Esta función está permitida para el usuario de Rainbow con al menos un Business y asociado a un dispositivo en PBX (por ejemplo, extensión remota, teléfono de sobremesa o softphone).
La configuración del sistema permite formar grupos de gestor/asistente, de modo que las llamadas del gestor puedan dirigirse a uno o varios asistentes. De este modo, el asistente puede filtrar las llamadas de su gestor y transferir sólo las útiles.
Un grupo gestor/asistente está formado por un gestor y uno o varios asistentes.
El gestor puede:
- Activar la delegación: el gestor deja de recibir llamadas telefónicas. Las llamadas telefónicas del gestor son gestionadas por los asistentes disponibles en el grupo. El gestor puede activar la delegación siempre que haya al menos un asistente en el grupo.
- Desactive la delegación: el gestor recibe y contesta las llamadas telefónicas.
- Supervisa el estado de todos los asistentes.
- En caso de desbordamiento de llamadas en el buzón de voz, escucha los mensajes de voz que dejan las personas que llaman.
Cada asistente puede
- Activar la delegación: el asistente atiende las llamadas entrantes del gestor en su nombre, con posibilidad de desviar las llamadas, si es necesario.
- Desactivar la delegación: el asistente deja de recibir las llamadas entrantes para el gestor.
- Supervisar el estado del gestor.
- Modificar su disponibilidad.
- Si está configurado, anule el desvío de llamadas del gestor.
- En caso de desbordamiento de llamadas en el buzón de voz, escuche los mensajes de voz que dejan las personas que llaman.
Actuar en un grupo de supervisión de gestor/asistente como gestor
Navegue por la página de inicio
- Todos los asistentes están listados en la sección "Delegar llamadas" encima de "Conversaciones recientes".
- Active o desactive la delegación de llamadas. Cuando la delegación de llamadas está activada, todas sus llamadas telefónicas entrantes se reciben en sus asistentes disponibles.
- Además del estado de presencia Rainbow en tiempo real, se muestra el número de asistente disponible.
-
Abra la ventana de delegación de llamadas para ver una lista de todos los asistentes con su estado de delegación de llamadas : "Disponible" o "No disponible".
-
Llame a su asistente.
Nota: El estado de delegación de llamada no depende del estado del Rainbow. Un asistente puede estar desconectado del Rainbow pero estar disponible en el teléfono de sobremesa asociado, por ejemplo. El estado de delegación de llamada depende de la centralita.
Ventana de delegación de llamadas
Abra la ventana de delegación de llamadas.
Se muestra toda la información sobre el estado de su Gestor y Asistentes.
- Active o desactive la delegación de llamadas. Cuando la delegación de llamadas está activada, todas sus llamadas telefónicas entrantes se reciben en sus asistentes disponibles.
- Mostrar la disponibilidad de sus asistentes.
- Cierre la ventana Delegación de llamadas.
Activar o desactivar la delegación de llamadas del gestor
Utilice una de las siguientes opciones:
- Desde la página de inicio, active o desactive la delegación de llamadas marcando o desmarcando la casilla "Delegación de llamadas".
- Desde la ventana de delegación de llamadas, active o desactive la delegación de llamadas marcando o desmarcando la casilla "Delegar en asistentes".
Recibir una llamada entrante
-
Recibe una llamada entrante. Puede responder a la llamada haciendo clic en el icono de llamada
.
- Sin acción o si ignora la llamada, su gestor puede gestionar su llamada. En este caso, la llamada se marca como llamada perdida.
- Su asistente, tras filtrar la llamada, puede transferírsela. Puede aceptarla, rechazarla o enviar un mensaje a su interlocutor.
Actuar en un grupo de supervisión de directivos/asistentes como asistente
Navegar por la página de inicio
- Su gestor aparece en la sección "Delegar llamadas" encima de "Conversaciones recientes".
- Active o desactive la delegación de llamadas. Cuando la delegación de llamadas está activada, puede recibir todas las llamadas entrantes del gestor.
- Además del estado de presencia Rainbow en tiempo real, se muestra el disponible de su gestor.
-
: sin desvío,
: desvío de llamada activado; Cancele el desvío si es necesario).
-
Puede comprobar rápidamente el estado del teléfono de su gestor:: Se muestra el número de llamadas en curso con su gestor. Las llamadas en curso aparecen justo debajo.
Nota: El estado de delegación de llamadas de su gestor no depende del estado de Rainbow. Su gestor puede estar desconectado de Rainbow pero estar disponible en el teléfono de sobremesa asociado, por ejemplo. El estado de delegación de llamadas depende de la centralita.
Ventana de delegación de llamadas
Abra la ventana de delegación de llamadas.
Aparecerá toda la información sobre el estado de su gestor.
- Active o desactive la delegación de llamadas. Cuando la delegación de llamadas está activada, puede recibir todas las llamadas entrantes de su gestor.
- Mostrar el estado de su gestor : estado de la delegación de llamadas, reenvío.
- Activar o desactivar la delegación de llamadas de su gestor.
-
- Cierre la ventana de delegación de llamadas.
Activar o desactivar la delegación de llamadas del gestor
Como asistente, puedo cambiar el estado de delegación de llamadas de mi gestor. El estado actual se muestra en el área Delegación de llamadas.
-
- Active o desactive la delegación de llamadas marcando o desmarcando la casilla de verificación de su gestor.
Cambiar mi disponibilidad
Como asistente, puedo actualizar mi disponibilidad para responder a las llamadas de mi gestor.
Utilice una de las siguientes opciones:
- Desde la página de inicio, indique mi disponibilidad para responder a las llamadas del gestor marcando o desmarcando la casilla "Delegación: Estoy disponible".
-
Cancelar el desvío de llamadas del gestor
-
- Seleccione el icono "
- Seleccione el icono "
Cancelar desvío de llamadas" para cancelar el formardo de su gestor.
Recibir una llamada entrante
- Cuando está disponible como asistente, una ventana emergente le notifica que su gestor está recibiendo una llamada entrante. Se muestra información sobre la persona que llama y sobre el gestor afectado por la llamada.
-
Atienda la llamada en nombre de su gestor.
Siguiente paso: Si es necesario, transfiera la llamada a su gestor. Véase más abajo.
Transfiera la llamada a su gestor
- Está usted en conversación con la persona que intenta contactar con su manager. Tras comprender su petición, decide transferir la llamada a su gestor.
- En la sección Llamadas de delegación, seleccione el icono "
Gestionar los mensajes de voz
El administrador puede configurar un buzón de voz compartido para el grupo de gestores/asistentes. En este caso, tanto el gestor como los asistentes pueden acceder a este buzón de voz en caso de desbordamiento de llamadas, es decir, si ni el gestor ni los asistentes pudieran responder a una llamada.
Cuando haya un nuevo mensaje disponible, aparecerá en la lista "Conversaciones recientes" con el nombre del grupo del gestor/asistente (por ejemplo, Tim Foster en nuestro ejemplo).
- Seleccione el mensaje en "Conversaciones recientes". El nuevo mensaje se encuentra en la pestaña "
Buzón de voz", donde el icono
indica que hay un nuevo mensaje. Aparece información sobre la persona que llama, la fecha y la duración del mensaje.
-
/
: Escuchar/Pausar la reproducción del buzón de voz.
Utilice el menu contextual para Borrar el mensaje.