Willkommensdienste konfigurieren

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Die Konfiguration der Begrüßungsdienste erfolgt über das Fenster Begrüßungsverwaltung.

Für ein Unternehmen können ein oder mehrere Begrüßungsdienste konfiguriert werden. Jeder Begrüßungsdienst ist mit einer öffentlichen Nummer verbunden und verfügt über einen eigenen Kalender mit Öffnungszeiten:

• Konfigurieren Sie die Öffnungszeiten für jeden Tag der Woche und für bestimmte Kalenderdaten: siehe: Konfigurieren eines Kalenders für die Öffnungszeiten.
  Beachten Sie:

  • Die Öffnungszeiten für bestimmte Daten haben Vorrang vor den für Wochentage definierten Öffnungszeiten.
  • Die Zeitzone, die für das Unternehmen auf der Registerkarte Informationen festgelegt wurde, wird auf die Begrüßungsdienste und den Öffnungszeiten-Kalender angewendet. Die ausgewählte Zeitzone wird auf der Registerkarte Öffnungszeiten angezeigt.
• Erstellen Sie eine Willkommens-Sprachansage im wav-Format für die Öffnungszeiten: siehe: Anpassen von Sprachansagen
  Standardmäßig gibt es keine vordefinierte Begrüßungsansage für Willkommensdienste.
• Ersetzen Sie die vordefinierte Sprachansage für die Öffnungszeiten durch eine angepasste Sprachansage im wav-Format: siehe: Anpassen von Sprachansagen.
• Weisen Sie ein Ziel für die Öffnungszeiten zu, entweder ein Firmenmitglied, einen Sammelanschluss (mit oder ohne Warteschleife) oder einen Automated Attendant: siehe: Einen Begrüßungsdienst erstellen.
  Begrüßungsdienste können Einstiegspunkte für Automated Attendants sein. Sie sind identisch mit den Begrüßungsdiensten, die für ein Unternehmen konfiguriert werden, mit Ausnahme der Öffnungszeiten, bei denen das Ziel immer der Automated Attendant sein wird.
• Verknüpfen Sie ein Ziel für die Geschäftszeiten mit einer der folgenden Möglichkeiten:
  • Der Standardkalender, bei dem alle Schlusszeiten das gleiche Ziel haben. Das Ziel kann entweder die Sprachansage für den Feierabend, ein Firmenmitglied, ein Sammelanschluss (mit oder ohne Warteschleife), eine externe Nummer oder der Automated Attendant sein: siehe: Erstellen eines Begrüßungsdienstes.
  • Ein spezifischer Kalender, in dem die Zeiträume der Schließungszeiten (Zeitfenster und/oder bestimmte Tage) ein eigenes Ziel haben. Ziele können nur angepasste Sprachansagen sein: siehe: Konfigurieren eines spezifischen Kalenders für die Schließzeiten.
  Hinweis: Wenn der spezifische Kalender konfiguriert ist, setzt er den Standardkalender außer Kraft.

• Wenn der Begrüßungsdienst geöffnet ist, schließen Sie den Begrüßungsdienst manuell: siehe: Manuelles Schließen eines Begrüßungsdienstes.
• Analysieren Sie die Aktivität des Begrüßungsdienstes (z.B. Anzahl der eingegangenen Anrufe, weitergeleitete Anrufe, ...) über das Menü Analysen.

Vordefinierte Sprachansagen, die für alle Cloud PBX-Dienste gelten, können von den Begrüßungsdiensten verwendet werden. Sie können durch individuelle Sprachansagen im wav-Format ersetzt werden: siehe: Anpassen von Sprachansagen.

Wenn die öffentliche Nummer, die mit einem Begrüßungsdienst verbunden ist, angerufen wird, wird die Begrüßungsansage immer einmal wiedergegeben, dann:

• Wenn sich der Begrüßungsdienst im offenen Zustand befindet, wird der Anruf an das Ziel für die Öffnungszeit weitergeleitet
• Wenn der Begrüßungsdienst geschlossen ist, wird der Anruf an das Ziel für die Schließungszeiten weitergeleitet.

Zugriff auf das Fenster zur Verwaltung des Begrüßungsdienstes

1. Klicken Sie in der Rainbow-Anwendung in der linken Leiste auf Ihr Unternehmen verwalten .
2. Klicken Sie im Bereich MEINE FIRMA auf den Namen Ihrer Firma.
3. Klicken Sie in der linken Leiste auf Kommunikation.
4. Klicken Sie im rechten Teil des Fensters auf die Registerkarte Willkommensdienste.

Einen Kalender für die Öffnungszeiten erstellen

1. Klicken Sie im Fenster Willkommensmanagement auf Kalender und dann auf Erstellen oben im rechten Bereich.
2. Geben Sie den Namen des Öffnungskalenders ein und klicken Sie auf Erstellen.
   
   Hinweis: Der neue Öffnungskalender wird erstellt und kann für jeden Wochentag und für bestimmte Kalenderdaten ergänzt werden: siehe: Konfigurieren eines Kalenders mit Öffnungszeiten.

Konfiguration eines Kalenders für die Öffnungszeiten

1. Klicken Sie im Fenster der Willkommensverwaltung auf Kalender und wählen Sie den gewünschten Öffnungskalender aus.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen und konfigurieren Sie einen oder mehrere Bereiche von Öffnungszeiten, indem Sie die Schaltfläche + verwenden, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen 24/24 öffnen.
3. Für bestimmte Kalenderdaten klicken Sie oben im rechten Fenster auf Bestimmte Tage.
4. Klicken Sie auf Datum hinzufügen, ändern Sie das Datum (das aktuelle Datum wird vorgeschlagen) und konfigurieren Sie mit der Schaltfläche + einen oder mehrere Bereiche für die Öffnungszeiten oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen 24/24 geöffnet.
5. Klicken Sie auf Anwenden.

Einen Begrüßungsservice erstellen

1. Klicken Sie im Fenster der Willkommensverwaltung auf Willkommen und dann auf Erstellen oben im rechten Bereich.
2. Überprüfen/Ändern Sie die folgenden Parameter:

   Kalender	Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Kalender den Kalender mit den Öffnungszeiten aus, der mit dem Begrüßungsservice verknüpft werden soll
   Name	Geben Sie den Namen des Begrüßungsdienstes ein
   Öffentliche Nummer	Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Nummern die öffentliche Nummer aus, die Sie mit dem Begrüßungsservice verknüpfen möchten.
   Öffnungszeiten	Wählen Sie das Ziel, das mit den Öffnungszeiten verknüpft werden soll
   Geschlossene Stunden	Wählen Sie das Ziel aus, das mit den Schließzeiten verknüpft werden soll.

3. Klicken Sie auf Anwenden.
   Der Begrüßungsdienst wird erstellt und in der Diensteliste mit der öffentlichen Nummer, dem Ziel für die Öffnungszeiten und dem Kalender für die Öffnungszeiten angezeigt.

Konfigurieren eines bestimmten Kalenders für die Öffnungszeiten

Dieser Vorgang kann nur durchgeführt werden, wenn:

• Der Begrüßungsdienst wurde erstellt
• Die benutzerdefinierten Sprachansagen, die für die Schließzeiten wiedergegeben werden sollen, wurden hochgeladen.

So konfigurieren Sie einen speziellen Kalender für den Geschäftsschluss:

1. Klicken Sie im Fenster der Begrüßungsverwaltung auf Begrüßung und dann auf den gewünschten Begrüßungsdienst.
2. Klicken Sie im Feld Benutzerdefinierte Ziele auf Bearbeiten.

   Die Schaltfläche Kalender anzeigen ermöglicht den Zugriff auf den für die Öffnungszeiten konfigurierten Kalender und die Schaltfläche Sprachansagen anpassen ermöglicht den Zugriff auf die für das Unternehmen konfigurierten Sprachansagen. Es wird eine Meldung angezeigt, wenn für das Unternehmen keine benutzerdefinierte Sprachansage hochgeladen wurde.

3. Im Fenster Zeitfenster konfigurieren Sie über die Schaltfläche Hinzufügen einen oder mehrere Bereiche für die Geschäftszeiten. Wählen Sie für jeden Bereich die Start- und Endzeiten, den/die Zieltag(e) und die wiederzugebende Sprachansage.
4. Für bestimmte Kalenderdaten klicken Sie im Fenster Bestimmte Tage auf die Schaltfläche Hinzufügen, wählen die Start- und Endzeiten, ändern das Datum (das aktuelle Datum wird vorgeschlagen) und wählen die wiederzugebende Sprachansage.
5. Klicken Sie auf Anwenden, um die Konfiguration zu bestätigen.
6. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol oben rechts, um das Fenster zu schließen.

   Die Meldung Einige benutzerdefinierte Ziele sind definiert wird für den Begrüßungsdienst angezeigt.

Manuelles Schließen eines Begrüßungsdienstes

1. Klicken Sie im Fenster der Willkommensverwaltung auf Willkommen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Begrüßungsdienst, der sich im Status Offen befindet, klicken Sie auf und wählen Sie Begrüßungsdienst schließen.
   Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
3. Klicken Sie auf Weiter.
   Der Status des Begrüßungsdienstes ändert sich in Geschlossen.

Löschen eines Begrüßungsdienstes

1. Klicken Sie im Fenster der Willkommensverwaltung auf Willkommen.
2. Fahren Sie mit der Maus über den gewünschten Begrüßungsdienst, klicken Sie auf und wählen Sie Dienst entfernen.
   Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
3. Klicken Sie auf Entfernen.
   Der Begrüßungsdienst wird aus der Diensteliste gelöscht.