Configurar los servicios de bienvenida

La configuración de los servicios de bienvenida se realiza desde la ventana de gestión de bienvenida.

Se pueden configurar uno o varios servicios de bienvenida para una empresa. Cada servicio de bienvenida está asociado a un número público y cuenta con su propio calendario de horarios de apertura y cierre, con la posibilidad de:

• En cuanto al horario de atención:

  • Configurar el horario de atención para cada día de la semana y para fechas concretas del calendario: véase: Configuración de un calendario de horarios de atención.

    Nota:

    • Los horarios de apertura de fechas concretas prevalecen sobre los definidos para los días laborables.
    • La zona horaria definida para la empresa en la pestaña «Información» aplica a los servicios de bienvenida y al calendario de horarios de apertura. La zona horaria seleccionada se muestra en la pestaña «Horario de apertura ».
  • Configure un mensaje de bienvenida de voz cargando un archivo de audio (formato wav) en Rainbow (operación obligatoria): consulte el artículo: Personalizar mensajes de voz
    De forma predeterminada, no hay ningún mensaje de bienvenida predefinido configurado en Rainbow.
  • Sustituya el mensaje de voz predeterminado para el horario de cierre por un mensaje de voz personalizado: consulte el artículo: Personalizar mensajes de voz.
  • Asocie un destino, ya sea un miembro de la empresa, un grupo de llamada (con o sin cola de espera) o un Attendant automático: consulte: Creación de un servicio de bienvenida.
    Los servicios de bienvenida pueden ser puntos de entrada a los contestadores automáticos. Son idénticos a los servicios de bienvenida configurados para una empresa, salvo en lo que respecta al horario de apertura, en cuyo caso el destino será siempre el contestador automático.
• Para el horario de cierre:

  • Asocie un destino utilizando una de las siguientes opciones:

    • El calendario predeterminado, en el que todos los horarios de cierre tienen el mismo destino. El destino puede ser el mensaje de voz para los horarios de cierre, un miembro de la empresa, un grupo de llamada (con o sin cola de espera), un número externo o un contestador automático: véase: Creación de un servicio de bienvenida.
    • Un calendario específico en el que los periodos de horario de cierre (franjas horarias y/o días concretos) tengan su propio destino. Los destinos solo pueden ser mensajes de voz personalizados: véase: Configuración de un calendario específico para el horario de cierre.
    Nota: Una vez configurado, el calendario específico tiene prioridad sobre el calendario predeterminado.

• Si el servicio de bienvenida se encuentra en estado abierto, ciérrelo manualmente: véase: Cierre manual de un servicio de bienvenida.

  Nota: Cuando el servicio de bienvenida se cierra manualmente, el calendario predeterminado prevalece sobre el calendario específico en lo que respecta a los horarios de cierre.
• Analice la actividad del servicio de bienvenida (por ejemplo, el número de llamadas entrantes recibidas, desviadas, etc.) a través del menú «Análisis».

Cuando se realiza una llamada al número público asociado a un servicio de bienvenida, el mensaje de bienvenida de voz siempre se reproduce una vez; a continuación:

• Si el servicio de bienvenida está abierto, la llamada se envía al destino durante el horario de atención
• Si el servicio de bienvenida está cerrado, la llamada se redirige al destino correspondiente al horario de cierre

Acceso a la ventana de gestión del servicio de bienvenida

1. Desde la aplicación Rainbow, haga clic en «Gestionar su empresa» en el panel de la izquierda.
2. En el panel «MI EMPRESA », haga clic en el nombre de su empresa.
3. En el panel de la izquierda, haga clic en «Comunicación».
4. En la parte derecha de la ventana, haga clic en la pestaña «Servicios de bienvenida ».

Creación de un calendario de horarios de apertura

1. Desde la ventana de gestión de la bienvenida, haga clic en «Calendario» y, a continuación, en «Crear» en la parte superior del panel derecho.

2. Introduzca el nombre del calendario de horarios de apertura y haga clic en «Crear».

   Nota: Se creará el nuevo calendario de horarios de apertura, que podrá completarse para cada día de la semana y para fechas concretas del calendario; consulte: «Configuración de un calendario de horarios de apertura».

Configuración de un calendario de horarios de apertura

1. Desde la ventana de gestión de bienvenida, haga clic en «Calendario» y seleccione el calendario de horarios de apertura deseado.
2. Marque la casilla «Abierto» y configure uno o varios intervalos de horario de apertura mediante el botón «+», o marque la casilla «Abierto las 24 horas ».
3. Para fechas concretas del calendario, haga clic en «Días específicos» en la parte superior del panel derecho.
4. Haga clic en «Añadir fecha», modifique la fecha (se propone la fecha actual) y configure uno o varios intervalos de horario de apertura mediante el botón «+», o marque la casilla «Abierto las 24 horas ».
5. Haga clic en «Aplicar».

Creación de un servicio de bienvenida

1. Desde la ventana de gestión de la bienvenida, haga clic en «Bienvenida» y, a continuación, en «Crear» en la parte superior del panel derecho.

2. Revise o modifique los siguientes parámetros:

   Calendario	Seleccione el calendario de horarios de apertura que desea asociar al servicio de bienvenida de entre los calendarios disponibles que aparecen en la lista
   Nombre	Introduzca el nombre del servicio de bienvenida
   Número público	Seleccione el número público que desea asociar al servicio de bienvenida de entre los números disponibles que aparecen en la lista
   Horario de apertura	Seleccione el destino que desea asociar al horario de atención
   Directamente al buzón de voz	Cuando se seleccione esta opción, todas las llamadas entrantes recibidas durante el horario de atención se desviarán directamente al buzón de voz del destino (por ejemplo, un empleado de la empresa o un grupo de llamada)
   Horario de cierre	Seleccione el destino que desea asociar al horario de cierre
   Directamente al buzón de voz	Cuando se selecciona esta opción, todas las llamadas entrantes recibidas durante el horario de cierre se desviarán directamente al buzón de voz del destino (p. ej., un empleado de la empresa, un grupo de llamada)

3. Haga clic en «Aplicar».
   El servicio de bienvenida se crea y se muestra en la lista de servicios con el número público, el destino para el horario de atención y el calendario de horarios de atención.

Configuración de un calendario específico para el horario de cierre

Esta operación solo se puede realizar cuando:

• Se haya creado el servicio de bienvenida

• Se hayan configurado los mensajes de voz personalizados que se reproducirán durante el horario de cierre para el servicio de bienvenida: consulte el artículo «Personalizar mensajes de voz»

  Nota: Se puede configurar un máximo de diez mensajes de voz personalizados para un servicio de bienvenida.

Para configurar un calendario específico para los horarios de cierre:

1. Desde la ventana de gestión de bienvenida, haga clic en «Bienvenida» y, a continuación, en el servicio de bienvenida de destino. «»

2. En el campo «Destinos personalizados», haga clic en «editar».

   El botón «Mostrar calendario» permite acceder al calendario configurado para los horarios de apertura, y la opción «Personalizar mensajes de voz » permite acceder a los mensajes de voz personalizados configurados para la empresa. Se mostrará un mensaje si no se ha cargado ningún mensaje de voz personalizado para la empresa.

3. En la ventana «Franjas horarias », configure una o varias franjas horarias de cierre mediante el botón «Añadir »:

   • Para cada franja horaria, seleccione las horas de inicio y finalización, los días correspondientes y el mensaje de voz personalizado que se reproducirá.

     Nota: Se puede configurar un máximo de cinco franjas horarias para el horario de cierre.
   • Seleccione el orden en el que se ejecutará cada franja horaria utilizando las flechas arriba y abajo.

4. Para fechas concretas del calendario, en la ventana «Días específicos», haga clic en el botón «Añadir», seleccione las horas de inicio y finalización, modifique la fecha (se propone la fecha actual) y seleccione el mensaje de voz personalizado que se reproducirá.

   Nota: Se puede configurar un máximo de diez días específicos para el horario de cierre.
5. Haga clic en «Aplicar» para validar la configuración.
   Ejemplo de configuración:

6. Haga clic en el icono con forma de cruz situado en la esquina superior derecha para cerrar la ventana.

   Se muestra el mensaje «Se han definido algunos destinos personalizados » para el servicio de bienvenida.

Cierre manual de un servicio de bienvenida

1. Desde la ventana de gestión de servicios de bienvenida, haga clic en «Bienvenida».
2. Pase el ratón por encima del servicio de bienvenida de destino que se encuentre en estado «Abierto», haga clic en « » y seleccione «Cerrar el servicio de bienvenida».
   Aparecerá un mensaje de confirmación.
3. Haga clic en «Continuar».
   El estado del servicio de bienvenida cambia a «Cerrado».

Eliminación de un servicio de bienvenida

1. En la ventana de gestión de servicios de bienvenida, haga clic en «Bienvenida». « »
2. Pase el ratón por encima del servicio de bienvenida deseado, haga clic en « » y seleccione «Eliminar servicio».
   Aparecerá un mensaje de confirmación.
3. Haga clic en «Eliminar».
   El servicio de bienvenida se eliminará de la lista de servicios.