Configurer un Attendant automatisé

language Cet article a été traduit automatiquement. Consulter la version de référence en anglais.

Présentation de l'Automated Attendant

La configuration des Automated Attendant s'effectue à partir de la fenêtre de gestion des Automated Attendant.

L'Automated Attendant (AA) est associé à un numéro public et à un menu racine de l'AA fournissant des options pour la gestion des appels : voir : Créer un Automated Attendant.

Le menu racine du standard automatique contient 10 entrées configurables. Chaque entrée est associée à une touche de téléphone (chiffres de 0 à 9) et à une destination pour l'appel. La destination peut être soit un groupe d'appel, soit un membre de l'entreprise, selon la configuration : voir : Configuration des entrées du menu AA racine.

Les sous-menus AA peuvent être configurés et utilisés comme destinations dans le menu AA racine. Ces sous-menus AA ont les mêmes propriétés que le menu AA racine et peuvent également être utilisés comme destinations d'autres sous-menus AA : voir : Configuration des sous-menus AA dans l'Automated Attendant.

Des invites vocales par défaut sont disponibles pour l'Automated Attendant. Chaque menu AA (racine et sous-menus) possède son propre ensemble d'invites vocales prédéfinies. Ils sont lus aux appelants lorsqu'ils accèdent à l'Automated Attendant. Des messages vocaux personnalisés au format wav peuvent également être téléchargés pour remplacer les messages par défaut : voir : Personnaliser les messages vocaux de l'Automated Attendant.

Un service d'accueil peut être le point d'entrée de l'Automated Attendant. Il fournit un calendrier des heures d'ouverture et de fermeture. Lorsque le numéro public associé à l'Automated Attendant est appelé, le message vocal de bienvenue du service d'accueil est lu une fois, puis une autre :

• Si le service d'accueil est ouvert, l'appel est envoyé au menu principal de l'Automated Attendant.
• Si le service d'accueil est fermé, l'appel est envoyé à la destination des heures de fermeture.

Pour définir un service d'accueil comme point d'entrée pour l'Automated Attendant : voir : https://help.openrainbow.com/hc/articles/21402815841810.

Une entrée supplémentaire, non configurable, est prévue pour les appels qui connaissent le numéro du poste qu'ils veulent appeler : Ils appuient sur la touche étoile (*) et saisissent le numéro du poste suivi d'un dièse (#). Trois messages vocaux dédiés présentant cette option sont systématiquement lus aux appelants lorsqu'ils accèdent à l'Automated Attendant. Si vous ne souhaitez pas que cette option soit proposée, chargez des fichiers vides pour remplacer ces trois invites vocales par défaut : voir : Personnalisation des invites vocales de l'Automated Attendant.

Schéma de l'Automated Attendant :

Conditions préalables: Les paramètres suivants doivent être déclarés dans le Cloud PBX :

• Numéros publics (chemin d'accès : Communication > Numéros publics)
• Membres de l'entreprise (chemin d'accès : Membres)
• Groupes d appels (chemin d accès : Communication > Groupes).
• Calendriers des heures d'ouverture lorsque des services d'accueil sont associés aux Automated Attendant (chemin d'accès : Communication > Services d'accueil > Calendrier).

Accéder à la fenêtre de gestion des Automated Attendant

1. Depuis l'application Rainbow, cliquez sur Gérer votre entreprise dans le panneau de gauche.
2. Dans le panneau MA SOCIETE, cliquez sur le nom de votre société.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez surCommunication.
4. Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez sur l'onglet Services d'accueil, puis sur l'onglet Attendant.

Création d'un Attendant automatisé

Pour créer un Attendant automatisé dans un Cloud PBX :

1. Dans la fenêtre de gestion de l'Automated Attendant, cliquez sur Créer.
2. Examinez/modifiez les paramètres suivants :

   Nom	Saisissez le nom de l'Automated Attendant.
   Description	Si nécessaire, entrez une description
   Numéro public	Sélectionnez le numéro public à associer à l'Automated Attendant parmi la liste des numéros disponibles.
   Menus avec invite vocale unique	Cochez cette case si une seule invite vocale personnalisée doit remplacer la série d'invites vocales prédéfinies lues pour les menus de l'assistant automatique.
   Débordement d'appels	En option, cochez cette case pour configurer le type de destination du débordement des appels en cas d'occupation ou de non-réponse. Remarque: Si l'option Membre est sélectionnée, seuls les membres de l'entreprise configurés avec un numéro de poste peuvent être sélectionnés comme destination du débordement d'appel.

3. Cliquez sur Appliquer.
   L'Automated Attendant est créé et affiché dans la liste de services (par exemple, AA2). Le menu AA racine créé avec l'Automated Attendant est indiqué dans la colonne Destination information (le nom par défaut est Menu 1).

Configuration des entrées du menu AA racine

Cette opération permet de définir la destination de chaque entrée du menu AA racine.

1. Dans la fenêtre de gestion de l'Automated Attendant, cliquez sur l'Automated Attendant cible pour modifier les entrées du menu AA racine.
2. Si nécessaire, modifiez le nom et entrez une description (facultatif).
   
   Remarque: le champ Profondeur indique le niveau du menu dans l'Automated Attendant (1 pour le menu AA racine).
3. Pour chaque entrée du menu AA, cliquez sur le chiffre cible et configurez sa destination :
   1. Sélectionnez le type de destination: Membre, Groupe d'appel, menu de l'Automated Attendant, Accueil ou Groupe d'appel avec file d'attente.
   2. Si Membre est sélectionné, entrez le nom du membre de l'entreprise dans le champ correspondant.
      Le numéro de poste interne du membre de l'entreprise sélectionné s'affiche.
   3. Si l'option Groupe d'appels ou Groupe d'appels avec file d'attente est sélectionnée, sélectionnez le groupe d'appels parmi la liste des groupes d'appels disponibles.
      Le numéro de poste interne du groupe d'appels sélectionné s'affiche.
   4. Si le menu Automated Attendant est sélectionné, sélectionnez le sous-menu AA cible : voir : Ajouter le sous-menu AA comme destination d'un menu AA parent.
   5. SiWelcome est sélectionné, sélectionnez le service de bienvenue parmi les services de bienvenue répertoriés.
   6. Cliquez sur Appliquer.
      La destination est affichée dans l'entrée du menu cible.
4. Une fois que les entrées du menu AA racine ont été configuréescliquez sur Appliquer.

Configuration des sous-menus AA dans l'Automated Attendant

Un sous-menu AA peut être configuré comme destination d'un menu AA parent (menu AA racine ou autre sous-menu AA une fois configuré).

La configuration des sous-menus AA se fait en deux étapes :

1. Création du sous-menu AA dans l'Automated Attendant
2. Ajout du sous-menu AA en tant que destination d'un menu AA parent.

Création du sous-menu AA dans l'Automated Attendant

1. Dans la fenêtre de gestion de l'Automated Attendant, cliquez sur l'Automated Attendant cible et sélectionnez Créer un menu.
2. Dans le champ Nom, modifiez le nom du sous-menu AA, si nécessaire.
3. Si nécessaire, entrez une description.
4. Cliquez sur Créer.
5. Pour chaque entrée de sous-menu AA, cliquez sur le chiffre cible et configurez sa destination. Pour plus de détails, voir l'étape 3 de la procédure : Configurer les entrées du menu AA racine.
6. Une fois les entrées du sous-menu AA configurées, cliquez sur Appliquer.

Pour afficher la liste de tous les sous-menus AA configurés dans l'Automated Attendant :

1. Dans la fenêtre de gestion de l'Automated Attendant, cliquez sur l'Automated Attendant cible.
2. Cliquez sur le lien en haut à gauche de la fenêtre.
   Le champ Profondeur indique le niveau des sous-menus AA dans l'Automated Attendant. Dans l'exemple ci-dessus :
   • Le sous-menu 1 se trouve au niveau 2 de l'Automated Attendant. Il est configuré comme destination dans le menu 1, qui est le menu AA racine (niveau 1).
   • Le sous-menu 2 est défini comme orphelin dans l'Automated Attendant car il n'est pas utilisé comme destination du menu 1 ou du sous-menu 1.

Ajout du sous-menu AA comme destination d'un menu AA parent

1. Dans la fenêtre de gestion de l'Automated Attendant, cliquez sur l'Automated Attendant cible et sélectionnez le menu AA parent (menu AA racine ou autre sous-menu AA) dans le champ Menu.
2. Cliquez sur le chiffre cible et ajoutez le sous-menu AA comme destination :
   1. Définissez le type de destination sur Menu de l'Automated Attendant.
   2. Dans le menu Suivant, sélectionnez le sous-menu AA parmi les sous-menus AA disponibles.
      Les règles suivantes s'appliquent lors de la sélection du sous-menu AA :
      • Un sous-menu AA déjà utilisé ne peut pas être réutilisé.
      • Si le menu AA parent est un sous-menu de niveau 2, le menu AA suivant peut être soit le menu AA racine, soit un sous-menu de niveau 3.
      • Si le menu AA parent est un sous-menu de niveau 3, le menu AA suivant ne peut être que le sous-menu de niveau 2 correspondant.
      • L'Automated Attendant ne peut avoir que trois menus AA consécutifs.
   3. Cliquez sur Appliquer.
      Le sous-menu AA est affiché dans l'entrée de menu cible.
      Remarque : son nom est cliquable : Il permet d'accéder à la fenêtre de configuration de l'entrée de menu.
3. Cliquez sur Appliquer pour valider la modification.

Dans la liste de tous les sous-menus AA configurés dans l'Automated Attendant, le sous-menu AA(Sous-menu 2 dans l'exemple ci-dessous) est désormais associé au menu parent : Il n'apparaît plus comme Orphelin.

Personnalisation des invites vocales de l'assistant automatisé.

Une liste de messages vocaux prédéfinis est disponible lorsqu'un assistant automatisé est créé dans le Cloud PBX. Les messages vocaux prédéfinis sont les suivants

• Un menu d'accueil lu aux appelants lorsqu'ils accèdent à l'assistant automatisé.
• Pour chaque entrée (touche de 0 à 9) configurée dans le menu AA, deux invites vocales sont combinées et lues aux appelants :
  • latouche * pressée lit le numéro de la touche
    
  • touche * action lit le nom de la destination associée à la touche *, par exemple Marketing, Ventes ou Assistance technique.
  Exemple: Les invites vocales menu_key_3_press et menu_key_3_action lisent successivement "Appuyez sur 3 pour" et "Support technique".
• Les messages vocaux associés à l'option étoile (*) avec :
  • Les invites vocales combinées touche * presse et touche * action jouent successivement "Appuyez sur étoile pour vous connecter à un poste"
    
  • Entrer le poste joue les instructions pour entrer un numéro de poste
    
  • Le message "Poste invalide " n'est lu que si le numéro de poste saisi n'est pas valide.
• Un message vocal de sortie est lu aux appelants lorsqu'ils quittent l'Automated Attendant.

Si l'option Menus avec une seule invite vocale a été sélectionnée lors de la création de l'Automated Attendant, seules les invites vocales d'accueil du menu et de sortie sont disponibles. L'invite vocale d'accueil du menu peut être personnalisée pour remplacer toutes les invites vocales répertoriées ci-dessus, à l'exception de l'invite vocale de sortie.

Utilisation des invites vocales dans l'Attendant automatisé :

Pour chaque menu AA configuré dans l'Attendant automatisé, vous pouvez :

• Télécharger des invites vocales pour les lire en local.
• personnaliser les messages vocaux avec vos propres messages
• revenir aux messages prédéfinis par défaut.

Pour personnaliser les messages vocaux prédéfinis d'un menu AA : voir : Personnaliser les messages vocaux.