Willkommensdienste konfigurieren

Die Konfiguration der Begrüßungsdienste erfolgt über das Fenster „Begrüßungsdienstverwaltung“.

Für ein Unternehmen können ein oder mehrere Begrüßungsdienste konfiguriert werden. Jeder Begrüßungsdienst ist einer öffentlichen Rufnummer zugeordnet und verfügt über einen eigenen Kalender mit Öffnungs- und Schließzeiten, wobei folgende Möglichkeiten bestehen:

• Für die Öffnungszeiten:

  • Legen Sie die Öffnungszeiten für jeden Wochentag sowie für bestimmte Kalenderdaten fest: siehe: Konfiguration eines Öffnungszeitenkalenders.

    Hinweis:

    • Die Öffnungszeiten für bestimmte Daten haben Vorrang vor den für Wochentage festgelegten Öffnungszeiten.
    • Die für das Unternehmen auf der Registerkarte „Informationen“ festgelegte Zeitzone wird für Begrüßungsdienste und den Öffnungszeitenkalender angewendet. Die ausgewählte Zeitzone wird auf der Registerkarte „Öffnungszeiten“ angezeigt.
  • Konfigurieren Sie eine Begrüßungsansage, indem Sie eine Audiodatei (im WAV-Format) in Rainbow hochladen (obligatorischer Vorgang): siehe Artikel: Sprachansagen anpassen
    Standardmäßig ist in Rainbow keine vordefinierte Begrüßungsansage konfiguriert.
  • Ersetzen Sie die Standardansage für die Schließzeiten durch eine benutzerdefinierte Ansage: siehe Artikel: Sprachansagen anpassen.
  • Ordnen Sie ein Ziel zu, entweder ein Unternehmensmitglied, ein Sammelanschluss (mit oder ohne Warteschlange) oder ein automatischer Attendant: siehe: „Willkommensdienst erstellen“.
    Begrüßungsdienste können Einstiegspunkte für automatische Attendants sein. Sie entsprechen den für ein Unternehmen konfigurierten Begrüßungsdiensten, mit Ausnahme der Öffnungszeiten, bei denen das Ziel immer der automatische Attendant ist.
• Für die Schließzeiten:

  • Ordnen Sie ein Ziel auf eine der folgenden Weisen zu:

    • Den Standardkalender, in dem alle Schließzeiten dasselbe Ziel haben. Das Ziel kann entweder die Sprachansage für Schließzeiten, ein Unternehmensmitglied, ein Sammelanschluss (mit oder ohne Warteschlange), eine externe Nummer oder eine automatische Telefonzentrale sein: siehe: „Willkommensdienst erstellen“.
    • Ein spezifischer Kalender, in dem die Zeiträume der Schließzeiten (Zeitfenster und/oder bestimmte Tage) jeweils ein eigenes Ziel haben. Als Ziele können nur individuell angepasste Sprachansagen festgelegt werden: siehe: Konfigurieren eines spezifischen Kalenders für Schließzeiten.
    Hinweis: Nach der Konfiguration hat der spezifische Kalender Vorrang vor dem Standardkalender.

• Befindet sich der Begrüßungsdienst im geöffneten Zustand, schließen Sie ihn bitte manuell: siehe: Manuelles Schließen eines Begrüßungsdienstes.

  Hinweis: Wenn der Begrüßungsdienst manuell geschlossen wird, hat der Standardkalender hinsichtlich der Schließzeiten Vorrang vor dem spezifischen Kalender.
• Analysieren Sie die Aktivität des Begrüßungsdienstes (z. B. Anzahl der empfangenen und weitergeleiteten eingehenden Anrufe, …) über das Menü „Analysen“.

Bei einem Anruf auf die der Begrüßungsdienst zugeordnete öffentliche Rufnummer wird die Begrüßungsansage immer einmal wiedergegeben; anschließend gilt Folgendes:

• Befindet sich der Begrüßungsdienst im geöffneten Zustand, wird der Anruf während der Öffnungszeiten an das Ziel weitergeleitet.
• Befindet sich der Begrüßungsdienst im geschlossenen Zustand, wird der Anruf an das Ziel für die Schließzeiten weitergeleitet

Aufrufen des Verwaltungsfensters für den Begrüßungsdienst

1. Klicken Sie in der Rainbow-Anwendung im linken Bereich auf „ s Ihres Unternehmens verwalten “.
2. Klicken Sie im Bereich „MEIN UNTERNEHMEN “ auf den Namen Ihres Unternehmens.
3. Klicken Sie im linken Bereich auf „Kommunikation“.
4. Klicken Sie im rechten Teil des Fensters auf die Registerkarte „Empfangsservices “.

Erstellen eines Öffnungszeitenkalenders

1. Klicken Sie im Fenster zur Begrüßungsverwaltung auf „Kalender“ und anschließend oben im rechten Bereich auf „Erstellen “.

2. Geben Sie den Namen des Öffnungszeitenkalenders ein und klicken Sie auf „Erstellen“.

   Hinweis: Der neue Öffnungszeitenkalender wird erstellt und kann für jeden Wochentag sowie für bestimmte Kalenderdaten vervollständigt werden: siehe: Konfigurieren eines Öffnungszeitenkalenders.

Konfigurieren eines Öffnungszeitenkalenders

1. Klicken Sie im Startfenster der Verwaltung auf „Kalender“ und wählen Sie den gewünschten Öffnungszeitenkalender aus.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Geöffnet“ und legen Sie mithilfe der Schaltfläche „+“ einen oder mehrere Öffnungszeiträume fest, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen „24/24 geöffnet “.
3. Für bestimmte Kalendertage klicken Sie oben im rechten Bereich auf „Bestimmte Tage “.
4. Klicken Sie auf „Datum hinzufügen“, ändern Sie das Datum (das aktuelle Datum wird vorgeschlagen) und konfigurieren Sie mithilfe der Schaltfläche „+“ einen oder mehrere Öffnungszeiträume oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen „24/24 geöffnet “.
5. Klicken Sie auf „Anwenden“.

Erstellen eines Begrüßungsdienstes

1. Klicken Sie im Fenster zur Begrüßungsverwaltung oben im rechten Bereich auf „Begrüßung“ und anschließend auf „Erstellen “. „“

2. Überprüfen bzw. ändern Sie die folgenden Parameter:

   Kalender	Wählen Sie aus den aufgelisteten verfügbaren Kalendern den Öffnungszeitenkalender aus, der dem Begrüßungsservice zugeordnet werden soll
   Name	Geben Sie den Namen des Begrüßungsdienstes ein
   Öffentliche Rufnummer	Wählen Sie aus den aufgeführten verfügbaren Nummern die öffentliche Nummer aus, die Sie dem Begrüßungsservice zuordnen möchten
   Öffnungszeiten	Wählen Sie das Ziel aus, das Sie den Öffnungszeiten zuordnen möchten
   Direkt zur Sprachnachricht	Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle während der Öffnungszeiten eingehenden Anrufe direkt an die Sprachnachricht des Ziels weitergeleitet (z. B. Mitarbeiter, Sammelanschluss)
   Geschlossene Zeiten	Wählen Sie das Ziel aus, das Sie den Schließzeiten zuordnen möchten
   Direkt zur Sprachnachricht	Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle während der Schließzeiten eingehenden Anrufe direkt an die Sprachnachricht des Ziels weitergeleitet (z. B. Mitarbeiter, Sammelanschluss)

3. Klicken Sie auf „Anwenden“.
   Der Begrüßungsdienst wird erstellt und in der Dienstliste mit öffentlicher Rufnummer, Ziel für die Öffnungszeiten sowie dem Öffnungszeitenkalender angezeigt.

Konfiguration eines spezifischen Kalenders für die Schließzeiten

Dieser Vorgang kann nur durchgeführt werden, wenn:

• Der Begrüßungsdienst wurde angelegt

• Die benutzerdefinierten Sprachansagen, die bei Schließzeiten wiedergegeben werden sollen, wurden für den Begrüßungsdienst konfiguriert: siehe Artikel „Sprachansagen anpassen“

  Hinweis: Für einen Begrüßungsdienst können maximal zehn benutzerdefinierte Sprachansagen konfiguriert werden.

So konfigurieren Sie einen bestimmten Kalender für die Schließzeiten:

1. Klicken Sie im Fenster „Begrüßungsmanagement“ auf „Begrüßung“ und anschließend auf den gewünschten Begrüßungsdienst. „“

2. Klicken Sie im Feld „Benutzerdefinierte Ziele “ auf „Bearbeiten“.

   Über die Schaltfläche „Kalender anzeigen“ können Sie auf den für die Öffnungszeiten konfigurierten Kalender zugreifen, und über „Sprachansagen anpassen “ gelangen Sie zu den für das Unternehmen konfigurierten benutzerdefinierten Sprachansagen. Es wird eine Meldung angezeigt, wenn für das Unternehmen keine benutzerdefinierte Sprachansage hochgeladen wurde.

3. Konfigurieren Sie im Fenster „Zeitfenster“ mithilfe der Schaltfläche „Hinzufügen“ ein oder mehrere Zeitfenster für die Schließzeiten:

   • Wählen Sie für jedes Zeitfenster die Startzeit und die Endzeit, die Zieltage sowie die benutzerdefinierte Sprachansage, die wiedergegeben wird.

     Hinweis: Für die Schließzeiten können maximal fünf Zeitfenster konfiguriert werden.
   • Wählen Sie mithilfe der Aufwärts- und Abwärtspfeile die Reihenfolge aus, in der die Zeitfenster ausgeführt werden sollen.

4. Für bestimmte Kalenderdaten klicken Sie im Fenster „Bestimmte Tage“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, wählen Sie die Startzeit und die Endzeit aus, ändern Sie das Datum (das aktuelle Datum wird vorgeschlagen) und wählen Sie die benutzerdefinierte Sprachansage aus, die wiedergegeben werden soll.

   Hinweis: Für die Schließzeiten können maximal zehn bestimmte Tage konfiguriert werden.
5. Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Konfiguration zu bestätigen.
   Beispiel für eine Konfiguration:

6. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol oben rechts, um das Fenster zu schließen.

   Für den Begrüßungsdienst wird die Meldung „Es sind einige benutzerdefinierte Ziele definiert“ angezeigt.

Manuelles Schließen eines Begrüßungsdienstes

1. Klicken Sie im Fenster zur Begrüßungsverwaltung auf „Begrüßung“.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Willkommensdienst im Status „Offen“, klicken Sie auf „ “ und wählen Sie „Willkommensdienst schließen“ aus.
   Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
   Der Status des Begrüßungsdienstes ändert sich in „Geschlossen“.

Einen Begrüßungsdienst löschen

1. Klicken Sie im Fenster „Willkommensverwaltung“ auf „Willkommen“ und dann auf „ “.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Begrüßungsdienst, klicken Sie auf „ “ und wählen Sie „Dienst entfernen“ aus.
   Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
3. Klicken Sie auf „Entfernen“.
   Der Begrüßungsdienst wird aus der Dienstliste gelöscht.