer per l'overflow verso un altro membro del gruppo (10 secondi di default).
6. Nel campo Numero interno, selezioni il numero interno del gruppo di ricerca tra i numeri disponibili elencati.
7. Nel campo Numero pubblico, selezioni il numero pubblico del gruppo di ricerca tra i numeri pubblici disponibili elencati.
8. Opzionalmente, selezioni la casella di controllo Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto) per vietare all'ultimo membro di ritirarsi dal gruppo hunt.
9. Facoltativamente, deselezioni la casella di controllo Consenti al gestore del gruppo di modificare il DDI (abilitato per impostazione predefinita).
10. Facoltativamente, può deselezionare la casella di controllo Overflow di chiamata, oppure mantenerla selezionata (abilitata per impostazione predefinita), e gestire la destinazione dell'overflow di chiamata su occupato e su mancata risposta. Per maggiori dettagli, veda: Gestione di un gruppo di ricerca.
11. Facoltativamente, quando è selezionato l'overflow delle chiamate , deselezioni la casella di controllo Overflow immediato delle chiamate quando il gruppo è vuoto (senza accodamento) (abilitata per impostazione predefinita).
12. Clicchi su Successivo.
13. Per aggiungere dei membri, inserisca le prime lettere del loro nome o indirizzo e-mail. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare il membro di sua scelta.
    
14. Nella colonna Ruoli, selezioni il ruolo dei membri del Gruppo di ricerca: Agente, Amministratore o Amministratore & Agente.
15. Clicchi su Applica.
    Il gruppo hunt con coda di attesa viene creato e visualizzato nell'elenco dei gruppi.

Dopo aver creato il gruppo hunt, gestisca la destinazione dell'overflow delle chiamate quando nessun membro è disponibile per gestire le chiamate in coda: veda: Gestione di un gruppo hunt.

Gestione di un gruppo di ricerca

Questa procedura si applica ai gruppi hunt con o senza coda di attesa:

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi hunt, cerchi il gruppo hunt di destinazione utilizzando uno dei seguenti metodi:
   • Dall'elenco dei gruppi hunt: clicchi sulla scheda Gruppi e selezioni il gruppo hunt di destinazione.
   • Dall'elenco dei membri dei gruppi hunt: clicchi sulla scheda Membri, clicchi sulla freccia destra davanti al membro del gruppo hunt di destinazione e selezioni il gruppo hunt di destinazione.
2. Selezioni la scheda Membri.
3. Esegua una delle seguenti operazioni:
   • Per cambiare il ruolo del membro: nella colonna Ruoli, clicchi sulla freccia rivolta verso il basso davanti al membro target e selezioni il ruolo: Agente, Amministratore o Amministratore & Agente.
   • Per rimuovere un membro: clicchi su davanti al membro di destinazione.
   • Per aggiungere un membro: inserisca le prime lettere del nome del membro o dell'indirizzo e-mail e selezioni il membro di sua scelta nell'elenco delle voci corrispondenti.
4. Selezioni la scheda Informazioni.
5. Selezioni/deselezioni Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto).
6. Selezioni/deselezioni l'opzione Consenti al manager del gruppo di modificare il DDI.
7. Nel campo Registrazione delle chiamate (non disponibile per i gruppi di ricerca con coda di attesa), selezioni le chiamate che saranno registrate: Tutte le chiamate, Solo le chiamate esterne o Solo le chiamate interne, oppure selezioni Nessuna per disabilitare la registrazione delle chiamate per il gruppo di ricerca.
8. Nel campo Sovraccarico di chiamata , configuri il tipo di destinazione del sovraccarico di chiamata su occupato e mancata risposta:
   • Se è selezionato Membro , inserisca le prime lettere del nome o dell'indirizzo e-mail del membro dell'azienda di destinazione. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare il membro di sua scelta.
     Nota: solo i membri dell'azienda configurati con un numero di interno possono essere selezionati come destinazione dell'overflow di chiamata.
   • Se è selezionato il prompt vocale, selezioni il prompt vocale configurato per impostazione predefinita, oppure un prompt vocale personalizzato, se disponibile: veda l'articolo: Personalizzare i messaggi vocali.
   • Se è selezionata la segreteria telefonica, personalizzi il messaggio vocale da riprodurre quando accede alla posta vocale: veda: Personalizzazione dei messaggi vocali per l'overflow delle chiamate sulla segreteria telefonica.

   Per i gruppi di ricerca con coda di attesa, può deselezionare questo campo. In questo caso, la destinazione è la musica di attesa configurata per impostazione predefinita, oppure una musica di attesa personalizzata, se disponibile: veda l'articolo: Personalizzare i messaggi vocali.

9. Nel campo Timeout di overflow (s), inserisca il tempo di squillo prima che la chiamata venga trasferita alla sua destinazione (60 secondi per impostazione predefinita).
10. Opzionalmente, per bloccare alcune chiamate in arrivo al gruppo di ricerca, selezioni la scheda Lista nera, inserisca i numeri di telefono da bloccare nel formato desiderato e clicchi su + Aggiungi.
11. Clicchi su Applica.

Personalizzazione dei messaggi vocali per l'overflow delle chiamate sulla segreteria telefonica

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, clicchi sul gruppo di ricerca di destinazione e selezioni la scheda Messaggi vocali.
2. Dal pannello di configurazione dei messaggi vocali, clicchi su Sfoglia e selezioni il file wav da caricare.
3. Nel campo Messaggio vocale, selezioni il tipo di messaggio vocale.
4. Clicchi su Carica.
   Il messaggio vocale personalizzato viene visualizzato nell'elenco con il tipo personalizzato e lo stato attivo ().

Eliminazione di un gruppo di ricerca

Questa procedura si applica ai gruppi di ricerca con o senza coda di attesa:

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi di ricerca, si sposti con il mouse sul gruppo di ricerca desiderato, clicchi su e selezioni Rimuovi gruppo.
2. Clicchi su Rimuovi.
   Il gruppo di ricerca viene eliminato dall'elenco dei gruppi.