Configurare i gruppi di manager/assistenti

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Il gruppo manager/assistente è composto da un manager e da uno o più assistenti.

Ogni gruppo manager/assistente ha un proprio numero interno, un numero esterno (DDI) e una casella vocale:

• Il numero interno e il numero esterno sono utilizzati per chiamare il manager.
• La casella vocale, condivisa tra il manager e gli assistenti, è utilizzata come destinazione per l'overflow delle chiamate in caso di occupato e mancata risposta.

Il manager può:

• Attivare la delega: il manager non riceve più le chiamate telefoniche, che vengono gestite dagli assistenti disponibili nel gruppo.
  
  Nota: la delega può essere attivata anche se non c'è nessun assistente disponibile nel gruppo.
• Supervisionare lo stato di tutti gli assistenti
• In caso di sovraccarico di chiamate sulla segreteria telefonica, ascolta i messaggi vocali lasciati dai chiamanti.
• Disattivare la delega: il manager riceve e risponde alle chiamate telefoniche.

Ogni assistente può:

• Attivare la delega: l'assistente gestisce per conto del manager le chiamate in entrata, con la possibilità di inoltrare le chiamate, se necessario.
• Supervisionare lo stato del manager
• Attivare o disattivare la delega del manager
• Se configurato, annullare l'inoltro delle chiamate del manager.
• In caso di sovraccarico di chiamate sulla casella vocale, ascoltare i messaggi vocali lasciati dai chiamanti.
• Disattivare la delega: l'assistente non riceve più le chiamate in arrivo per il manager.

La distribuzione delle chiamate nel gruppo manager/assistente si basa sulla ricerca seriale: la ricerca inizia con il manager e prosegue con gli assistenti nell'ordine in cui sono elencati nel gruppo.

Per impostazione predefinita, la ricerca del manager nella directory (per nome o cognome) restituisce due risultati: il profilo del manager in azienda e il gruppo manager/assistente. Per mantenere solo il gruppo manager/assistente come risultato, la visibilità del profilo manager in azienda deve essere impostata su Nessuno ( schedaInformazioni nelle impostazioni del profilo manager).

Per la configurazione dei gruppi di manager/assistenti si applicano le seguenti regole:

• Un membro non può essere contemporaneamente manager in un gruppo e assistente in un altro gruppo.
• Un membro non può essere manager in più gruppi manager/assistente
• Un membro può essere assistente in diversi gruppi manager/assistenti.

La configurazione dei gruppi manager/assistente viene eseguita dalla finestra di gestione del gruppo.

Dalla finestra di gestione del gruppo, può:

• concedere a manager e assistenti il diritto di gestire le impostazioni del gruppo (cioè il ruolo di amministratore)
• Gestire la destinazione dell'overflow delle chiamate su occupato e su mancata risposta. La destinazione può essere un membro dell'azienda, un gruppo di ricerca, un numero interno o pubblico, un messaggio vocale, un Voice Attendant o una casella vocale.
• Autorizzare/impedire all'ultimo assistente presente nel gruppo manager/assistente di smettere di gestire le chiamate in entrata del manager (ad esempio, deselezionando la casella SONO DISPONIBILE ).
  
  Nota: quando viene proibito e l'ultimo assistente presente nel gruppo di manager/assistenti deseleziona la casella SONO DISPONIBILE, sullo schermo la casella passa in modalità inattiva (cioè colore grigio con simbolo di croce) e ritorna automaticamente in modalità attiva (cioè colore blu con simbolo di spunta).
• Configurare la registrazione delle chiamate per il gruppo manager/assistente
• Personalizzare i messaggi vocali quando la destinazione dell'overflow di chiamata su occupato o senza risposta è una casella vocale.
  
  Attenzione: I messaggi vocali predefiniti non possono essere scaricati per l'archiviazione. Dopo la personalizzazione, non è più possibile tornare ai messaggi vocali predefiniti.
• Analizzare l'attività del gruppo manager/assistente e dei suoi membri (numero di chiamate in entrata, numero di chiamate risposte, durata delle chiamate) in diversi periodi (ieri, ultimi 7 giorni, ultimi 28 giorni) con la possibilità di scaricare i rapporti di attività in file csv. Per impostazione predefinita, il rapporto di attività del gruppo è abilitato e quello dei membri è disabilitato.
• Limitare le chiamate pubbliche in entrata per il gruppo di manager/assistenti gestendo un elenco di numeri pubblici bloccati

Qualsiasi membro dell'azienda con un numero di interno e un dispositivo telefonico può essere configurato come manager o assistente.

Accesso alla finestra di gestione del gruppo

1. Dall'applicazione Rainbow, clicchi su Gestisci la tua azienda nel pannello di sinistra.
2. Nel pannello LA MIA AZIENDA, clicchi sul nome della sua azienda.
3. Nel pannello di sinistra, clicchi su Comunicazione.
4. Nella parte destra della finestra, clicchi sulla scheda Gruppi.

Creare un gruppo manager/assistente

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi, clicchi su Crea.
2. Riveda/modifichi i seguenti parametri:

   Nome	Inserisca il nome e il cognome del manager
   Tipo	Selezioni il Gruppo di ricerca.
   Sottotipo	Selezioni Manager / Assistente
   Distribuzione	Configuri il timer per l'overflow verso un altro assistente del gruppo (10 secondi per impostazione predefinita)
   Numero interno	Selezioni il numero interno del manager tra i numeri disponibili elencati.
   Numero pubblico	Selezioni il numero pubblico del manager tra i numeri pubblici disponibili in elenco.

3. Opzionalmente, selezioni la casella Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto) per impedire all'ultimo assistente presente nel gruppo manager/assistente di interrompere la gestione delle chiamate in entrata del manager.
4. Clicchi su Successivo.
   Si apre la finestra di configurazione dei membri.
5. Per aggiungere il manager, inserisca le prime lettere del suo nome o indirizzo e-mail. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare il membro desiderato.
6. Per aggiungere gli assistenti, inserisca le prime lettere del loro nome o indirizzo e-mail. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare il membro di sua scelta.
7. Clicchi su Applica.
   Il gruppo manager/assistente viene creato e visualizzato nell'elenco dei gruppi.

Gestione di un gruppo manager/assistente

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi, clicchi sul gruppo manager/assistente di destinazione e selezioni la scheda Membri.
2. Esegua una delle seguenti operazioni:
   • Per concedere ad un manager o ad un assistente il diritto di gestire le impostazioni del gruppo: nella colonna Ruoli, clicchi sulla freccia rivolta verso il basso davanti al membro target e selezioni Manager & Amministratore o Assistente & Amministratore.
   • Per rimuovere un assistente (il manager non può essere rimosso): clicchi su davanti all'assistente di destinazione.
   • Per aggiungere un assistente: inserisca le prime lettere del nome del membro o dell'indirizzo e-mail e selezioni il membro di sua scelta nell'elenco delle voci corrispondenti.
3. Selezioni la scheda Informazioni.
4. Opzionalmente, può selezionare la casella Blocca l'ultimo membro (nessun gruppo vuoto) per impedire che l'ultimo assistente presente nel gruppo manager/assistente smetta di gestire le chiamate in entrata del manager.
5. Nel campo Attiva la registrazione delle chiamate , selezioni le chiamate che saranno registrate: Tutte le chiamate, Solo le chiamate esterne o Solo le chiamate interne, oppure selezioni Nessuna per disabilitare la registrazione delle chiamate per il gruppo manager/assistente.
6. Configuri il tipo di destinazione dell'overflow delle chiamate su occupato e senza risposta.
7. Se è selezionato Membro, inserisca le prime lettere del nome o dell'indirizzo e-mail del membro dell'azienda di destinazione. Apparirà un elenco di voci corrispondenti che le consentiranno di selezionare il membro di sua scelta.
   
   Nota: solo i membri dell'azienda configurati con un numero di interno possono essere selezionati come destinazione dell'overflow delle chiamate.
8. Se è selezionato il prompt vocale , selezioni il prompt vocale configurato per impostazione predefinita, oppure un prompt vocale personalizzato, se disponibile: veda l'articolo: Personalizzare i messaggi vocali.
9. Clicchi su Applica.

Personalizzazione dei messaggi vocali per l'overflow delle chiamate sulla posta vocale

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi, clicchi sul gruppo di manager/assistenti di destinazione e selezioni la scheda Messaggi vocali.
2. Dal pannello di configurazione dei messaggi vocali, clicchi su Sfoglia e selezioni il file wav da caricare.
3. Nel campo Messaggio vocale, selezioni il tipo di messaggio vocale.
4. Clicchi su Carica.
   Il messaggio vocale personalizzato viene visualizzato nell'elenco con il tipo personalizzato e lo stato attivo ().

Limitare le chiamate pubbliche in entrata per un gruppo di manager/assistenti

1. Dalla finestra di gestione del gruppo, clicchi sul gruppo manager/assistente di destinazione e selezioni la scheda Blacklist.
2. Inserisca il numero pubblico da bloccare con il codice del Paese (ad esempio, per la Francia, 0033 o +33 seguito dal numero, senza lo zero iniziale) e clicchi su Aggiungi.
   Il numero pubblico viene aggiunto all'elenco.
   Dall'elenco, può modificare o eliminare un numero pubblico.

Eliminazione di un gruppo di manager/assistenti

1. Dalla finestra di gestione dei gruppi, clicchi su davanti al gruppo manager/assistente di destinazione e selezioni Rimuovi gruppo.
2. Clicchi su Rimuovi.
   Il gruppo manager/assistente viene eliminato dall'elenco dei gruppi.