Configurar grupos de gestores/asistentes

language Este artículo ha sido traducido automáticamente. Véase la versión de referencia en inglés.

El grupo de gestores/asistentes está formado por un gestor y uno o varios asistentes.

Cada grupo de manager/asistente tiene su propio número interno, número externo (DDI) y buzón de voz donde:

• El número interno y externo se utilizan para llamar al gestor.
• El buzón de voz, compartido entre el gestor y los asistentes, se utiliza como destino para el desbordamiento de llamadas en caso de ocupado y sin respuesta

El gestor puede:

• Activar
  la delegación
  : el gestor ya no recibe llamadas telefónicas: las gestionan los
  asistentes disponibles
  en el grupo.
  
  Nota: La delegación puede activarse aunque no haya ningún asistente disponible en el grupo.
• Supervisar el estado de todos los asistentes
• En caso de desbordamiento de llamadas en el buzón de voz, escuchar los mensajes de voz que dejan las personas que llaman
• Desactivar la delegación: el gestor recibe y contesta las llamadas telefónicas

Cada asistente puede

• Activar la delegación: el asistente atiende las llamadas entrantes del gestor en su nombre, con posibilidad de desviar las llamadas, si es necesario
• Supervisar el estado del gestor
• Activar o desactivar la delegación del gestor
• Si está configurado, cancelar el desvío de llamadas del gestor
• En caso de desbordamiento de llamadas en el buzón de voz, escuchar los mensajes de voz que dejan las personas que llaman
• Desactivar la delegación: el asistente ya no recibe las llamadas entrantes para el gestor

La distribución de llamadas en el grupo gestor/asistente se basa en la búsqueda en serie: la búsqueda comienza por el gestor y continúa con los asistentes en el orden en que aparecen en el grupo.

Por defecto, la búsqueda del gestor en el directorio (por nombre o apellidos) devuelve dos resultados: el perfil del gestor en la empresa y el grupo de gestores/asistentes. Para guardar como resultado únicamente el grupo de directivos/asistentes, la visibilidad del perfil de directivo en la empresa debe establecerse en Ninguno ( pestañaInformación en la configuración del perfil de directivo).

Se aplican las siguientes reglas a la hora de configurar los grupos de managers/asistentes:

• Un miembro no puede ser a la vez manager en un grupo y asistente en otro grupo
• Un miembro no puede ser gestor en varios grupos de gestores/asistentes
• Un miembro puede ser asistente en varios grupos de manager/asistente

La configuración de los grupos de managers/asistentes se realiza desde la ventana de gestión de grupos.

Desde la ventana de gestión de grupos, puede

• Conceder al gestor y a los asistentes el derecho a gestionar la configuración del grupo (es decir, el rol de administrador)
• Gestionar el destino del desbordamiento de llamadas en ocupado y en no respuesta. El destino puede ser un miembro de la empresa, un grupo de búsqueda, un número interno o público, un aviso de voz, una operadora automática o un buzón de voz.
• Autorice/prohíba al
  último asistente presente en el grupo de gestores/asistentes
  que deje de atender las llamadas entrantes del gestor (es
  decir
  , desmarcando la
  casilla ESTOY DISPONIBLE ).
  
  
  Nota: Cuando se prohíbe, y el último asistente presente en el grupo de gestores/asistentes desmarca la casilla ESTOY DISPONIBLE, en pantalla, la casilla pasa al modo inactivo (es decir, color gris con símbolo de cruz) y vuelve automáticamente al modo activo (es decir, color azul con símbolo de tilde).
• Configurar la grabación de llamadas para el grupo de gestores/asistentes
• Personalice los avisos de voz cuando el destino de la llamada desbordada por ocupado o sin respuesta sea un buzón de voz
  
  Aviso: Los avisos de voz predeterminados no se pueden descargar para archivarlos. Tras la personalización, ya no es posible volver a los avisos de voz por defecto.
• Analice la actividad del grupo de gestores/asistentes y sus miembros (número de llamadas entrantes, número de llamadas contestadas, duración de las llamadas) en diferentes periodos (ayer, últimos 7 días, últimos 28 días) con posibilidad de descargar los informes de actividad en archivo csv. Por defecto, el informe de actividad del grupo está activado y el de los miembros desactivado
• Restrinja las llamadas públicas entrantes para el grupo de directivos/asistentes gestionando una lista de números públicos bloqueados

Cualquier miembro de la empresa con un número de extensión interno y un dispositivo telefónico puede ser configurado como gestor o asistente.

Acceso a la ventana de gestión de grupos

1. Desde la aplicación Rainbow, haga clic en Gestionar su empresa en el panel de la izquierda.
2. En el panel MI EMPRESA, haga clic en el nombre de su empresa.
3. En el panel izquierdo, haga clic en Comunicación.
4. En la parte derecha de la ventana, haga clic en la pestaña Grupos.

Creación de un grupo de gestores/asistentes

1. En la ventana de gestión de grupos, haga clic en Crear.
2. Revise/modifique los siguientes parámetros:

   Nombre	Introduzca el nombre y apellidos del gestor
   Tipo	Seleccione Buscar grupo
   Subtipo	Seleccione Gestor / Asistente
   Distribución	Configure el temporizador de desbordamiento a otro asistente del grupo (10 segundos por defecto)
   Número interno	Seleccione el número de extensión interna del gestor entre los números disponibles de la lista
   Número público	Seleccione el número público del gestor entre los números públicos disponibles listados

3. Opcionalmente, seleccione la casilla Bloquear al último miembro (grupo no vacío) para prohibir que el último asistente presente en el grupo gestor/asistente deje de atender las llamadas entrantes del gestor.
4. Pulse Siguiente.
   Se abre la ventana de configuración de miembros.
5. Para añadir al gestor, introduzca las primeras letras de su nombre o de su correo electrónico. Aparecerá una lista de entradas coincidentes que le permitirá seleccionar el miembro que desee.
6. Para añadir asistentes, introduzca las primeras letras de su nombre o su dirección de correo electrónico. Aparecerá una lista de entradas coincidentes que le permitirá seleccionar el miembro de su elección.
7. Haga clic en Aplicar.
   El grupo de gestores/asistentes se crea y aparece en la lista de grupos.

Gestión de un grupo de gestores/asistentes

1. En la ventana de gestión de grupos, haga clic en el grupo de gestores/asistentes deseado y seleccione la pestaña Miembros.
2. Realice cualquiera de las siguientes acciones:
   • Para conceder a un gestor o asistente el derecho a gestionar los ajustes del grupo: en la columna Funciones, haga clic en la flecha hacia abajo situada delante del miembro de destino y seleccione Gestor y administrador o Asistente y administrador.
   • Para eliminar a un asistente (no se puede eliminar al gestor): haga clic en delante del asistente de destino.
   • Para añadir un asistente: introduzca las primeras letras del nombre o del correo electrónico del miembro y seleccione el miembro de su elección en la lista de entradas coincidentes.
3. Seleccione la pestaña Información.
4. Opcionalmente, seleccione la casilla Bloquear al último miembro (grupo no vacío) para prohibir que el último asistente presente en el grupo gestor/asistente deje de atender las llamadas entrantes del gestor.
5. En el campo Activar grabación de llamadas , seleccione las llamadas que se grabarán: Todas las llamadas, Sólo llamadas externas o Sólo llamadas internas, o seleccione Ninguna para desactivar la grabación de llamadas para el grupo de gestores/asistentes.
6. Configure el tipo de destino del desbordamiento de llamadas en ocupado y sin respuesta.
7. Si se selecciona Miembro, introduzca las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico del miembro de la empresa de destino. Aparecerá una lista de entradas coincidentes que le permitirá seleccionar el miembro que desee.
   
   Nota: Sólo los miembros de la empresa configurados con un número de extensión pueden seleccionarse como destino del desbordamiento de llamadas.
8. Si se selecciona Aviso de voz, seleccione el aviso de voz configurado por defecto o un aviso de voz personalizado si está disponible: consulte el artículo: Personalizar avisos de voz.
9. Haga clic en Aplicar.

Personalización de los avisos de voz para el desbordamiento de llamadas en el buzón de voz

1. En la ventana de gestión de grupos, haga clic en el grupo de gestores/asistentes de destino y seleccione la pestaña Avisos de voz.
2. En el panel de configuración de los avisos de voz, haga clic en Examinar y seleccione el archivo wav que desea cargar.
3. En el campo Aviso de voz, seleccione el tipo de aviso de voz.
4. Haga clic en Cargar.
   El aviso de voz personalizado aparece en la lista con Tipo personalizado y Estado activo ().

Restricción de llamadas públicas entrantes para un grupo de gestores/asistentes

1. En la ventana de gestión de grupos, haga clic en el grupo de gestores/asistentes de destino y seleccione la pestaña Lista negra.
2. Introduzca el número público que desea bloquear con el prefijo del país (por ejemplo, para Francia, 0033 o +33 seguido del número, sin el cero a la izquierda) y haga clic en Añadir.
   El número público se añade a la lista.
   Desde la lista, puede editar o eliminar un número público.

Eliminación de un grupo de gestores/asistentes

1. En la ventana de gestión de grupos, haga clic en delante del grupo de gestores/asistentes deseado y seleccione Eliminar grupo.
2. Haga clic en Eliminar.
   El grupo de managers/asistentes se elimina de la lista de grupos.