Configurer les services d'accueil

La configuration des services d’accueil s’effectue à partir de la fenêtre de gestion des services d’accueil.

Un ou plusieurs services d'accueil peuvent être configurés pour une entreprise. Chaque service d'accueil est associé à un numéro public et dispose de son propre calendrier d'heures d'ouverture et de fermeture, avec la possibilité de :

• Pour les horaires d’ouverture:

  • Configurer les horaires d’ouverture pour chaque jour de la semaine et pour des dates spécifiques du calendrier : voir : Configuration d’un calendrier des horaires d’ouverture.

    Remarque:

    • Les horaires d’ouverture des dates spécifiques prévalent sur ceux définis pour les jours de la semaine.
    • Le fuseau horaire défini pour l’entreprise dans l’onglet « Informations »applique aux services d’accueil et au calendrier des horaires d’ouverture. Le fuseau horaire sélectionné s’affiche dans l’onglet « Horaires d’ouverture ».
  • Configurez un message d’accueil vocal en téléchargeant un fichier audio (format wav) dans Rainbow (opération obligatoire) : voir l’article : Personnaliser les messages vocaux
    Par défaut, aucun message d’accueil vocal prédéfini n’est configuré dans Rainbow.
  • Remplacez le message d'accueil par défaut pour les heures de fermeture par un message personnalisé : voir l'article : Personnaliser les messages vocaux.
  • Associez une destination, qu’il s’agisse d’un collaborateur de l’entreprise, d’un groupe d’appel (avec ou sans file d’attente) ou d’un Attendant automatique : voir : Créer un service d’accueil.
    Les services d’accueil peuvent servir de points d’entrée vers les Attendants automatisés. Ils sont identiques aux services d’accueil configurés pour une entreprise, à l’exception des heures d’ouverture, pour lesquelles la destination sera toujours l’Attendant automatisé.
• Pour les heures de fermeture:

  • Associez une destination en utilisant l’une des options suivantes :

    • Le calendrier par défaut, dans lequel toutes les heures de fermeture ont la même destination. La destination peut être soit le message vocal pour les heures de fermeture, soit un membre de l’entreprise, soit un groupe d’appel (avec ou sans file d’attente), soit un numéro externe, soit un standard automatique : voir : Création d’un service d’accueil.
    • Un calendrier spécifique dans lequel les périodes de fermeture (plages horaires et/ou jours spécifiques) ont leur propre destination. Les destinations ne peuvent être que des messages vocaux personnalisés : voir : Configuration d’un calendrier spécifique pour les heures de fermeture.
    Remarque: une fois configuré, le calendrier spécifique remplace le calendrier par défaut.

• Si le service d’accueil est à l’état « ouvert », fermez-le manuellement : voir : Fermeture manuelle d’un service d’accueil.

  Remarque: lorsque le service d’accueil est fermé manuellement, le calendrier par défaut remplace le calendrier spécifique en ce qui concerne les heures de fermeture.
• Analysez l’activité du service d’accueil (par exemple, le nombre d’appels entrants reçus, acheminés, etc.) via le menu « Analytiques ».

Lorsqu’un numéro public associé à un service d’accueil est appelé, la lecture du message d’accueil vocal est toujours effectuée une seule fois, puis :

• Si le service d'accueil est ouvert, l'appel est acheminé vers la destination pendant les heures d'ouverture
• Si le service d’accueil est fermé, l’appel est acheminé vers la destination prévue pour les heures de fermeture

Accéder à la fenêtre de gestion du service d’accueil

1. Depuis l’application Rainbow, cliquez sur « Gérer l’ de votre entreprise » dans le panneau de gauche.
2. Dans le panneau « MON ENTREPRISE », cliquez sur le nom de votre entreprise.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur « Communication ».
4. Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez sur l’onglet « Services d’accueil ».

Création d’un calendrier des horaires d’ouverture

1. Dans la fenêtre de gestion de l’accueil, cliquez sur « Calendrier », puis sur « Créer » en haut du volet de droite.

2. Saisissez le nom du calendrier des horaires d’ouverture, puis cliquez sur «Créer».

   Remarque: le nouveau calendrier des horaires d’ouverture est créé et peut être complété pour chaque jour de la semaine, ainsi que pour des dates spécifiques du calendrier : voir : Configuration d’un calendrier des horaires d’ouverture.

Configuration d’un calendrier des horaires d’ouverture

1. Dans la fenêtre de gestion de l’accueil, cliquez sur « Calendrier » et sélectionnez le calendrier des horaires d’ouverture souhaité.
2. Cochez la case « Ouvert » et configurez une ou plusieurs plages horaires d’ouverture à l’aide du bouton « + », ou cochez la case « Ouvert 24h/24 ».
3. Pour des dates spécifiques du calendrier, cliquez sur « Jours spécifiques » en haut du panneau de droite.
4. Cliquez sur «Ajouter une date», modifiez la date (la date du jour est proposée par défaut), puis configurez une ou plusieurs plages d’horaires d’ouverture à l’aide du bouton «+», ou cochez la case «Ouvert 24h/24 ».
5. Cliquez sur « Appliquer ».

Création d’un service d’accueil

1. Dans la fenêtre de gestion de l’accueil, cliquez sur « Accueil », puis sur « Créer » en haut du panneau de droite.

2. Vérifiez/modifiez les paramètres suivants :

   Calendrier	Sélectionnez le calendrier des horaires d’ouverture à associer au service d’accueil parmi la liste des calendriers disponibles
   Nom	Saisissez le nom du service d’accueil
   Numéro public	Sélectionnez le numéro public à associer au service d'accueil parmi la liste des numéros disponibles
   Horaires d'ouverture	Sélectionnez la destination à associer aux horaires d'ouverture
   Transfert direct vers la messagerie vocale	Lorsque cette option est sélectionnée, tous les appels entrants reçus pendant les heures d'ouverture seront transférés directement vers la messagerie vocale de la destination (par exemple, un collaborateur de l'entreprise, un groupe d'appel)
   Horaire de fermeture	Sélectionnez la destination à associer aux heures de fermeture
   Transfert direct vers la messagerie vocale	Lorsque cette option est sélectionnée, tous les appels entrants reçus pendant les heures de fermeture seront transférés directement vers la messagerie vocale de la destination (par exemple, un collaborateur de l'entreprise, un groupe d'appel)

3. Cliquez sur « Appliquer ».
   Le service d’accueil est créé et s’affiche dans la liste des services avec le numéro public, la destination pour les heures d’ouverture et le calendrier des heures d’ouverture.

Configuration d’un calendrier spécifique pour les heures de fermeture

Cette opération ne peut être effectuée que lorsque :

• Le service d’accueil a été créé

• Les messages vocaux personnalisés, destinés à être lus pendant les heures de fermeture, ont été configurés pour le service d’accueil : voir l’article « Personnaliser les messages vocaux »

  Remarque: il est possible de configurer jusqu’à dix messages vocaux personnalisés pour un service d’accueil.

Pour configurer un calendrier spécifique pour les heures de fermeture :

1. Dans la fenêtre de gestion des messages d’accueil, cliquez sur « Accueil », puis sur le service d’accueil concerné.

2. Dans le champ « Destinations personnalisées », cliquez sur « Modifier ».

   Le bouton « Afficher le calendrier » permet d’accéder au calendrier configuré pour les heures d’ouverture et le bouton « Personnaliser les messages vocaux » permet d’accéder aux messages vocaux personnalisés configurés pour l’entreprise. Un message s’affiche si aucun message vocal personnalisé n’a été téléchargé pour l’entreprise.

3. Dans la fenêtre « Créneaux horaires », configurez un ou plusieurs créneaux de fermeture à l’aide du bouton « Ajouter »:

   • Pour chaque plage horaire, sélectionnez les heures de début et de fin, le ou les jours concernés et le message vocal personnalisé à effectuer la lecture.

     Remarque: vous pouvez configurer jusqu’à cinq créneaux horaires pour les heures de fermeture.
   • Sélectionnez l’ordre d’exécution des plages horaires à l’aide des flèches haut et bas

4. Pour des dates spécifiques du calendrier, dans la fenêtre « Jours spécifiques », cliquez sur le bouton « Ajouter », sélectionnez les heures de début et de fin, modifiez la date (la date du jour est proposée par défaut), puis sélectionnez le message vocal personnalisé pour sa lecture.

   Remarque: vous pouvez configurer jusqu’à dix jours spécifiques pour les heures de fermeture.
5. Cliquez sur « Appliquer » pour valider la configuration.
   Exemple de configuration :

6. Cliquez sur l’icône en forme de croix en haut à droite pour fermer la fenêtre.

   Le message « Certaines destinations personnalisées sont définies » s’affiche pour le service d’accueil.

Fermeture manuelle d’un service d’accueil

1. Dans la fenêtre de gestion des services d’accueil, cliquez sur « Accueil ».
2. Passez votre souris sur le service d’accueil cible en état « Ouvert », cliquez sur « », puis sélectionnez « Fermer le service d’accueil ».
   Un message de confirmation s’affiche.
3. Cliquez sur « Continuer ».
   L'état du service d'accueil passe à « Fermé ».

Suppression d’un service d’accueil

1. Dans la fenêtre de gestion des services d’accueil, cliquez sur « Accueil ».
2. Passez la souris sur le service d’accueil concerné, cliquez sur « », puis sélectionnez « Supprimer le service ».
   Un message de confirmation s’affiche.
3. Cliquez sur « Supprimer ».
   Le service d’accueil est supprimé de la liste des services.