Configurer les groupes de gestionnaires/assistants

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Le groupe manager/assistant est composé d'un manager et d'un ou plusieurs assistants.

Chaque groupe manager/assistant a son propre numéro interne, son numéro externe (DDI) et sa messagerie vocale où :

• Le numéro interne et le numéro externe sont utilisés pour appeler le manager.
• La messagerie vocale, partagée entre le manager et les assistants, est utilisée comme destination pour le débordement des appels en cas d'occupation ou de non-réponse.

Le directeur peut :

• Activer la délégation : le manager ne reçoit plus d'appels téléphoniques : ils sont traités par les assistants disponibles dans le groupe.
  
  Remarque: la délégation peut être activée même s'il n'y a pas d'assistant disponible dans le groupe.
• Superviser le statut de tous les assistants
• En cas de débordement d'appels sur la messagerie vocale, écoutez les messages vocaux quittés par les appels
• Désactiver la délégation : le gestionnaire reçoit les appels téléphoniques et y répond.

Chaque assistant peut

• Activer la délégation : l'assistant traite les appels entrants du manager pour son compte, avec la possibilité de renvoyer les appels, si nécessaire.
• Superviser le statut du manager
• Activer ou désactiver la délégation du manager
• Si elle est configurée, annuler le renvoi d'appel du directeur.
• En cas de débordement d'appels sur la messagerie vocale, écouter les messages vocaux quittés par les appels
• Désactiver la délégation : l'assistant ne reçoit plus les appels téléphoniques entrants pour le manager

La distribution des appels dans le groupe manager/assistant est basée sur une recherche en série : la recherche démarre avec le manager, et se poursuit avec les assistants dans l'ordre dans lequel ils sont répertoriés dans le groupe.

Par défaut, la recherche du manager dans l'annuaire (par nom ou prénom) renvoie deux résultats : le profil du manager dans la société et le groupe manager/assistant. Pour ne conserver que le groupe de managers/assistants comme résultat, la visibilité du profil de manager dans l'entreprise doit être réglée sur Aucun ( ongletInformations dans les paramètres du profil de manager).

Les règles suivantes s'appliquent lors de la configuration des groupes de gestionnaires/assistants :

• Un membre ne peut pas être à la fois manager dans un groupe et assistant dans un autre groupe
• Un membre ne peut pas être manager dans plusieurs groupes de managers/assistants.
• Un membre peut être assistant dans plusieurs groupes de gestionnaires/assistants.

La configuration des groupes de managers/assistants s'effectue à partir de la fenêtre de gestion des groupes.

Dans la fenêtre de gestion des groupes, vous pouvez

• accorder au manager et aux assistants le droit de gérer les paramètres du groupe (c'est-à-dire le rôle d'administrateur)
• Gérer la destination du débordement des appels sur occupation et sur non-réponse. La destination peut être un membre de l'entreprise, un groupe d'appels, un numéro interne ou public, un message vocal, un Automated Attendant ou une messagerie vocale.
• Autoriser/interdire au dernier assistant présent dans le groupe manager/assistant de ne plus traiter les appels entrants du manager (c.-à-d. en décochant la case Je suis disponible ).
  
  Note: Lorsque l'interdiction est appliquée et que le dernier assistant présent dans le groupe manager/assistant décoche la case Je suis disponible, la case passe en mode inactif à l'écran (c.-à-d. couleur grise avec symbole de croix) et revient automatiquement en mode actif (c.-à-d. couleur bleue avec symbole de coche).
• Configurer l'enregistrement des appels pour le groupe manager/assistant
• Personnaliser les appels vocaux lorsque la destination de l'appel en débordement sur occupation ou sans réponse est une messagerie vocale
  
  Avertissement : Les messages vocaux par défaut ne peuvent pas être téléchargés pour être archivés. Après la personnalisation, il n'est plus possible de revenir aux messages vocaux par défaut.
• Analysez l'activité du groupe de managers/assistants et de ses membres (nombre d'appels entrants, nombre d'appels pris, durée des appels) sur différentes périodes (hier, 7 derniers jours, 28 derniers jours) avec la possibilité de télécharger les rapports d'activité dans un fichier csv. Par défaut, le rapport d'activité du groupe est activé et le rapport d'activité des membres est désactivé.
• Limitez les appels publics entrants pour le groupe de responsables/assistants en gérant une liste de numéros publics bloqués.

Tout membre de l'entreprise disposant d'un numéro de poste interne et d'un appareil téléphonique peut être configuré en tant que manager ou assistant.

Accéder à la fenêtre de gestion des groupes

1. A partir de l'application Rainbow, cliquez sur Gérer votre entreprise dans le panneau de gauche.
2. Dans le panneau MA SOCIETE, cliquez sur le nom de votre société.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Communication.
4. Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez sur l'onglet Groupes.

Création d'un groupe de gestionnaires/assistants

1. Dans la fenêtre de gestion des groupes, cliquez sur Créer.
2. Examinez/modifiez les paramètres suivants :

   Nom	Saisissez le prénom et le nom du gestionnaire
   Type	Sélectionnez le groupement d'appels
   Sous-type	Sélectionnez Manager / Assistant
   Distribution	Configurez la temporisation pour le débordement vers un autre assistant du groupe (10 secondes par défaut)
   Numéro interne	Sélectionnez le numéro d'extension interne du manager parmi les numéros disponibles.
   Numéro public	Sélectionnez le numéro public du responsable parmi les numéros publics disponibles.

3. En option, cochez la case Verrouiller le dernier membre (pas de groupe vide) pour interdire au dernier assistant présent dans le groupe manager/assistant de cesser de traiter les appels entrants du manager.
4. Cliquez sur Suivant.
   La fenêtre de configuration des membres s'ouvre.
5. Pour ajouter le manager, saisissez les premières lettres de son nom ou de son adresse e-mail. Une liste d'entrées correspondantes apparaît, vous permettant de sélectionner le membre de votre choix.
6. Pour ajouter des assistants, entrez les premières lettres de leur nom ou leur adresse e-mail. Une liste d'entrées correspondantes apparaît, vous permettant de sélectionner le membre de votre choix.
7. Cliquez sur Appliquer.
   Le groupe de gestionnaires/assistants est créé et s'affiche dans la liste des groupes.

Gestion d'un groupe de gestionnaires/assistants

1. Dans la fenêtre de gestion des groupes, cliquez sur le groupe manager/assistant cible et sélectionnez l'onglet Membres.
2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Pour accorder à un gestionnaire ou à un assistant le droit de gérer les paramètres du groupe : dans la colonne Rôles, cliquez sur la flèche vers le bas devant le membre cible et sélectionnez Gestionnaire & Administrateur ou Assistant & Administrateur.
   • Pour supprimer un assistant (le manager ne peut pas être supprimé) : cliquez sur en face de l'assistant concerné.
   • Pour ajouter un assistant : saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail du membre et sélectionnez le membre de votre choix dans la liste des entrées correspondantes.
3. Sélectionnez l'onglet Informations.
4. En option, cochez la case Verrouiller le dernier membre (pas de groupe vide) pour interdire au dernier assistant présent dans le groupe manager/assistant de cesser de traiter les appels entrants du manager.
5. Dans le champ Activer l'enregistrement des appels , sélectionnez les appels qui seront enregistrés : Tous les appels, Appels externes uniquement, ou Appels internes uniquement, ou sélectionnez Aucun pour désactiver l'enregistrement des appels pour le groupe manager/assistant.
6. Configurez le type de destination du débordement des appels sur occupation et sans réponse.
7. Si Membre est sélectionné, entrez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail du membre de l'entreprise cible. Une liste d'entrées correspondantes s'affiche, vous permettant de sélectionner le membre de votre choix.
   
   Remarque: Seuls les membres de l'entreprise configurés avec un numéro de poste peuvent être sélectionnés comme destination du débordement d'appel.
8. Si l'option Invite vocale est sélectionnée, choisissez soit l'invite vocale configurée par défaut, soit une invite vocale personnalisée si elle est disponible : voir l'article : Personnaliser les messages vocaux.
9. Cliquez sur Appliquer.

Personnalisation des invites vocales pour le débordement d'appels sur la messagerie vocale

1. Dans la fenêtre de gestion des groupes, cliquez sur le groupe de gestionnaires/assistants cible et sélectionnez l'onglet Messages vocaux.
2. Dans le panneau de configuration de l'invite vocale, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier wav à télécharger.
3. Dans le champ Invite vocale, sélectionnez le type d'invite vocale.
4. Cliquez sur Upload.
   L'invite vocale personnalisée s'affiche dans la liste avec le type personnalisé et l'état actif ().

Limiter les appels publics entrants pour un groupe de managers/assistants

1. Dans la fenêtre de gestion des groupes, cliquez sur le groupe de managers/assistants cible et sélectionnez l'onglet Liste noire.
2. Saisissez le numéro public à bloquer avec l'indicatif du pays (par exemple, pour la France, 0033 ou +33 suivi du numéro, sans le zéro initial) et cliquez sur Ajouter.
   Le numéro public est ajouté à la liste.
   Dans la liste, vous pouvez modifier ou supprimer un numéro public.

Suppression d'un groupe de gestionnaires/assistants

1. Dans la fenêtre de gestion des groupes, cliquez sur en face du groupe de gestionnaires/assistants cible et sélectionnez Supprimer le groupe.
2. Cliquez sur Supprimer.
   Le groupe de gestionnaires/assistants est supprimé de la liste des groupes.