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Lorsqu'elle exploite les Services Rainbow, ALE est le soustraitant des données et ne le fait qu'après avoir reçu des instructions du responsable du traitement des données.
Lorsque ALE reçoit l'instruction de traiter une demande du responsable des traitements concernant une personne concernée, cette demande n'est considérée comme valide qu'après avoir été :
- authentifiée (le demandeur est habilité à soumettre une telle demande) par le responsable des traitements,
- validée par le responsable des traitements avant d'être transmise à ALE,
- il est convenu entre ALE et le responsable des traitements que ce dernier n'a pas la possibilité de répondre lui-même à la demande de la personne concernée ; ALE assiste alors uniquement le responsable des traitements,
- l'instruction est conforme aux lois et règlements applicables et,
- ALE est en mesure de traiter la demande (une réponse peut être apportée à la demande).
Droits des personnes
Une personne qui adresse une demande d'accès valide à son responsable des traitements et qui donne ensuite des instructions à ALE dans les conditions énoncées au point 1.2 a le droit.. :
- d'être informée du fait que ALE détient et traite des informations à caractère personnel la concernant ;
- d'obtenir une description des catégories d'informations à caractère personnel traitées, des finalités pour lesquelles elles sont détenues et traitées et des destinataires ou catégories de destinataires auxquels les informations sont, ou peuvent être, divulguées par ALE ;
- d'obtenir la rectification dans les meilleurs délais des informations personnelles inexactes que le contrôleur peut traiter à leur sujet ;
- d'obtenir l'effacement des informations personnelles, de restreindre ou de s'opposer au traitement pour certains motifs légaux, ainsi que leur droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données ;
- de recevoir du contrôleur des informations personnelles les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces informations à un autre contrôleur, si certains motifs s'appliquent....
Processus
Réception d'une demande d'accès.
- Si ALE reçoit une demande de la part d'un individu, ALE fera des efforts raisonnables pour identifier le responsable des traitements de cet individu et redirigera la demande vers le responsable des traitements.
- Le responsable des traitements doit envoyer une demande valide au Bureau de la protection des données de ALE à dataprivacy@al-enterprise.com dès réception, en indiquant la date à laquelle elle a été reçue, ainsi que toute autre information susceptible d'aider le Bureau de la protection des données de ALE à traiter la demande.
- La demande doit être faite par écrit (a), y compris par courrier électronique.
- ALE doit répondre à une demande valide dans un délai de quarante (40) jours calendaires (ou tout délai plus court stipulé par la législation locale) à compter de la réception de cette demande.
- (a) Sauf si la loi locale sur la protection des données prévoit qu'une demande orale peut être faite, auquel cas ALE documentera la demande et en fournira une copie à l'auteur de la demande avant d'y donner suite.
Recherche de ALE et réponse
- Le Bureau de la protection des données de ALE effectuera une recherche dans tous les fichiers électroniques et papier pertinents.
- Le Bureau de la protection des données de ALE peut soumettre tout cas complexe au délégué à la protection des données (DPD) pour avis, en particulier lorsque la demande comprend des informations relatives à des tiers ou lorsque la divulgation d'informations personnelles peut porter atteinte à la confidentialité commerciale ou à une procédure judiciaire.
- Les informations demandées seront rassemblées par le Bureau de la protection des données de ALE dans un format facilement compréhensible (les codes internes ou les numéros d'identification utilisés à ALE qui correspondent à des informations personnelles doivent être traduits avant d'être divulgués). Une lettre d'accompagnement sera préparée par le Bureau de la protection des données de ALE et contiendra les informations à fournir en réponse à une demande d'accès.
- Lorsque la fourniture des informations sous une forme permanente n'est pas possible ou impliquerait des efforts disproportionnés, il n'y a pas d'obligation de fournir une copie permanente des informations. Les autres informations visées au point 2.1 ci-dessus doivent néanmoins être fournies. Dans ce cas, la personne peut se voir offrir la possibilité d'accéder à l'information par inspection ou de recevoir l'information sous une autre forme.