Configurare i servizi di accoglienza

La configurazione dei servizi di benvenuto viene effettuata dalla finestra di gestione dei servizi di benvenuto.

È possibile configurare uno o più servizi di benvenuto per un'azienda. Ciascun servizio di benvenuto è associato a un numero pubblico e dispone di un proprio calendario degli orari di apertura e chiusura, con la possibilità di:

• Per gli orari di apertura:

  • Configurare gli orari di apertura per ciascun giorno della settimana e per date specifiche del calendario: si veda: Configurazione di un calendario degli orari di apertura.

    Nota:

    • Gli orari di apertura relativi a date specifiche prevalgono su quelli definiti per i giorni feriali.
    • Il fuso orario definito per l’azienda nella scheda Informazioni applica ai servizi di benvenuto e al calendario degli orari di apertura. Il fuso orario selezionato viene visualizzato nella scheda Orari di apertura.
  • Configurare un messaggio vocale di benvenuto caricando un file audio (formato wav) in Rainbow (operazione obbligatoria): consultare l’articolo: Personalizzare i messaggi vocali
    Per impostazione predefinita, in Rainbow non è configurato alcun messaggio vocale di benvenuto predefinito.
  • Sostituisca il messaggio vocale predefinito relativo agli orari di chiusura con un messaggio vocale personalizzato: consulti l’articolo: Personalizzare i messaggi vocali.
  • Associare una destinazione, che possa essere un membro dell’azienda, un gruppo di chiamata (con o senza coda di attesa) o un Attendant automatico: si veda: Creazione di un servizio di benvenuto.
    I servizi di benvenuto possono fungere da punti di accesso ai centralini automatici. Sono identici ai servizi di benvenuto configurati per un’azienda, ad eccezione degli orari di apertura, per i quali la destinazione sarà sempre l’Attendant automatico.
• Per gli orari di chiusura:

  • Associare una destinazione utilizzando una delle seguenti opzioni:

    • Il calendario predefinito, in cui tutti gli orari di chiusura hanno la stessa destinazione. La destinazione può essere il messaggio vocale relativo agli orari di chiusura, un membro dell’azienda, un gruppo di chiamata (con o senza coda di attesa), un numero esterno o un operatore automatico: si veda: Creazione di un servizio di benvenuto.
    • Un calendario specifico in cui i periodi di chiusura (fasce orarie e/o giorni specifici) hanno una propria destinazione. Le destinazioni possono essere solo messaggi vocali personalizzati: si veda: Configurazione di un calendario specifico per gli orari di chiusura.
    Nota: una volta configurato, il calendario specifico ha la precedenza sul calendario predefinito.

• Se il servizio di benvenuto è in stato attivo, chiuda manualmente il servizio di benvenuto: veda: Chiusura manuale di un servizio di benvenuto.

  Nota: quando il servizio di benvenuto viene chiuso manualmente, il calendario predefinito ha la precedenza sul calendario specifico per quanto riguarda gli orari di chiusura.
• Analizzi l’attività del servizio di benvenuto (ad es. numero di chiamate in entrata ricevute, instradate, ...) tramite il menu Analisi.

Quando viene effettuata una chiamata al numero pubblico associato a un servizio di benvenuto, il messaggio vocale di benvenuto viene sempre riprodotto una sola volta, dopodiché:

• Se il servizio di benvenuto è attivo, la chiamata viene inoltrata alla destinazione durante l’orario di apertura
• Se il servizio di benvenuto è in stato di chiusura, la chiamata viene inoltrata alla destinazione per gli orari di chiusura

Come accedere alla finestra di gestione del servizio di benvenuto

1. Dall’applicazione Rainbow, clicchi su Gestisci la Sua azienda nel pannello di sinistra.
2. Nel pannello LA MIA AZIENDA, clicchi sul nome della Sua azienda.
3. Nel pannello di sinistra, clicchi su “Comunicazione”.
4. Nella parte destra della finestra, clicchi sulla scheda “Servizi di accoglienza ”.

Creazione di un calendario degli orari di apertura

1. Dalla finestra di gestione dell’accoglienza, clicchi su Calendario, quindi su Crea nella parte superiore del pannello di destra.

2. Inserisca il nome del calendario degli orari di apertura e faccia clic su “Crea”.

   Nota: il nuovo calendario degli orari di apertura viene creato e può essere completato per ogni giorno della settimana e per date specifiche del calendario: si veda: Configurazione di un calendario degli orari di apertura.

Configurazione di un calendario degli orari di apertura

1. Dalla finestra di gestione dell’accoglienza, fare clic su Calendario e selezionare il calendario degli orari di apertura desiderato.
2. Selezionare la casella di controllo Aperto e configurare uno o più intervalli di orari di apertura utilizzando il pulsante +, oppure selezionare la casella di controllo Aperto 24 ore su 24.
3. Per date specifiche del calendario, fare clic su “Giorni specifici” nella parte superiore del pannello di destra.
4. Fare clic su “Aggiungi data”, modificare la data (viene proposta la data corrente) e configurare uno o più intervalli di orari di apertura utilizzando il pulsante “+”, oppure selezionare la casella di controllo “Aperto 24 ore su 24 ”.
5. Fare clic su “Applica”.

Creazione di un servizio di accoglienza

1. Dalla finestra di gestione dell’accoglienza, fare clic su “Accoglienza”, quindi su “Crea” nella parte superiore del pannello di destra.

2. Verifichi/modifichi i seguenti parametri:

   Calendario	Selezionare il calendario degli orari di apertura da associare al servizio di accoglienza tra i calendari disponibili elencati
   Nome	Inserisca il nome del servizio di accoglienza
   Numero pubblico	Selezioni il numero pubblico da associare al servizio di accoglienza tra i numeri disponibili elencati
   Orari di apertura	Selezioni la destinazione da associare agli orari di apertura
   Direttamente alla segreteria telefonica	Quando si seleziona questa opzione, tutte le chiamate in entrata ricevute durante l’orario di apertura verranno inoltrate direttamente alla segreteria telefonica della destinazione (ad es. un dipendente dell’azienda, un gruppo di chiamata)
   Orari di chiusura	Selezionare la destinazione da associare agli orari di chiusura
   Direttamente alla segreteria telefonica	Quando si seleziona questa opzione, tutte le chiamate in entrata ricevute durante gli orari di chiusura verranno inoltrate direttamente alla segreteria telefonica della destinazione (ad es. un dipendente dell’azienda, un gruppo di chiamata)

3. Fare clic su Applica.
   Il servizio di benvenuto viene creato e visualizzato nell’elenco dei servizi con il numero pubblico, la destinazione per gli orari di apertura e il calendario degli orari di apertura.

Configurazione di un calendario specifico per gli orari di chiusura

Questa operazione può essere eseguita solo quando:

• Il servizio di benvenuto è stato creato

• I messaggi vocali personalizzati, da riprodurre durante gli orari di chiusura, siano stati configurati per il servizio di benvenuto: si veda l’articolo Personalizzare i messaggi vocali

  Nota: per un servizio di benvenuto è possibile configurare un massimo di dieci messaggi vocali personalizzati.

Per configurare un calendario specifico per gli orari di chiusura:

1. Dalla finestra di gestione dei servizi di benvenuto, fare clic su “Benvenuto”, quindi sul servizio di benvenuto di destinazione.

2. Nel campo Destinazioni personalizzate, fare clic su Modifica.

   Il pulsante "Mostra calendario " consente di accedere al calendario configurato per gli orari di apertura, mentre "Personalizza messaggi vocali " consente di accedere ai messaggi vocali personalizzati configurati per l’azienda. Se non è stato caricato alcun messaggio vocale personalizzato per l’azienda, verrà visualizzato un messaggio.

3. Nella finestra " Fasce orarie ", configuri una o più fasce orarie di chiusura utilizzando il pulsante "Aggiungi ":

   • Per ciascuna fascia oraria, selezionare l’ora di inizio e di fine, i giorni di riferimento e il messaggio vocale personalizzato da riprodurre.

     Nota: è possibile configurare un massimo di cinque fasce orarie per gli orari di chiusura.
   • Selezionare l’ordine di esecuzione delle fasce orarie utilizzando le frecce su e giù

4. Per date specifiche del calendario, nella finestra «Giorni specifici», fare clic sul pulsante «Aggiungi», selezionare l’ora di inizio e di fine, modificare la data (viene proposta la data corrente) e selezionare il messaggio vocale personalizzato da riprodurre.

   Nota: è possibile configurare un massimo di dieci giorni specifici per gli orari di chiusura.
5. Fare clic su Applica per confermare la configurazione.
   Esempio di configurazione:

6. Fare clic sull’icona a forma di croce in alto a destra per chiudere la finestra.

   Viene visualizzato il messaggio “Sono state definite alcune destinazioni personalizzate” per il servizio di benvenuto.

Chiusura manuale di un servizio di benvenuto

1. Dalla finestra di gestione dei servizi di benvenuto, fare clic su “Benvenuto”.
2. Posizionare il mouse sul servizio di benvenuto di destinazione in stato "Aperto ", fare clic su " " e selezionare "Chiudi il servizio di benvenuto".
   Viene visualizzato un messaggio di conferma.
3. Fare clic su “Continua”.
   Lo stato del servizio di benvenuto passa a “Chiuso”.

Eliminazione di un servizio di benvenuto

1. Dalla finestra di gestione dei servizi di benvenuto, fare clic su "Benvenuto".
2. Posizionare il cursore del mouse sul servizio di benvenuto desiderato, fare clic su e selezionare Rimuovi servizio.
   Viene visualizzato un messaggio di conferma.
3. Fare clic su " Rimuovi".
   Il servizio di benvenuto viene eliminato dall’elenco dei servizi.