Cette fonction est autorisée pour l'utilisateur Rainbow ayant au moins une Business et associé à un dispositif dans le PBX (par exemple un poste distant, un deskphone ou un softphone).
La configuration du système permet de former des groupes manager/assistant, de sorte que les appels du manager peuvent être dirigés vers un ou plusieurs assistants. L'assistant peut ainsi filtrer les appels de son supérieur et ne transférer que les appels utiles.
Un groupe manager/assistant se compose d'un manager et d'un ou plusieurs assistants.
Le manager peut
- Activer la délégation : le manager ne reçoit plus d'appels téléphoniques. Les appels téléphoniques du manager sont gérés par les assistants disponibles dans le groupe. La délégation peut être activée par le manager à condition qu'il y ait au moins un assistant dans le groupe.
- Désactiver la délégation : le manager reçoit et répond aux appels téléphoniques.
- Supervisez le statut de tous les assistants.
- En cas de débordement d'appels sur la messagerie vocale, écoutez les messages vocaux quittés par les appels.
Chaque assistant peut :
- Activer la délégation : l assistant traite les appels entrants du manager pour son compte, avec la possibilité de renvoyer les appels, si nécessaire.
- Désactiver la délégation : l'assistant ne reçoit plus les appels téléphoniques entrants pour le manager.
- Superviser le statut du manager.
- Modifiez leur disponibilité.
- Si configuré, annuler le renvoi d'appels du manager.
- En cas de débordement des appels sur la messagerie vocale, écouter les messages vocaux quittés par les appels.
Agir dans un groupe de supervision manager/assistant en tant que manager
Parcourez la page d'accueil
- Tous les assistants sont répertoriés dans la section "Déléguer les appels " au-dessus de "Conversations récentes".
- Activez ou désactivez la délégation d'appels. Lorsque la délégation d'appel est activée, tous vos appels téléphoniques entrants sont reçus par vos assistants disponibles.
- En plus de l'état de présence Rainbow en temps réel, le numéro de l'assistant disponible est affiché.
-
Ouvrez la fenêtre Délégation d'appel pour dresser la liste de tous les assistants avec leur statut de délégation d'appel : "Disponible" ou "Non disponible".
-
Appelez votre assistant.
Remarque: Le statut de la délégation d'appel ne dépend pas du statut de Rainbow. Un assistant peut être déconnecté de Rainbow mais être disponible sur le téléphone de bureau associé, par exemple. Le statut de la délégation d'appel dépend du PBX.
Fenêtre de délégation d'appel
Ouvrez la fenêtre de délégation d'appel.
Toutes les informations relatives au statut de votre manager et de vos assistants sont affichées.
- Activez ou désactivez la délégation d'appel. Lorsque la délégation d'appel est activée, tous vos appels téléphoniques entrants sont reçus par vos assistants disponibles.
- Affichez la disponibilité de vos assistants.
- Fermez la fenêtre Délégation d'appel.
Activer ou désactiver la délégation d'appel du gestionnaire
Utilisez l'une des méthodes suivantes :
- Depuis la page d'accueil, activez ou désactivez la délégation d'appel en cochant ou décochant la case "Délégation d'appel".
- Depuis la fenêtre de délégation d'appel, activez ou désactivez la délégation d'appel en cochant ou décochant la case "Déléguer aux assistants".
Recevoir un appel entrant
-
Vous recevez un appel entrant. Vous pouvez répondre à l'appel en cliquant sur l'icône
hang-up.
- Sans action ou si vous ignorez l'appel, votre gestionnaire peut gérer votre appel. Dans ce cas, l'appel est marqué comme un appel manqué.
- Votre assistant, après avoir filtré l'appel, peut vous le transférer. Vous pouvez accepter, refuser ou envoyer un message à votre correspondant.
Agir dans un groupe de supervision manager/assistant en tant qu'assistant
Parcourir la page d'accueil
- Votre manager est listé dans la section "Déléguer les appels " au-dessus de "Conversations récentes".
- Activez ou désactivez la délégation d'appels. Lorsque la délégation d'appels est activée, vous pouvez recevoir tous les appels téléphoniques entrants de votre supérieur.
- En plus de l'état de présence Rainbow en temps réel, la disponibilité de votre manager est affichée.
-
: pas de renvoi,
: renvoi d'appel activé ; Annulez le renvoi si nécessaire).
-
Vous pouvez rapidement vérifier le statut téléphonique de votre gestionnaire :: Le nombre d'appels en cours avec votre gestionnaire est affiché. Les appels en cours sont répertoriés juste en dessous.
Remarque: Le statut de délégation d'appel de votre gestionnaire ne dépend pas du statut de Rainbow. Votre manager peut être déconnecté de Rainbow mais être disponible sur le téléphone de bureau associé par exemple. Le statut de la délégation d'appel dépend du PBX.
Fenêtre de délégation des appels
Ouvrez la fenêtre de délégation des appels.
Toutes les informations relatives au statut de votre gestionnaire sont affichées.
- Activez ou désactivez la délégation d'appel. Lorsque la délégation d'appel est activée, vous pouvez recevoir tous les appels téléphoniques entrants du manager.
- Affichez le statut de votre manager : statut de la délégation d'appel, renvoi.
- Activez ou désactivez la délégation d'appel de votre supérieur.
-
- Fermez la fenêtre Délégation d'appel.
Activer ou désactiver la délégation d'appel du manager
En tant qu'assistant, je peux modifier le statut de délégation des appels de mon manager. L'état actuel est affiché dans la zone Délégation des appels.
-
- Activez ou désactivez la délégation des appels en cochant ou décochant la case de votre responsable.
Modifier ma disponibilité
En tant qu'assistant, je peux mettre à jour mes disponibilités pour répondre aux appels de mon manager.
Utilisez l'une des méthodes suivantes :
- Depuis la page d'accueil, indiquez ma disponibilité pour répondre aux appels du manager en cochant ou décochant la case "Délégation : Je suis disponible".
-
Annuler le renvoi d'appel du gestionnaire
-
- Sélectionnez l'icône "
- Sélectionnez l'icône "
Annuler le renvoi d'appel" pour annuler le formard de votre manager.
Recevoir un appel entrant
- Lorsque vous êtes Disponible en tant qu'assistant, une pop-up vous informe que votre manager reçoit un appel téléphonique entrant. Les informations sur l'appelant et le manager concerné par l'appel s'affichent.
-
Prenez l'appel au nom de votre gestionnaire.
Etapes suivantes: Si nécessaire, transférez l'appel à votre responsable. Voir ci-dessous.
Transférer l'appel à votre supérieur hiérarchique
- Vous êtes en conversation avec la personne qui tente de joindre votre responsable. Après avoir compris sa demande, vous décidez de transférer l'appel à votre responsable.
- Dans la section Délégation des appels, sélectionnez l'icône "
Gérer les messages vocaux
Une messagerie vocale partagée peut être configurée par votre administrateur pour le groupe Manager/Assistant. Dans ce cas, le gestionnaire et les assistants peuvent accéder à cette messagerie vocale en cas de débordement d'appels, c'est-à-dire si ni le gestionnaire ni les assistants ne peuvent répondre à un appel.
Lorsqu'un nouveau message est disponible, il apparaît dans la liste "Conversations récentes" avec le nom du groupe du manager/assistant (par exemple, Tim Foster dans notre exemple).
- Sélectionnez le message dans "Conversations récentes". Le nouveau message se trouve dans l'onglet "
Messagerie vocale", où l'icône
indique un nouveau message. Les informations concernant l'appelant, la date et la durée du message sont affichées.
-
/
: Écouter/Pause la lecture de la messagerie vocale.
Utilisez le menu contextuel pour supprimer le message.