Konfigurieren Sie Manager-/Assistentengruppen

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Die Manager-/Assistentengruppe besteht aus einem Manager und einem oder mehreren Assistenten.

Jede Manager-/Assistentengruppe hat eine eigene interne Nummer, eine externe Nummer (DDI) und eine Voicemail, wo:

• Die interne und externe Nummer werden für Anrufe beim Manager verwendet.
• Die Voicemail, die sich der Manager und die Assistenten teilen, wird als Ziel für Anrufe bei Besetzt und Nichtmelden verwendet.

Der Manager kann:

• Die Delegation aktivieren: Der Manager nimmt keine Anrufe mehr entgegen: Sie werden von den verfügbaren Assistenten in der Gruppe bearbeitet.
  
  Hinweis: Die Delegation kann auch dann aktiviert werden, wenn kein Assistent in der Gruppe verfügbar ist.
• Überwachen Sie den Status aller Assistenten
• Bei einem Überlauf der Anrufe auf der Voicemail hören Sie die von den Anrufern hinterlassenen Sprachnachrichten ab
• Deaktivieren Sie die Delegation: der Manager nimmt Anrufe entgegen und beantwortet sie

Jeder Assistent kann:

• Delegation aktivieren: der Assistent bearbeitet eingehende Anrufe im Namen des Managers, mit der Möglichkeit, Anrufe weiterzuleiten, falls erforderlich
• den Status des Managers überwachen
• die Delegation des Managers aktivieren oder deaktivieren
• Falls konfiguriert, die Weiterleitung von Anrufen des Managers aufheben
• Im Falle eines Anrufüberlaufs auf der Voicemail die von den Anrufern hinterlassenen Sprachnachrichten abhören
• Deaktivieren Sie die Delegation: der Assistent nimmt keine eingehenden Anrufe für den Manager mehr entgegen

Die Verteilung der Anrufe in der Manager/Assistenten-Gruppe basiert auf einer seriellen Suche: Die Suche beginnt mit dem Manager und setzt sich mit den Assistenten in der Reihenfolge fort, in der sie in der Gruppe aufgeführt sind.

Die Managersuche im Verzeichnis (nach Name oder Vorname) liefert standardmäßig zwei Ergebnisse: das Managerprofil im Unternehmen und die Manager-/Assistentengruppe. Um nur die Manager-/Assistentengruppe als Ergebnis zu behalten, muss die Sichtbarkeit des Managerprofils im Unternehmen auf Keine gesetzt werden( RegisterkarteInformationen in den Einstellungen des Managerprofils).

Bei der Konfiguration von Manager-/Assistentengruppen gelten die folgenden Regeln:

• Ein Mitglied kann nicht gleichzeitig Manager in einer Gruppe und Assistent in einer anderen Gruppe sein
• Ein Mitglied kann nicht Manager in mehreren Manager-/Assistentengruppen sein
• Ein Mitglied kann Assistent in mehreren Manager-/Assistentengruppen sein

Die Konfiguration von Manager-/Assistentengruppen erfolgt über das Gruppenverwaltungsfenster.

Vom Gruppenverwaltungsfenster aus können Sie:

• Managern und Assistenten das Recht erteilen, Gruppeneinstellungen zu verwalten (d.h. die Administratorrolle)
• das Ziel von Anrufen bei Besetzt und bei Nichtannahme verwalten. Das Ziel kann ein Firmenmitglied, ein Sammelanschluss, eine interne oder öffentliche Nummer, eine Sprachansage, ein Automated Attendant oder eine Voicemail sein.
• Erlauben/verbieten Sie dem letzten Assistenten in der Manager-/Assistentengruppe, eingehende Anrufe des Managers nicht mehr zu bearbeiten (d.h. durch Entfernen des Häkchens im Kästchen I'M AVAILABLE ).
  
  Hinweis: Wenn dies verboten ist und der letzte Assistent in der Manager-/Assistentengruppe das Häkchen im Kästchen I'M AVAILABLE entfernt, wechselt das Kästchen auf dem Bildschirm in den inaktiven Modus (d.h. graue Farbe mit Kreuzsymbol) und kehrt automatisch in den aktiven Modus zurück (d.h. blaue Farbe mit Häkchensymbol).
• Konfigurieren Sie die Aufzeichnung von Anrufen für die Gruppe der Manager/Assistenten
• Passen Sie die Sprachansagen an, wenn das Ziel eines Anrufs bei Besetzt oder Nichtmelden eine Voicemail ist
  
  Warnung: Die Standard-Sprachansagen können nicht zur Archivierung heruntergeladen werden. Nach der Anpassung ist es nicht mehr möglich, zu den Standard-Sprachanweisungen zurückzukehren.
• Analysieren Sie die Aktivitäten der Manager-/Assistentengruppe und ihrer Mitglieder (Anzahl der eingehenden Anrufe, Anzahl der beantworteten Anrufe, Dauer der Anrufe) in verschiedenen Zeiträumen (gestern, die letzten 7 Tage, die letzten 28 Tage) mit der Möglichkeit, Aktivitätsberichte in einer csv Datei herunterzuladen. Standardmäßig ist der Gruppenaktivitätsbericht aktiviert und der Aktivitätsbericht für die Mitglieder deaktiviert.
• Schränken Sie eingehende öffentliche Anrufe für die Gruppe der Manager/Assistenten ein, indem Sie eine Liste mit blockierten öffentlichen Nummern verwalten.

Jedes Firmenmitglied mit einer internen Durchwahlnummer und einem Telefongerät kann als Manager oder Assistent konfiguriert werden.

Zugriff auf das Fenster Gruppenverwaltung

1. Klicken Sie in der Rainbow-Anwendung in der linken Leiste auf Ihr Unternehmen verwalten .
2. Klicken Sie im Bereich MEINE FIRMA auf den Namen Ihrer Firma.
3. Klicken Sie in der linken Leiste auf Kommunikation.
4. Im rechten Teil des Fensters klicken Sie auf die Registerkarte Gruppen.

Erstellen einer Manager/Assistenten-Gruppe

1. Klicken Sie im Fenster der Gruppenverwaltung auf Erstellen.
2. Überprüfen/ändern Sie die folgenden Parameter:

   Name	Geben Sie den Vornamen und den Namen des Managers ein
   Typ	Wählen Sie Sammelanschluss
   Untertyp	Wählen Sie Manager/Assistent
   Verteilung	Konfigurieren Sie den Timer für den Überlauf zu einem anderen Assistenten der Gruppe (standardmäßig 10 Sekunden)
   Interne Nummer	Wählen Sie die interne Durchwahlnummer des Managers aus der Liste der verfügbaren Nummern
   Öffentliche Nummer	Wählen Sie die öffentliche Nummer des Managers aus der Liste der verfügbaren öffentlichen Nummern aus.

3. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Letztes Mitglied sperren (keine leere Gruppe), um dem letzten Assistenten in der Manager/Assistenten-Gruppe zu verbieten, eingehende Anrufe des Managers zu bearbeiten.
4. Klicken Sie auf Weiter.
   Das Fenster zur Konfiguration der Mitglieder wird geöffnet.
5. Um den Manager hinzuzufügen, geben Sie die ersten Buchstaben seines Namens oder seiner E-Mail Adresse ein. Es wird eine Liste mit passenden Einträgen angezeigt, aus der Sie das gewünschte Mitglied auswählen können.
6. Um Assistenten hinzuzufügen, geben Sie die Anfangsbuchstaben ihres Namens oder ihre E-Mail Adresse ein. Es wird eine Liste mit passenden Einträgen angezeigt, aus der Sie das gewünschte Mitglied auswählen können.
7. Klicken Sie auf Anwenden.
   Die Gruppe Manager/Assistent wird erstellt und in der Gruppenliste angezeigt.

Verwalten einer Manager-/Assistentengruppe

1. Klicken Sie im Gruppenverwaltungsfenster auf die gewünschte Manager-/Assistentengruppe und wählen Sie die Registerkarte Mitglieder.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um einem Manager oder Assistenten das Recht zu erteilen, Gruppeneinstellungen zu verwalten: Klicken Sie in der Spalte Rollen auf den Pfeil nach unten vor dem Zielmitglied und wählen Sie Manager & Administrator oder Assistent & Administrator.
   • Um einen Assistenten zu entfernen (der Manager kann nicht entfernt werden): Klicken Sie auf vor dem gewünschten Assistenten.
   • So fügen Sie einen Assistenten hinzu: Geben Sie die ersten Buchstaben des Mitgliedsnamens oder der E-Mail Adresse ein und wählen Sie das gewünschte Mitglied in der Liste der passenden Einträge aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte Informationen.
4. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Letztes Mitglied sperren (keine leere Gruppe), um zu verhindern, dass der letzte in der Manager/Assistenten-Gruppe vorhandene Assistent die eingehenden Anrufe des Managers nicht mehr bearbeitet.
5. Wählen Sie im Feld Anrufaufzeichnung aktivieren die Anrufe aus, die aufgezeichnet werden sollen: Alle Anrufe, Nur externe Anrufe oder Nur interne Anrufe, oder wählen Sie Keine, um die Anrufaufzeichnung für die Manager-/Assistentengruppe zu deaktivieren.
6. Legen Sie die Zielart für Anrufe bei Besetzt und Nichtmelden fest.
7. Wenn Sie Mitglied ausgewählt haben, geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail Adresse des Zielunternehmens ein. Es wird eine Liste mit passenden Einträgen angezeigt, aus der Sie das gewünschte Mitglied auswählen können.
   
   Hinweis: Nur Firmenmitglieder, die mit einer Nebenstellennummer konfiguriert sind, können als Ziel für den Anruf-Overflow ausgewählt werden.
8. Wenn Sprachansage ausgewählt ist, wählen Sie entweder die standardmäßig konfigurierte Sprachansage oder eine benutzerdefinierte Sprachansage, falls verfügbar: siehe Artikel: Anpassen von Sprachansagen.
9. Klicken Sie auf Anwenden.

Anpassen der Sprachansagen bei Anrufüberlastung auf der Voicemail

1. Klicken Sie im Gruppenverwaltungsfenster auf die Zielmanager-/Assistentengruppe und wählen Sie die Registerkarte Sprachnachrichten.
2. Klicken Sie im Konfigurationsfenster für die Sprachansagen auf Durchsuchen und wählen Sie die hochzuladende wav-Datei aus.
3. Wählen Sie im Feld Sprachansage den Typ der Sprachansage aus.
4. Klicken Sie auf Hochladen.
   Der angepasste Sprachprompt wird in der Liste mit angepasster Art und aktivem Status angezeigt ().

Eingehende öffentliche Anrufe für eine Manager-/Assistentengruppe einschränken

1. Klicken Sie im Gruppenverwaltungsfenster auf die gewünschte Manager-/Assistentengruppe und wählen Sie die Registerkarte Schwarze Liste.
2. Geben Sie die zu sperrende öffentliche Nummer mit Ländervorwahl ein (z.B. für Frankreich 0033 oder +33 gefolgt von der Nummer, ohne führende Null) und klicken Sie auf Hinzufügen.
   Die öffentliche Nummer wird der Liste hinzugefügt.
   Von der Liste aus können Sie eine öffentliche Nummer entweder bearbeiten oder löschen.

Löschen einer Manager-/Assistentengruppe

1. Klicken Sie im Fenster Gruppenverwaltung auf vor der gewünschten Manager-/Assistentengruppe und wählen Sie Gruppe entfernen.
2. Klicken Sie auf Entfernen.
   Die Manager-/Assistentengruppe wird aus der Gruppenliste gelöscht.