Automatischen Attendant konfigurieren

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Automated Attendant Überblick

Die Konfiguration von Automated Attendants erfolgt über das Verwaltungsfenster Automated Attendant.

Der Automated Attendant (AA) ist mit einer öffentlichen Nummer und einem AA-Stammmenü verbunden, das Optionen für die Bearbeitung von Anrufen bietet: siehe: Erstellen eines Automated Attendant.

Das AA-Stammmenü enthält 10 konfigurierbare Einträge. Jeder Eintrag ist mit einer Telefontaste (Ziffern von 0 bis 9) und einem Ziel für den Anruf verknüpft. Das Ziel kann entweder ein Sammelanschluss oder ein Firmenmitglied sein, je nach Konfiguration: siehe: Konfigurieren der Einträge des AA-Stammmenüs.

AA-Untermenüs können konfiguriert und als Ziele im AA-Stammmenü verwendet werden. Diese AA-Untermenüs haben dieselben Eigenschaften wie das AA-Stammmenü und können auch als Ziele für andere AA-Untermenüs verwendet werden: siehe: Konfigurieren von AA-Untermenüs im Automated Attendant.

Für den Automated Attendant sind Standard-Sprachansagen verfügbar. Jedes AA-Menü (Haupt- und Untermenüs) verfügt über eine eigene Reihe von vordefinierten Sprachansagen. Sie werden dem Anrufer wiedergegeben, wenn er den Automated Attendant aufruft. Sie können auch benutzerdefinierte Sprachansagen im wav-Format hochladen, um die Standardansagen zu ersetzen: siehe: Anpassen der Sprachansagen des Automated Attendant.

Ein Begrüßungsdienst kann der Einstiegspunkt für Automated Attendant sein. Er bietet einen Kalender mit den Öffnungs- und Schließungszeiten. Wenn die öffentliche Nummer, die mit dem Automated Attendant verbunden ist, angerufen wird, wird die Begrüßungsansage des Begrüßungsdienstes einmal wiedergegeben, dann:

• Wenn der Begrüßungsdienst geöffnet ist, wird der Anruf an das Hauptmenü des Automated Attendant weitergeleitet.
• Wenn der Begrüßungsdienst geschlossen ist, wird der Anruf an das Ziel für die Geschäftszeiten weitergeleitet.

So definieren Sie einen Begrüßungsdienst als Einstiegspunkt für Automated Attendant: siehe: https: //help.openrainbow.com/hc/articles/21402815841810.

Ein zusätzlicher, nicht konfigurierbarer Eintrag ist für Anrufer vorgesehen, die die Nummer der Nebenstelle kennen, die sie anrufen möchten: Sie drücken die Sterntaste (*) und geben die Durchwahlnummer gefolgt von einer Raute (#) ein. Drei spezielle Sprachansagen, die diese Option präsentieren, werden den Anrufern systematisch wiedergegeben, wenn sie den Automated Attendant aufrufen. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Option vorgeschlagen wird, laden Sie leere Dateien hoch, um diese drei Standard-Sprachansagen zu ersetzen: siehe: Anpassen der Sprachansagen des Automated Attendant.

Diagramm des Automated Attendant:

Voraussetzungen: Die folgenden Parameter müssen in der Cloud PBX deklariert sein:

• Öffentliche Nummern (Zugriffspfad: Kommunikation > Öffentliche Nummern)
• Firmenmitglieder (Zugriffspfad: Mitglieder)
• Sammelanschlüsse (Zugriffspfad: Kommunikation > Gruppen)
• Kalender der Öffnungszeiten, wenn Begrüßungsdienste mit Automated Attendants verbunden sind (Zugriffspfad: Kommunikation > Begrüßungsdienste > Kalender)

Zugriff auf das Verwaltungsfenster des Automated Attendant

1. Klicken Sie in der Rainbow-Anwendung in der linken Leiste auf Ihr Unternehmen verwalten .
2. Klicken Sie im Bereich MEIN UNTERNEHMEN auf den Namen Ihres Unternehmens.
3. Klicken Sie in der linken Leiste aufKommunikation.
4. Im rechten Teil des Fensters klicken Sie auf die Registerkarte Begrüßungsdienste und dann auf die Registerkarte Automated Attendant.

Erstellen eines Automated Attendant

So erstellen Sie einen Automated Attendant in einer Cloud PBX:

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Automated Attendant auf Erstellen.
2. Überprüfen/ändern Sie die folgenden Parameter:

   Name	Geben Sie den Namen des Automated Attendant ein
   Beschreibung	Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein
   Öffentliche Nummer	Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Nummern die öffentliche Nummer aus, die mit dem Automated Attendant verknüpft werden soll.
   Menüs mit einzelner Sprachansage	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen optional, wenn eine einzige benutzerdefinierte Sprachansage die vordefinierten Sprachansagen, die für AA-Menüs wiedergegeben werden, ersetzen soll.
   Anrufe überlaufen lassen	Aktivieren Sie optional dieses Kontrollkästchen, um die Art des Anrufüberlaufs bei Besetzt und Nichtmelden zu konfigurieren. Hinweis: Wenn Mitglied ausgewählt ist, können nur Firmenmitglieder, die mit einer Nebenstellennummer konfiguriert sind, als Ziel für den Anruf-Overflow ausgewählt werden.

3. Klicken Sie auf Anwenden.
   Der Automated Attendant wird erstellt und in der Serviceliste angezeigt (z. B. AA2). Das mit dem Automated Attendant erstellte AA-Stammmenü wird in der Spalte Zielinformationen angezeigt (Standardname ist Menü 1).

Konfigurieren der Einträge des AA-Stammmenüs

Mit diesem Vorgang können Sie das Ziel für jeden Eintrag des AA-Stammmenüs festlegen.

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Automated Attendant auf den Ziel-Automated Attendant, um die Einträge des Stamm-AA-Menüs zu bearbeiten.
2. Ändern Sie bei Bedarf den Namen und geben Sie eine Beschreibung ein (optional).
   
   Hinweis: Das Feld Tiefe gibt die Ebene des Menüs im Automated Attendant an (1 für das AA-Stammmenü).
3. Klicken Sie für jeden Eintrag des AA-Menüs auf die Zielziffer und konfigurieren Sie das Ziel:
   1. Wählen Sie den Zieltyp aus: Mitglied, Sammelanschluss, Automated Attendant Menü, Willkommen oder Sammelanschluss mit Warteschlange.
   2. Wenn Mitglied ausgewählt ist, geben Sie den Namen des Firmenmitglieds in das entsprechende Feld ein.
      Hier wird die interne Durchwahlnummer des ausgewählten Firmenmitglieds angezeigt.
   3. Wenn Sammelanschluss oder Sammelanschluss mit Warteschlange ausgewählt ist, wählen Sie den Sammelanschluss aus der Liste der verfügbaren Sammelanschlüsse aus.
      Hier wird die interne Durchwahlnummer des ausgewählten Sammelanschlusses angezeigt.
   4. Wenn das Menü Automated Attendant ausgewählt ist, wählen Sie das Ziel-AA-Untermenü: siehe: Hinzufügen des AA-Untermenüs als Ziel eines übergeordneten AA-Menüs.
   5. WennWillkommen ausgewählt ist, wählen Sie den Willkommensdienst aus der Liste der Willkommensdienste aus.
   6. Klicken Sie auf Anwenden.
      Das Ziel wird im Eintrag des Zielmenüs angezeigt.
4. Nachdem Sie die Einträge des AA-Stammmenüs konfiguriert haben, klicken Sie auf Anwenden.

Konfigurieren von AA-Untermenüs im Automated Attendant

Ein AA-Untermenü kann als Ziel eines übergeordneten AA-Menüs (Stamm-AA-Menü oder ein anderes AA-Untermenü nach der Konfiguration) konfiguriert werden.

Die Konfiguration eines AA-Untermenüs erfolgt in zwei Schritten:

1. Erstellen des AA-Untermenüs im Automated Attendant
2. Hinzufügen des AA-Untermenüs als Ziel eines übergeordneten AA-Menüs

Erstellen des AA-Untermenüs im Automated Attendant

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Automated Attendant auf den gewünschten Automated Attendant und wählen Sie Menü erstellen.
2. Ändern Sie im Feld Name den Namen des AA-Untermenüs, falls erforderlich.
3. Geben Sie, falls erforderlich, eine Beschreibung ein.
4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Klicken Sie für jeden Eintrag des AA-Untermenüs auf die Zielziffer und konfigurieren Sie das Ziel. Weitere Einzelheiten finden Sie in Schritt 3 des Verfahrens: Konfigurieren der Stammeinträge des AA-Menüs.
6. Nachdem Sie die AA-Untermenüeinträge konfiguriert haben, klicken Sie auf Anwenden.

So zeigen Sie die Liste aller im Automated Attendant konfigurierten AA-Untermenüs an:

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Automated Attendant auf den gewünschten Automated Attendant.
2. Klicken Sie auf den Link oben links im Fenster.
   Das Feld Tiefe gibt die Ebene der AA-Untermenüs im Automated Attendant an. Im obigen Beispiel:
   • Das Untermenü 1 befindet sich auf Ebene 2 des Automated Attendant. Es ist als Ziel im Menü 1 konfiguriert, das das Hauptmenü des AA ist (Ebene 1).
   • Das Untermenü 2 ist im Automated Attendant als verwaist definiert, da es nicht als Ziel von Menü 1 oder Untermenü 1 verwendet wird.

Hinzufügen des AA-Untermenüs als Ziel eines übergeordneten AA-Menüs

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Automated Attendant auf den gewünschten Automated Attendant und wählen Sie das übergeordnete AA-Menü (Stamm-AA-Menü oder ein anderes AA-Untermenü) im Feld Menü aus.
2. Klicken Sie auf die Zielziffer und fügen Sie das AA-Untermenü als Ziel hinzu:
   1. Setzen Sie den Zieltyp auf Automated Attendant Menü.
   2. Wählen Sie im Menü Weiter das AA-Untermenü unter den verfügbaren AA-Untermenüs aus.
      Bei der Auswahl des AA-Untermenüs gelten die folgenden Regeln:
      • Ein bereits verwendetes AA-Untermenü kann nicht erneut verwendet werden.
      • Wenn das übergeordnete AA-Menü ein Untermenü der Ebene 2 ist, kann das nächste AA-Menü entweder das Stamm-AA-Menü oder ein Untermenü der Ebene 3 sein.
      • Wenn das übergeordnete AA-Menü ein Untermenü der Ebene 3 ist, kann das nächste AA-Menü nur das entsprechende Untermenü der Ebene 2 sein.
      • Der Automated Attendant kann nur drei aufeinanderfolgende AA-Menüs haben.
   3. Klicken Sie auf Anwenden.
      Das AA-Untermenü wird im Zielmenüeintrag angezeigt.
      Hinweis: Sein Name ist anklickbar: Er ermöglicht den Zugriff auf das Konfigurationsfenster des Menüeintrags.
3. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderung zu bestätigen.

In der Liste aller AA-Untermenüs, die im Automated Attendant konfiguriert sind, ist das AA-Untermenü(Untermenü 2 im Beispiel unten) jetzt mit dem übergeordneten Menü verknüpft: Es wird nicht mehr als verwaist angezeigt.

Anpassen der Sprachansagen des Automated Attendant

Bei der Erstellung eines Automatischen Assistenten in der Cloud PBX steht eine Liste vordefinierter Sprachansagen zur Verfügung. Die vordefinierten Sprachansagen sind:

• Ein Menü zur Begrüßung, das Anrufern wiedergegeben wird, wenn sie den Automated Attendant aufrufen
• Für jeden Eintrag (Taste von 0 bis 9), der im Menü des AA konfiguriert ist, werden zwei Sprachansagen kombiniert und den Anrufern wiedergegeben:
  • Taste * drücken gibt die Tastennummer wieder
    
  • Taste * Aktion gibt den Namen des Ziels wieder, das mit der Taste * verbunden ist, z. B. Marketing, Vertrieb oder technischer Support
  Beispiel: Die Sprachansagen menu_key_3_press und menu_key_3_action geben nacheinander "Press 3 for" und "Technical Support" wieder.
• Die Sprachansagen, die mit der Option Stern (*) verbunden sind, mit:
  • Die kombinierten Sprachansagen key * press und key * action geben nacheinander wieder: "Press star for connecting to an extension".
    
  • Durchwahl eingeben gibt Anweisungen zur Eingabe einer Durchwahlnummer wieder
    
  • Ungültige Nebenstelle wird nur wiedergegeben, wenn die eingegebene Nebenstellennummer ungültig ist.
• Eine Beenden-Sprachansage wird dem Anrufer wiedergegeben, wenn er den Automated Attendant verlässt.

Wenn bei der Erstellung des Automated Attendant die Option Menüs mit einer einzigen Sprachansage ausgewählt wurde, sind nur die Menübegrüßung und die Beendigung der Sprachansage verfügbar. Die Menü-Begrüßungsansage kann so angepasst werden, dass sie alle oben aufgeführten Sprachansagen ersetzt, mit Ausnahme der Beenden-Sprachansage.

Verwendung von Sprachansagen im Automated Attendant:

Für jedes AA-Menü, das im Automated Attendant konfiguriert ist, können Sie:

• Sprachansagen herunterladen, um sie lokal wiederzugeben
• Sprachansagen mit Ihren eigenen Nachrichten anpassen
• Zurück zu den vordefinierten Standardansagen wechseln

So passen Sie die vordefinierten Sprachansagen eines AA-Menüs an: siehe: Anpassen von Sprachansagen.