Konfigurieren Sie Sammelanschlüsse

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Überblick über Sammelanschlüsse

Ein Sammelanschluss ermöglicht es, eine Gruppe von Firmenmitgliedern oder Attendants über eine einzige Rufnummer anzurufen.

Sammelanschlüsse können als Ziele in Begrüßungsdiensten und Automated Attendants verwendet werden, und diese Dienste können kombiniert werden, um einen Sammelanschluss zu erreichen.

Bei der Einrichtung werden Sammelanschlüsse automatisch mit einer Bubble verknüpft, die ihren Mitgliedern den Zugriff auf Dienste wie Konferenzen, gemeinsame Dateien, Anrufprotokoll, Voicemail und Statistiken ermöglicht.

Jeder Sammelanschluss wird durch einen Namen, eine interne Durchwahlnummer und optional eine öffentliche Nummer definiert.

Firmenmitglieder können nicht mit Attendants in einem Sammelanschluss gemischt werden. Ein Sammelanschluss kann nur einen Benutzertyp enthalten: Firmenmitglieder oder Vermittlungspersonal.

Arten von Sammelanschlüssen

Es gibt zwei Arten von Sammelanschlüssen, die sich in der Weiterleitung von Anrufen bei Besetzt und bei Nichtmelden unterscheiden:

• Sammelanschluss: Bei Besetzt und Nichtmelden werden eingehende Anrufe an das für den Sammelanschluss konfigurierte Ziel weitergeleitet: ein Firmenmitglied, ein anderer Sammelanschluss, eine interne oder öffentliche Nummer, eine Sprachansage (standardmäßig oder benutzerdefiniert), ein Automated Attendant oder eine Voicemail.
  Der Anrufüberlauf kann für Sammelanschlüsse nicht deaktiviert werden: Nur das Ziel, das standardmäßig mit der Standard-Sprachansage definiert ist, kann beim Erstellen oder Ändern eines Sammelanschlusses geändert werden.
• Sammelanschluss mit Warteschleife: Bei Besetzt und bei Nichtmelden werden eingehende Anrufe in eine Warteschleife gestellt. Während der Wartezeit wird eine Sprachansage wiedergegeben. Wenn die Wartezeit abgelaufen ist, werden die gehaltenen Anrufe an das für den Sammelanschluss konfigurierte Ziel weitergeleitet.
  Der Anrufüberlauf kann beim Erstellen oder Ändern eines Sammelanschlusses mit Warteschleife aktiviert/deaktiviert werden. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, wird bei Besetzt und bei Nichtannahme des Anrufs standardmäßig eine Wartemusik wiedergegeben.

Verteilung von Anrufen an Sammelanschlüsse

Anrufe im Sammelanschluss werden entsprechend der für den Sammelanschluss gewählten Suchart auf die Mitglieder des Unternehmens verteilt:

• Parallele Suche: alle freien Mitglieder des Sammelanschlusses werden gleichzeitig angerufen.
• Serieller Suchlauf: Die Suche beginnt mit dem ersten Mitglied des Sammelanschlusses und wird mit den anderen Mitgliedern in der Reihenfolge fortgesetzt, in der sie im Sammelanschluss aufgeführt sind.
• Zirkuläre Suche: Die Suche beginnt mit dem Mitglied, das unmittelbar nach dem Mitglied liegt, das gerade den letzten Anruf des Sammelanschlusses entgegengenommen hat, und fährt mit den anderen Mitgliedern in der Reihenfolge fort, in der sie im Sammelanschluss aufgeführt sind.

Die Anrufverteilung im Sammelanschluss basiert auf einer parallelen Suche: alle freien Teilnehmer im Sammelanschluss werden gleichzeitig angerufen.

Überblick über die Konfiguration von Sammelanschlüssen

Die Konfiguration von Sammelanschlüssen für Firmenmitglieder und Attendants ist sehr ähnlich. In den folgenden Abschnitten gelten alle Erwähnungen von Firmenmitgliedern auch für Attendants, sofern nicht anders angegeben.

Die Konfiguration von Sammelanschlüssen erfolgt über das Verwaltungsfenster für Sammelanschlüsse.

Vom Fenster Sammelanschlüsse aus können Sie:

• Sammelanschlüsse ohne Warteschleife erstellen: siehe: Erstellen eines Sammelanschlusses (ohne Warteschlange)
• Sammelanschlüsse mit Warteschlange erstellen: siehe: Erstellen eines Sammelanschlusses mit Warteschlange
• Sammelanschlüsse verwalten (siehe: Verwalten eines Sammelanschlusses), mit den folgenden Operationen:
  • Definieren Sie die Rolle des Mitglieds im Sammelanschluss:
    • Agent: Mitglied nimmt Anrufe entgegen
    • Administrator: Mitglied verwaltet die Einstellungen des Sammelanschlusses (Ziel des Anrufüberlaufs und öffentliche Nummer des Sammelanschlusses), nimmt aber keine Anrufe entgegen
    • Administrator & Agent: Mitglied verwaltet die Einstellungen des Sammelanschlusses und nimmt Anrufe entgegen
  • Verwalten Sie das Ziel des Anrufüberlaufs bei Besetzt und bei Nichtannahme. Das Ziel kann ein Firmenmitglied, ein anderer Sammelanschluss, eine interne oder öffentliche Nummer, eine Sprachansage, ein Automated Attendant, eine Voicemail oder ein Begrüßungsdienst sein
    . Hinweis: Die Standard-Sprachansagen und die Wartemusik für den Anrufüberlauf können angepasst werden: siehe Artikel: Anpassen der Sprachansagen.
  • Erlauben/verbieten Sie dem letzten Mitglied, sich aus dem Sammelanschluss zurückzuziehen. Wenn dies verboten ist, wird das letzte Mitglied gewarnt, dass es sich nicht aus dem Sammelanschluss zurückziehen kann.
  • Erlauben/verbieten Sie Mitgliedern mit Administratorrolle die Verwaltung der öffentlichen Nummer des Sammelanschlusses
  • Konfigurieren Sie die Aufzeichnung von Anrufen für den Sammelanschluss (nicht verfügbar für Sammelanschlüsse mit Warteschleife)
  • Anpassen der Sprachansagen, wenn das Ziel des Anrufs bei Besetzt und oder Nichtannahme eine Voicemail ist
    
    Warnung: Die Standard-Sprachansagen können nicht zur Archivierung heruntergeladen werden. Nach der Anpassung ist es nicht mehr möglich, zu den Standard-Sprachanweisungen zurückzukehren.
  • Analysieren Sie die Sammelanschluss-Aktivitäten (Anzahl der eingehenden, angenommenen und verpassten Anrufe) der letzten 28 Tage und laden Sie einen Sammelanschluss-Aktivitätsbericht in einer csv-Datei herunter
  • Blockieren Sie einige eingehende Anrufe an den Sammelanschluss, indem Sie eine schwarze Liste (blockierte Telefonnummern) verwalten
    Blockierte eingehende Anrufe werden an das für den Sammelanschluss konfigurierte Ziel weitergeleitet.

Zugriff auf das Fenster zur Verwaltung des Sammelanschlusses

1. Klicken Sie in der Rainbow-Anwendung in der linken Leiste auf Ihr Unternehmen verwalten .
2. Klicken Sie im Bereich MEINE FIRMA auf den Namen Ihrer Firma.
3. Klicken Sie in der linken Leiste aufKommunikation.
4. Im rechten Teil des Fensters klicken Sie auf die Registerkarte Gruppen.

Erstellen eines Sammelanschlusses (ohne Warteschlange)

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Sammelanschlusses auf Erstellen.
2. Geben Sie in das Feld Name den Namen des Sammelanschlusses ein.
3. Wählen Sie im Feld Typ den Sammelanschluss.
4. Wählen Sie im Feld Untertyp:
   • Regulär: um einen Sammelanschluss für Firmenmitglieder zu erstellen
   • Attendant: um einen Sammelanschluss für Teilnehmer zu erstellen
5. Wenn Regulär ausgewählt ist, wählen Sie im Feld Verteilung die Art der Suche, die auf den Sammelanschluss für die Anrufverteilung angewendet werden soll(Parallel, Seriell oder Zirkulär).
6. Wenn die gewählte Suchart Seriell oder Zirkulär ist, können Sie den Timer für den Überlauf zu einem anderen Mitglied der Gruppe konfigurieren (standardmäßig 10 Sekunden).
7. Wählen Sie im Feld Interne Nummer die interne Nebenstellennummer des Sammelanschlusses aus der Liste der verfügbaren Nummern aus.
8. Wählen Sie im Feld Öffentliche Nummer die öffentliche Nummer des Sammelanschlusses aus der Liste der verfügbaren öffentlichen Nummern aus.
9. Optional können Sie das Kontrollkästchen Letztes Mitglied sperren (keine leere Gruppe) aktivieren um dem letzten Mitglied zu verbieten, sich aus dem Sammelanschluss zurückzuziehen.
10. Deaktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Dem Gruppenmanager die Änderung der DDI erlauben (standardmäßig aktiviert).
11. Optional können Sie im Abschnitt Anrufüberlauf das Ziel des Anrufüberlaufs bei Besetzt und bei Nichtannahme verwalten. Für weitere Informationen siehe: Verwalten eines Sammelanschlusses.
12. Klicken Sie auf Weiter.
13. Um Mitglieder hinzuzufügen, geben Sie die ersten Buchstaben ihres Namens oder ihrer E-Mail Adresse ein. Es wird eine Liste mit passenden Einträgen angezeigt, aus der Sie das gewünschte Mitglied auswählen können.
    
14. Wählen Sie in der Spalte Rollen die Rolle der Mitglieder des Sammelanschlusses aus: Agent, Administrator oder Administrator & Agent.
15. Klicken Sie auf Anwenden.
    Der Sammelanschluss wird erstellt und in der Gruppenliste angezeigt.

Erstellen eines Sammelanschlusses mit einer Warteschlange

1. Klicken Sie im Verwaltungsfenster des Sammelanschlusses auf Erstellen.
2. Geben Sie in das Feld Name den Namen des Sammelanschlusses ein.
3. Wählen Sie im Feld Typ die Option Sammelanschluss mit Warteschlange.
   Das Feld Untertyp wird automatisch auf Regulär gesetzt.
4. Wählen Sie im Feld Verteilung die Art der Suche aus, die auf den Sammelanschluss zur Verteilung der Anrufe angewendet werden soll(parallel, seriell oder zirkulär).
5. Wenn die gewählte Suchart Seriell oder Zirkulär ist, können Sie den Timer für den Überlauf zu einem anderen Mitglied der Gruppe konfigurieren (standardmäßig 10 Sekunden).
6. Wählen Sie im Feld Interne Nummer die interne Nebenstellennummer des Sammelanschlusses aus der Liste der verfügbaren Nummern aus.
7. Wählen Sie im Feld Öffentliche Nummer die öffentliche Nummer des Sammelanschlusses aus der Liste der verfügbaren öffentlichen Nummern aus.
8. Optional können Sie das Kontrollkästchen Letztes Mitglied sperren (keine leere Gruppe) aktivieren um dem letzten Mitglied zu verbieten, sich aus dem Sammelanschluss zurückzuziehen.
9. Deaktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Dem Gruppenmanager erlauben, die DDI zu ändern (standardmäßig aktiviert).
10. Deaktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Anrufüberlauf oder behalten Sie es aktiviert (standardmäßig aktiviert), und verwalten Sie das Ziel des Anrufüberlaufs bei Besetzt und bei Nichtmelden. Für weitere Informationen siehe: Verwalten eines Sammelanschlusses.
11. Wenn die Option Anrufüberlauf aktiviert ist, können Sie das Kontrollkästchen Sofortiger Anrufüberlauf, wenn die Gruppe leer ist (keine Warteschlange) deaktivieren (standardmäßig aktiviert).
12. Klicken Sie auf Weiter.
13. Um Mitglieder hinzuzufügen, geben Sie die ersten Buchstaben ihres Namens oder ihrer E-Mail Adresse ein. Es wird eine Liste mit passenden Einträgen angezeigt, aus der Sie das gewünschte Mitglied auswählen können.
    
14. Wählen Sie in der Spalte Rollen die Rolle der Mitglieder des Sammelanschlusses aus: Agent, Administrator oder Administrator & Agent.
15. Klicken Sie auf Anwenden.
    Der Sammelanschluss mit Warteschlange wird erstellt und in der Gruppenliste angezeigt.

Nachdem Sie den Sammelanschluss erstellt haben, verwalten Sie das Ziel des Anrufüberlaufs, wenn kein Mitglied verfügbar ist, um Anrufe in der Warteschlange zu bearbeiten: siehe: Verwalten eines Sammelanschlusses.

Verwalten eines Sammelanschlusses

Dieses Verfahren ist auf Sammelanschlüsse mit oder ohne Warteschlange anzuwenden:

1. Suchen Sie im Fenster Sammelanschluss-Verwaltung den gewünschten Sammelanschluss mit einer der folgenden Möglichkeiten:
   • In der Liste der Sammelanschlüsse: Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppen und wählen Sie den gewünschten Sammelanschluss aus.
   • Aus der Liste der Mitglieder von Sammelanschlüssen: Klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder, klicken Sie auf den Pfeil nach rechts vor dem Mitglied des gewünschten Sammelanschlusses und wählen Sie den gewünschten Sammelanschluss aus.
2. Wählen Sie die Registerkarte Mitglieder.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um die Rolle des Mitglieds zu ändern: Klicken Sie in der Spalte Rollen auf den Abwärtspfeil vor dem Zielmitglied und wählen Sie die Rolle: Agent, Administrator oder Administrator & Agent.
   • Um ein Mitglied zu entfernen: klicken Sie auf vor dem Zielmitglied.
   • So fügen Sie ein Mitglied hinzu: Geben Sie die ersten Buchstaben des Mitgliedsnamens oder der E-Mail Adresse ein und wählen Sie das gewünschte Mitglied in der Liste der passenden Einträge aus.
4. Wählen Sie die Registerkarte Informationen.
5. Aktivieren/deaktivieren Sie Sperren des letzten Mitglieds (keine leere Gruppe).
6. Aktivieren/deaktivieren Sie die Option Dem Gruppenmanager die Änderung der DDI erlauben.
7. Wählen Sie im Feld Anrufaufzeichnung (nicht verfügbar für Sammelanschlüsse mit Warteschlange) die Anrufe aus, die aufgezeichnet werden sollen: Alle Anrufe, Nur externe Anrufe oder Nur interne Anrufe, oder wählen Sie Keine, um die Anrufaufzeichnung für den Sammelanschluss zu deaktivieren.
8. Im Feld Anrufüberlauf konfigurieren Sie die Zielart des Anrufüberlaufs bei Besetzt und Nichtmelden:
   • Wenn Sie Mitglied ausgewählt haben, geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail Adresse des Mitglieds der Zielfirma ein. Es wird eine Liste mit passenden Einträgen angezeigt, aus der Sie das gewünschte Mitglied auswählen können.
     Hinweis: Nur Firmenmitglieder, die mit einer Durchwahlnummer konfiguriert sind, können als Ziel für den Anruf-Overflow ausgewählt werden.
   • Wenn Sprachansage ausgewählt ist, wählen Sie entweder die standardmäßig konfigurierte Sprachansage oder eine angepasste Sprachansage, falls verfügbar: siehe Artikel: Anpassen von Sprachansagen.
   • Wenn Sprachnachricht ausgewählt ist, passen Sie die Sprachansage an, die beim Zugriff auf die Sprachnachricht wiedergegeben werden soll: siehe: Anpassen der Sprachansagen bei Anrufüberlauf auf Voicemail.

   Bei Sammelanschlüssen mit Warteschlange können Sie die Markierung dieses Feldes aufheben. In diesem Fall ist das Ziel die standardmäßig konfigurierte Wartemusik oder eine angepasste Wartemusik, falls verfügbar: siehe Artikel: Anpassen der Sprachansagen.

9. Geben Sie in das Feld Überlaufzeit (s) die Klingelzeit ein, bevor der Anruf zu seinem Ziel überläuft (standardmäßig 60 Sekunden).
10. Wenn Sie einige eingehende Anrufe für den Sammelanschluss blockieren möchten, wählen Sie die Registerkarte Blacklist, geben Sie die zu blockierenden Telefonnummern im gewünschten Format ein und klicken Sie auf + Hinzufügen.
11. Klicken Sie auf Anwenden.

Anpassen der Sprachansagen bei Anrufüberlauf auf Voicemail

1. Klicken Sie im Fenster Sammelanschlussverwaltung auf den gewünschten Sammelanschluss und wählen Sie die Registerkarte Sprachnachrichten.
2. Klicken Sie im Konfigurationsfenster für die Sprachansagen auf Durchsuchen und wählen Sie die hochzuladende wav-Datei aus.
3. Wählen Sie im Feld Sprachansage den Typ der Sprachansage aus.
4. Klicken Sie auf Hochladen.
   Der angepasste Sprachprompt wird in der Liste mit angepasster Art und aktivem Status angezeigt ().

Löschen eines Sammelanschlusses

Diese Vorgehensweise gilt für Sammelanschlüsse mit oder ohne Warteschlange:

1. Bewegen Sie im Fenster Sammelanschlussverwaltung die Maus über den gewünschten Sammelanschluss, klicken Sie auf und wählen Sie Gruppe entfernen.
2. Klicken Sie auf Entfernen.
   Der Sammelanschluss wird aus der Gruppenliste gelöscht.