Configurer les services d'accueil

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La configuration des services d'accueil se fait à partir de la fenêtre de gestion de l'accueil.

Un ou plusieurs services d'accueil peuvent être configurés pour une entreprise. Chaque service d'accueil est associé à un numéro public et dispose de son propre calendrier d'heures d'ouverture, avec la possibilité de :

• Configurer les heures d'ouverture pour chaque jour de la semaine, et pour des dates calendaires spécifiques : voir Configuration d'un calendrier d'heures d'ouverture : Configuration d'un calendrier des heures d'ouverture.
  Note:

  • Les heures d'ouverture de dates spécifiques remplacent les heures d'ouverture définies pour les jours de la semaine.
  • Le fuseau horaire défini pour l'entreprise dans l'onglet Informations s'applique aux services d'accueil et au calendrier des heures d'ouverture. Le fuseau horaire sélectionné est affiché dans l'onglet Heures d'ouverture.
• Créez un message vocal d'accueil au format wav pour les heures d'ouverture : voir : Personnaliser les messages vocaux
  Par défaut, il n'y a pas de message vocal d'accueil prédéfini pour les services d'accueil.
• Remplacez l'annonce vocale prédéfinie pour les heures de fermeture par une annonce vocale personnalisée au format wav : voir : Personnaliser les messages vocaux.
• Associez une destination pour les heures d'ouverture, soit un membre de l'entreprise, un groupe d'appels (avec ou sans file d'attente) ou un Automated Attendant : voir : Créer un service d'accueil.
  Les services d'accueil peuvent être des points d'entrée des Automated Attendant. Ils sont identiques aux services d'accueil configurés pour une entreprise, sauf pour les heures d'ouverture, où la destination sera toujours l'Automated Attendant.
• Associez une destination pour les heures de fermeture en utilisant l'une des options suivantes :
  • Le calendrier par défaut dans lequel toutes les heures de fermeture ont la même destination. La destination peut être soit l'invite vocale pour les heures de fermeture, un membre de l'entreprise, un groupe d'appel (avec ou sans file d'attente), un numéro externe ou un préposé automatisé : voir : Créer un service d'accueil.
  • Un calendrier spécifique où les périodes de fermeture (plages horaires et/ou jours spécifiques) ont leur propre destination. Les destinations ne peuvent être que des messages vocaux personnalisés : voir : Configurer un calendrier spécifique pour les heures de fermeture.
  Remarque: Lorsqu'il est configuré, le calendrier spécifique remplace le calendrier par défaut.

• Si le service d'accueil est en état ouvert, fermez manuellement le service d'accueil : voir : Fermer manuellement un service d'accueil.
• Analysez l'activité du service d'accueil (par exemple, le nombre d'appels entrants reçus, acheminés, ...) via le menu Analytiques.

Des invites vocales prédéfinies, communes à tous les services Cloud PBX, peuvent être utilisées par les services de bienvenue. Ils peuvent être remplacés par des messages vocaux personnalisés au format wav : voir : Personnaliser les messages vocaux.

Lorsque le numéro public associé à un service d'accueil est appelé, le message vocal d'accueil est toujours lu une fois, puis :

• Si le service d'accueil est en état ouvert, l'appel est envoyé à la destination pour les heures d'ouverture.
• Si le service d'accueil est fermé, l'appel est envoyé à la destination pour les heures de fermeture.

Accéder à la fenêtre de gestion du service d'accueil

1. Depuis l'application Rainbow, cliquez sur Gérer votre entreprise dans le panneau de gauche.
2. Dans le panneau MA SOCIETE, cliquez sur le nom de votre société.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Communication.
4. Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez sur l'onglet Services d'accueil.

Créer un calendrier des heures d'ouverture

1. Dans la fenêtre de gestion de l'accueil, cliquez sur Calendrier, puis sur Créer en haut du panneau de droite.
2. Saisissez le nom du calendrier des heures d'ouverture et cliquez sur Créer.
   
   Note: Le nouveau calendrier des heures d'ouverture est créé et peut être complété pour chaque jour de la semaine, ainsi que pour des dates calendaires spécifiques : voir : Configuration d'un calendrier des heures d'ouverture.

Configurer un calendrier des heures d'ouverture

1. Dans la fenêtre de gestion de l'accueil, cliquez sur Calendrier et sélectionnez le calendrier des heures d'ouverture cible.
2. Cochez la case Ouvert et configurez une ou plusieurs plages d'heures d'ouverture à l'aide du bouton +, ou cochez la case Ouvert 24/24.
3. Pour des dates spécifiques du calendrier, cliquez sur Jours spécifiques en haut du panneau de droite.
4. Cliquez sur Ajouter une date, modifiez la date (la date actuelle est proposée), et configurez une ou plusieurs plages d'heures d'ouverture à l'aide du bouton +, ou cochez la case Ouvert 24/24.
5. Cliquez sur Appliquer.

Créer un service d'accueil

1. Dans la fenêtre de gestion de l'accueil, cliquez sur Accueil, puis sur Créer en haut du panneau de droite.
2. Passez en revue/modifiez les paramètres suivants :

   Calendrier	Sélectionnez le calendrier des heures d'ouverture à associer au service d'accueil parmi la liste des calendriers disponibles.
   Nom	Saisissez le nom du service d'accueil
   Numéro public	Sélectionnez le numéro public à associer au service d'accueil parmi la liste des numéros disponibles.
   Heures d'ouverture	Sélectionnez la destination à associer aux heures d'ouverture
   Heures de fermeture	Sélectionnez la destination à associer aux heures de fermeture

3. Cliquez sur Appliquer.
   Le service d'accueil est créé et affiché dans la liste des services avec le numéro public, la destination pour les heures d'ouverture et le calendrier des heures d'ouverture.

Configuration d'un calendrier spécifique pour les heures de fermeture

Cette opération ne peut être effectuée que lorsque :

• le service d'accueil a été créé
• Les messages vocaux personnalisés, à lire pour les heures de fermeture, ont été téléchargés.

Pour configurer un calendrier spécifique pour les heures de fermeture :

1. Dans la fenêtre de gestion de l'accueil, cliquez sur Accueil, puis sur le service d'accueil cible.
2. Dans le champ Destinations personnalisées, cliquez sur Modifier.

   Le bouton Afficher le calendrier permet d'accéder au calendrier configuré pour les heures d'ouverture et le bouton Personnaliser les invites vocales permet d'accéder aux invites vocales configurées pour l'entreprise. Un message s'affiche si aucun message vocal personnalisé n'a été téléchargé pour l'entreprise.

3. Dans la fenêtre Créneaux horaires, configurez une ou plusieurs plages d'heures de fermeture à l'aide du bouton Ajouter. Pour chaque plage, sélectionnez les heures de début et de fin, le(s) jour(s) cible(s) et l'invite vocale à lire.
4. Pour des dates calendaires spécifiques, dans la fenêtre Jours spécifiques, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez les heures de début et de fin, modifiez la date (la date du jour est proposée) et sélectionnez l'invite vocale à lire.
5. Cliquez sur Appliquer pour valider la configuration.
6. Cliquez sur la croix en haut à droite pour fermer la fenêtre.

   Le message Certaines destinations personnalisées sont définies s'affiche pour le service d'accueil.

Fermer manuellement un service d'accueil

1. Dans la fenêtre de gestion de l'accueil, cliquez sur Accueil.
2. Déplacez votre souris sur le service d'accueil cible en état Ouvert, cliquez sur , et sélectionnez Fermer le service d'accueil.
   Un message de confirmation s'affiche.
3. Cliquez sur Continuer.
   L'état du service de bienvenue devient Fermé.

Suppression d'un service d'accueil

1. Dans la fenêtre de gestion de l'accueil, cliquez sur Accueil.
2. Déplacez votre souris sur le service de bienvenue cible, cliquez sur, et sélectionnez Supprimer le service.
   Un message de confirmation s'affiche.
3. Cliquez sur Supprimer.
   Le service de bienvenue est supprimé de la liste des services.