Configurer les paramètres de téléphonie des collaborateurs de l'entreprise – Aide

Cet article vous permet de configurer les paramètres de téléphonie des membres d'une entreprise associée à un Cloud PBX.

La configuration des paramètres de téléphonie s'effectue à partir de la fenêtre de gestion des membres.

Les paramètres de téléphonie permettent de :

Configurer les numéros de téléphone et les terminaux des membres de l’entreprise (c’est-à-dire les informations relatives aux téléphones)
Configurer la destination du renvoi d’appel
Définir le nombre d’appels que le membre de l’entreprise peut recevoir dans le cadre de la répartition des appels (ligne unique ou lignes multiples)
Modifier la routine personnelle actuelle du membre de l’entreprise
Configurer la destination du débordement d'appels
Configurer les notifications de messagerie vocale par e-mail
Configurer le blocage des appels sortants
Configurer l'identification de la ligne appelante (CLI) pour les appels sortants
Si cette fonctionnalité est activée pour le Cloud PBX, configurer l'enregistrement des appels
Si associé à un terminal téléphonique, configurez le mode de transfert lors de l’utilisation des touches de numérotation abrégée

Remarque: certains paramètres de téléphonie sont également configurés au niveau du Cloud PBX (pour les revendeurs uniquement) : ils s’appliquent à tous les membres de l’entreprise pour lesquels aucun paramètre spécifique n’a été défini. Par défaut, au niveau des membres, ces paramètres sont définis sur « Identique à l’entreprise » et peuvent être modifiés. Pour connaître leur configuration initiale au niveau du Cloud PBX, veuillez contacter votre revendeur.

Accéder à la fenêtre de gestion des membres

Pour configurer les paramètres de téléphonie d’un membre de l’entreprise :

Dans l’application Rainbow, cliquez sur « Gérer votre entreprise » dans le panneau de gauche.
Dans le panneau « MA SOCIÉTÉ », cliquez sur le nom de votre société.
Dans le panneau de gauche, cliquez sur « Membres », puis sur l’onglet « Membres » situé dans la partie droite de la fenêtre.
Cliquez sur le membre de l’entreprise concerné.
Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, sélectionnez l’onglet « Téléphonie ».

Configuration des informations téléphoniques

Dans la fenêtre de gestion des membres, vérifiez ou modifiez les paramètres suivants :

Équipement	Afficher le nom du Cloud PBX associé à l'entreprise
Numéro de poste	Sélectionnez le numéro de poste interne du membre de l’entreprise parmi la liste des numéros disponibles
Numéro public	Sélectionnez le numéro public principal du membre de l’entreprise parmi la liste des numéros publics disponibles. Le numéro public principal est défini comme le « numéro de téléphone professionnel » dans la rubrique « Mon profil » du membre de l’entreprise.
Numéros publics secondaires	Affiche tous les numéros publics secondaires des membres de l’entreprise. Il est possible de configurer jusqu’à quatre numéros publics secondaires pour les membres de l’entreprise.
Appareil	Associez un appareil téléphonique au membre de l’entreprise en sélectionnant son adresse MAC ou son IPEI, puis sa catégorie
État	Affichez l'état actuel du terminal téléphonique associé

Exemple :

Configuration du renvoi d’appel

Dans la fenêtre de gestion des membres, consultez ou modifiez les paramètres suivants :

Sans condition

Sélectionnez :

Pas de renvoi(option par défaut): pour désactiver le renvoi d'appel
Messagerie vocale: pour activer le renvoi d'appel vers la messagerie vocale, quel que soit l'état de la ligne
Numéro interne: pour activer le renvoi d’appel vers un numéro interne, quel que soit l’état de la ligne
Message d'accueil: pour activer le renvoi d'appel vers un service d'accueil, quel que soit l'état de la ligne
Numéro public: pour activer le renvoi d'appel vers un numéro public, quel que soit l'état de la ligne (le format canonique est accepté)

Lorsque votre ligne est occupée

Sélectionnez :

Vers le message vocal: pour effectuer la lecture d’un message vocal lorsque la ligne est occupée
Messagerie vocale ( option par défaut) : pour activer le renvoi d’appel vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée
Numéro interne: pour activer le transfert d’appel vers un numéro interne lorsque la ligne est occupée
Message d'accueil: pour activer le renvoi d'appel vers un message d'accueil lorsque la ligne est occupée
Numéro public: pour activer le renvoi d'appel vers un numéro public lorsque la ligne est occupée (le format canonique est accepté)

Lorsque vous ne répondez pas

Sélectionnez :

Messagerie vocale ( option par défaut) : pour activer le renvoi d’appel vers la messagerie vocale lorsque le collaborateur ne répond pas
Numéro interne: pour activer le renvoi d’appel vers un numéro interne lorsque le collaborateur ne répond pas
Message d'accueil: pour activer le renvoi d'appel vers un message d'accueil lorsque le collaborateur ne répond pas
Numéro public: pour activer le transfert d'appel vers un numéro public lorsque le collaborateur ne répond pas (le format canonique est accepté)

Configuration de la répartition des appels

Dans la fenêtre de gestion des collaborateurs, consultez ou modifiez le paramètre suivant :

Mode de répartition

Sélectionnez :

Monoline: le collaborateur ne peut recevoir qu’un seul appel dans le cadre de la répartition des appels
Multiligne: l'entreprise membre peut recevoir jusqu'à deux appels dans le cadre de la répartition des appels
Multiligne +: l’entreprise membre peut recevoir jusqu’à trois appels simultanés avec une licence Business (ou une licence Voice Phone) et jusqu’à cinq appels simultanés avec une licence Enterprise

Configuration des routines personnelles

Dans la fenêtre de gestion des membres, consultez/modifiez le paramètre suivant :

Routine active

Sélectionnez la routine personnelle à appliquer au membre de l’entreprise. La modification est immédiate dans l’application Rainbow du membre de l’entreprise (c’est-à-dire la barre téléphonique)

Exemple de routine active définie sur « En pause » :

Configuration du transfert d’appels

Depuis la fenêtre de gestion des membres, consultez ou modifiez les paramètres suivants :

Transfert d’appels en cas de ligne occupée ou d’absence de réponse	Sélectionnez : Vers la messagerie vocale: pour activer le transfert d’appels vers la messagerie vocale lorsque le membre de l’entreprise est occupé ou ne répond pas Vers le message vocal: pour effectuer une lecture lorsque le membre de l'entreprise est occupé ou ne répond pas
Délai d'attente en cas d'appel non répondu	Si le champ « Transfert d’appels en cas d’occupation ou d’absence de réponse » est réglé sur « Vers la messagerie vocale », indiquez la durée de sonnerie avant que l’appel ne soit transféré vers la messagerie vocale (20 secondes par défaut).
Transfert des appels en cas d’indisponibilité	Sélectionnez : Vers la messagerie vocale: pour activer le transfert des appels vers la messagerie vocale lorsque le collaborateur est indisponible Vers le message vocal: pour effectuer une lecture lorsque le collaborateur est indisponible
Messages vocaux	Pour effectuer la lecture d’un message vocal personnalisé à la place du message par défaut, sélectionnez « Personnaliser » et téléchargez le nouveau message vocal : Sélectionnez un message vocal Cliquez sur « Parcourir » et sélectionnez le fichier wav à télécharger Dans le champ « Utilisation », sélectionnez le type de message vocal Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir une description Cliquez sur « Importer» Le message vocal téléchargé s'affiche dans la liste avec le type « Personnalisé » et le statut « Actif » (). Le message vocal par défaut est automatiquement désactivé. Remarque: les limites de taille sont les suivantes : Le fichier audio ne doit pas dépasser 4 194 304 octets (4 Mo). Le fichier de message d’accueil ne doit pas dépasser 120 secondes.

Configuration de la messagerie vocale

Dans la fenêtre de gestion des membres, vérifiez ou modifiez les paramètres suivants :

Envoi d'e-mails actif

Sélectionnez :

Notification par e-mail uniquement: le membre de l’entreprise sera informé par e-mail de l’arrivée d’un nouveau message vocal, sans que le message audio ne soit joint. Le message audio sera disponible sur la messagerie vocale
Notification par e-mail avec message vocal: le membre de l'entreprise sera informé par e-mail de l'arrivée d'un nouveau message vocal, avec le message audio en pièce jointe. Le message audio sera également disponible sur la messagerie vocale
Notification par e-mail avec message vocal et suppression du message: le membre de l’entreprise sera informé par e-mail de l’arrivée d’un nouveau message, avec le message audio joint. Le message audio sera supprimé de la messagerie vocale
Pas de notifications par e-mail(option par défaut) : le collaborateur ne sera pas informé par e-mail de l’arrivée de nouveaux messages audio

Messages d’accueil de la messagerie vocale

Pour diffuser un message vocal personnalisé à la place du message par défaut, sélectionnez «Personnaliser » ettéléchargez le nouveau message vocal :

Cliquez sur «Parcourir» et sélectionnez le fichier wav à télécharger
Dans le champ «Utilisation», sélectionnez le type de message vocal
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir une description
Cliquez sur «Importer»

Le message vocal téléchargé s'affiche dans la liste avec le type« Personnalisé» et le statut « Actif » (). Le message vocal par défaut est automatiquement désactivé.

Remarque: les limites de taille sont les suivantes :

Le fichier audio ne doit pas dépasser 4 194 304 octets (4 Mo).
Le fichier de message d’accueil ne doit pas dépasser 120 secondes.

Configuration du blocage des appels sortants

Dans la fenêtre de gestion des membres, consultez ou modifiez les paramètres suivants :

Appels autorisés

Sélectionnez :

Appels intra-PBX uniquement: pour interdire les appels sortants vers les numéros nationaux et internationaux
Appels nationaux et intra-PBX: pour autoriser les appels sortants vers les numéros nationaux uniquement
Appels internationaux, nationaux et intra-PBX ( option par défaut ) : pour autoriser les appels sortants vers les numéros nationaux et internationaux
Si configurée, une liste blanche : pour autoriser les appels sortants vers certains numéros de téléphone

Remarque: les appels internes entre les membres de l’entreprise sont toujours autorisés.

Appels bloqués

Sélectionnez :

Aucun ( option par défaut) : pour autoriser les appels sortants vers les numéros surtaxés
Numéros surtaxés: pour interdire les appels sortants vers les numéros surtaxés
Si configurée, une liste noire : pour interdire les appels sortants vers certains numéros de téléphone

Configuration du CLI pour les appels sortants

Depuis la fenêtre de gestion des abonnés, consultez/modifiez les paramètres suivants :

Politique d’identification de l’appelant

Sélectionnez :

Numéro public de l'utilisateur: le numéro public du membre de l'entreprise sera utilisé comme CLI par défaut pour les appels sortants
Numéro de téléphone de l’entreprise: le numéro de téléphone de l’entreprise sera utilisé comme CLI par défaut pour les appels sortants
Autre numéro public: un autre numéro public sera utilisé comme CLI par défaut pour les appels sortants.
Si cette option est sélectionnée, veuillez saisir le numéro public approprié dans le champ correspondant

Sélection de l'identifiant de l'appelant sortant

Sélectionnez :

Autorisé: pour autoriser le collaborateur à choisir l’identifiant d’appelant (CLI) pour les appels sortants
Non autorisé: pour interdire aux collaborateurs de l'entreprise de sélectionner l'identifiant d'appelant (CLI) pour les appels sortants

Sélection du numéro de téléphone de l'entreprise

Sélectionnez :

Autorisé: pour autoriser le collaborateur à sélectionner le numéro de téléphone de l’entreprise comme CLI pour les appels sortants
Non autorisé: interdire au collaborateur de sélectionner le numéro de téléphone de l’entreprise comme CLI pour les appels sortants

Configuration de l'enregistrement des appels

Dans la fenêtre de gestion des collaborateurs, vérifiez ou modifiez les paramètres suivants :

Activer l'enregistrement des appels

Sélectionnez les appels qui seront enregistrés pour le collaborateur : Tous les appels, Appels externes uniquement, Appels internes uniquementou Aucun (option par défaut).

Configuration du mode de transfert

Dans la fenêtre de gestion des membres, consultez ou modifiez les paramètres suivants :

Mode de transfert téléphonique

Ceci s'applique uniquement aux collaborateurs dont le téléphone est programmé avec des touches de numérotation abrégée et qui utilisent ces touches pour le transfert d'appel.

Sélectionnez :

Transfert assisté: lors d’une conversation avec un correspondant, le membre de l’entreprise appuie sur la touche de numérotation abrégée du destinataire pour transférer l’appel. Une fois que le destinataire a répondu, le membre de l’entreprise appuie sur la touche de fonction de transfert. Le transfert est terminé
Transfert aveugle: pendant une conversation avec un correspondant, le membre de l’entreprise appuie sur la touche de numérotation abrégée du destinataire pour transférer l’appel. L’appel est immédiatement transféré avant que le destinataire ne réponde
Sélectionner le type de transfert: pendant une conversation avec un correspondant, l’employé appuie sur la touche de numérotation abrégée du destinataire vers lequel l’appel doit être transféré, puis sélectionne le type de transfert

Accéder à la fenêtre de gestion des membres

Configuration des informations téléphoniques

Configuration du renvoi d’appel

Configuration de la répartition des appels

Configuration des routines personnelles

Configuration du transfert d’appels

Configuration de la messagerie vocale

Configuration du blocage des appels sortants

Configuration du CLI pour les appels sortants

Configuration de l'enregistrement des appels

Configuration du mode de transfert

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