Personnaliser les messages vocaux

Des messages vocaux par défaut sont disponibles pour chaque service Cloud PBX. 

Chaque message vocal par défaut est associé à un fichier audio au format wav, à l’exception du message vocal « Bienvenue » destiné aux services d’accueil. Pour ce dernier, un fichier audio doit être téléchargé sur Rainbow afin de pouvoir être utilisé par les services d’accueil.

Les messages vocaux par défaut peuvent être remplacés par des messages vocaux personnalisés. Une fois configurés, les messages vocaux personnalisés sont automatiquement activés et effectuent la lecture à la place des messages par défaut.

La configuration des messages vocaux s’effectue à partir de la fenêtre de gestion des messages vocaux. 

• Les messages vocaux personnalisés peuvent être activés, supprimés (s’ils sont inactifs), répétés aux appelants (pour les messages vocaux autorisés) et téléchargés localement.
• Les messages vocaux par défaut peuvent être répétés aux appelants (pour les messages vocaux autorisés) et téléchargés localement.

Les messages vocaux par défaut et personnalisés peuvent être écoutés à l’aide de l’icône « » située à côté de leur nom de fichier.

Accéder à la fenêtre de gestion des messages vocaux

1. Dans l’application Rainbow, cliquez sur « Gérer votre entreprise » dans le panneau de gauche.
2. Dans le panneau « MA SOCIÉTÉ », cliquez sur le nom de votre société.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur « Communication ».
4. Dans le volet de droite de la fenêtre, cliquez sur l’onglet « Messages vocaux ».

Configuration d’un message vocal personnalisé

Pour configurer un message vocal personnalisé :

1. Dans la fenêtre de gestion des messages vocaux, cliquez sur l’onglet correspondant au service concerné (onglet« Général » pour les services téléphoniques et les consoles d’Attendants).
   Exemple de l’onglet « Général » :
2. Si l’onglet « Membre » est sélectionné, dans le champ « Membre », saisissez les premières lettres du nom ou de l’adresse e-mail du membre concerné, sélectionnez-le dans la liste des entrées correspondantes, puis sélectionnez le message vocal par défaut que vous souhaitez personnaliser. 
3. Si un autre onglet est sélectionné, sélectionnez le service cible en utilisant les options de filtrage, puis cliquez sur « Ajouter ».
4. Cliquez sur « Parcourir » et sélectionnez le fichier wav à importer.

5. Dans le champ « Utilisation », sélectionnez le type de message vocal.

   Remarque: pour les services d’accueil, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Heures de fermeture: si le message vocal personnalisé est utilisé dans le calendrier par défaut, où les périodes de fermeture (plages horaires et/ou jours spécifiques) ont le même message vocal, si elles sont sélectionnées comme destination 
   • Message personnalisé: si le message vocal personnalisé est utilisé dans un calendrier spécifique, dans lequel les périodes de fermeture (plages horaires et/ou jours spécifiques) disposent de leur propre message vocal
6. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir une description.
7. Si cette option est disponible, sélectionnez « Répéter » pour que le message vocal personnalisé soit répété aux appelants autant de fois qu’ils restent connectés.

8. Cliquez sur « Télécharger ».
   Le message vocal téléchargé s’affiche dans la liste avec le type « Personnalisé » et le statut « Actif » (). Le message vocal par défaut est automatiquement désactivé.

   Remarque: pour les services d’accueil, cela s’applique uniquement au message vocal dont l’utilisation est définie sur « Heures de fermeture ». Pour les messages vocaux dont l’utilisation est définie sur « Message personnalisé », leur statut ne passe à « Actif » que lorsqu’ils sont configurés dans un calendrier spécifique pour les périodes de fermeture.

   
   Exemple de l’onglet « Général » :

Pour les services d’accueil : mise en ligne du message vocal d’accueil

1. Dans la fenêtre de gestion des messages vocaux, cliquez sur l'onglet « Accueil ».
2. Cliquez sur le message d'accueil par défaut.
3. Cliquez sur « Parcourir » et sélectionnez le fichier wav à télécharger.
4. Cliquez sur « Télécharger ».
5. Passez votre souris sur le message vocal personnalisé actif, cliquez sur « », puis sélectionnez « » et « Restaurer les paramètres par défaut ». 
6. Cliquez sur Continuer.
   Le message vocal d’accueil par défaut est remplacé par un message vocal d’accueil personnalisé et son statut passe à « actif » ().

Réactivation du message vocal par défaut

Cette opération consiste à désactiver le message vocal personnalisé actif qui est lu à la place du message vocal par défaut.

1. Dans la fenêtre de gestion des messages vocaux, cliquez sur l’onglet du service concerné.
2. Passez la souris sur le message d’accueil personnalisé actif, cliquez sur « », puis sélectionnez « » « Restaurer les paramètres par défaut ». 
3. Cliquez sur « Continuer ».
   Le statut du message vocal par défaut passe à « actif » ().

Activation d’un message vocal personnalisé

1. Dans la fenêtre de gestion des messages vocaux, cliquez sur l’onglet du service concerné.
2. Passez la souris sur le message vocal personnalisé cible, cliquez sur « » et sélectionnez « Activer ».
3. Cliquez sur Continuer.
   Le statut du message vocal personnalisé passe à « actif » ().

Téléchargement d’un message vocal par défaut ou personnalisé

1. Dans la fenêtre de gestion des messages vocaux, cliquez sur l’onglet du service concerné.
2. Passez la souris sur le message vocal cible, cliquez sur « », puis sélectionnez « Télécharger ».

Suppression d’un message vocal personnalisé

Cette opération n’est possible que si le message vocal personnalisé à supprimer est inactif.

1. Dans la fenêtre de gestion des messages vocaux, cliquez sur l’onglet du service concerné.
2. Passez la souris sur le message vocal personnalisé concerné, cliquez sur « », puis sélectionnez « » > «Supprimer».