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Manager / Assistent

Verknüpfung mit

Olivier BRAUN
  • Aktualisiert

Diese Funktion ist für Rainbow Benutzer mit mindestens einem Business Lizenz besitzen und mit einem Gerät in der Telefonanlage verbunden sind (z.B. entfernte Nebenstelle, Tischtelefon oder Softphone).

Die Systemkonfiguration ermöglicht die Bildung von Manager/Assistenten-Gruppen, so dass die Anrufe des Managers an einen oder mehrere Assistenten weitergeleitet werden können. Auf diese Weise kann der Assistent die Anrufe seines Managers überprüfen und nur die nützlichen Anrufe weiterleiten.

Eine Manager-/Assistentengruppe besteht aus einem Manager und einem oder mehreren Assistenten.

Der Manager kann:

  • Die Delegation aktivieren: Der Manager nimmt keine Anrufe mehr entgegen. Die Anrufe des Managers werden von den verfügbaren Assistenten der Gruppe verwaltet. Die Delegation kann vom Manager aktiviert werden, wenn mindestens ein Assistent in der Gruppe vorhanden ist.
  • Deaktivieren Sie die Delegation: Der Manager nimmt Anrufe entgegen und beantwortet sie.
  • Überwachen Sie den Status aller Assistenten.
  • Bei einem Überlauf der Anrufe auf der Voicemail hören Sie die von den Anrufern hinterlassenen Sprachnachrichten ab.

Jeder Assistent kann:

  • Delegation aktivieren: Der Assistent nimmt im Namen des Managers eingehende Anrufe entgegen und kann bei Bedarf Anrufe weiterleiten.
  • Deaktivieren Sie die Delegation: Der Assistent nimmt keine eingehenden Anrufe mehr für den Manager entgegen.
  • Den Status des Managers überwachen.
  • Ändern Sie seine Erreichbarkeit.
  • Falls konfiguriert, können Sie die Weiterleitung von Anrufen an den Manager aufheben.
  • Hören Sie bei einem Anrufüberlauf auf der Voicemail die von den Anrufern hinterlassenen Sprachnachrichten ab.

Als Manager in einer Manager/Assistenten-Überwachungsgruppe agieren

Blättern Sie auf der Startseite

  1. Alle Assistenten sind unter dem Abschnitt "Anrufe delegieren" oberhalb der "Letzte Unterhaltungen" aufgeführt.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Delegation von Anrufen. Wenn die Delegation von Anrufen aktiviert ist, werden alle Ihre eingehenden Anrufe an Ihre verfügbaren Assistenten weitergeleitet.
  3. Zusätzlich zum Rainbow Anwesenheitsstatus in Echtzeit wird die Anzahl der verfügbaren Assistenten angezeigt.
  4. settings_blue.svgÖffnen Sie das Fenster Anrufdelegation, um alle Assistenten mit ihrem Status der Anrufdelegation aufzulisten: "Verfügbar" oder "Nicht verfügbar".
  5. call.svg Rufen Sie Ihren Assistenten an.

Hinweis: Der Status der Anrufdelegation hängt nicht vom Rainbow-Status ab. Ein Assistent kann z.B. vom Rainbow getrennt sein, ist aber auf dem zugehörigen Tischtelefon erreichbar. Der Status der Delegation von Anrufen hängt von der Telefonanlage ab.

Fenster Anrufe delegieren

settings_blue.svg Öffnen Sie das Fenster Delegation von Anrufen.

Alle Informationen über den Status Ihres Managers und Ihrer Assistenten werden angezeigt.

  1. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Delegation von Anrufen. Wenn die Anrufdelegation aktiviert ist, werden alle Ihre eingehenden Anrufe an Ihre verfügbaren Assistenten weitergeleitet.
  2. Zeigen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Assistenten an.
  3. Schließen Sie das Fenster Delegation von Anrufen.

Aktivieren oder Deaktivieren der Delegation von Anrufen durch den Manager

Verwenden Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Startseite die Delegation von Anrufen, indem Sie das Kontrollkästchen "Delegation von Anrufen" aktivieren bzw. deaktivieren.
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie im Fenster der Anrufdelegation die Delegation von Anrufen, indem Sie das Kontrollkästchen "Delegieren an Assistenten" aktivieren oder deaktivieren.
Demnächst
Demnächst verfügbar

Eingehende Anrufe entgegennehmen

  1. telephony_red.svg Sie erhalten einen eingehenden Anruf. Sie können den Anruf annehmen, indem Sie auf das Symbol call.svg klicken oder den Anruf ignorieren, indem Sie auf das Symbol hang-up.svg auflegen klicken.
  2. Ohne Aktion oder wenn Sie den Anruf ignorieren, kann Ihr Manager Ihren Anruf verwalten. In diesem Fall wird der Anruf als verpasster Anruf gekennzeichnet.
  3. Ihr Assistent kann den Anruf, nachdem er ihn gefiltert hat, an Sie weiterleiten. Sie können den Anruf annehmen, ablehnen oder eine Nachricht an Ihren Gesprächspartner senden.
Demnächst
Demnächst verfügbar

Als Assistent in einer Gruppe von Managern/Assistenten agieren

Blättern Sie auf der Startseite

manager_assistant_assist2.png

  1. Ihr Manager wird unter dem Abschnitt "Anrufe delegieren" über den "Neueste Unterhaltungen" aufgeführt.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Delegation von Anrufen. Wenn die Delegation von Anrufen aktiviert ist, können Sie alle eingehenden Anrufe des Managers empfangen.
  3. Zusätzlich zum Rainbow Anwesenheitsstatus in Echtzeit wird die Verfügbarkeit Ihres Managers angezeigt.
  4. settings_blue.svgÖffnen Sie das Fenster Delegation von Anrufen, um den Status der Delegation von Anrufen Ihres Managers zu sehen: "Verfügbar" oder "Nicht verfügbar". Definieren Sie Ihre Verfügbarkeit. Zeigen Sie den Weiterleitungsstatus Ihres Managers an (phone_callback.svg: keine Weiterleitung, call_forward.svg: Weiterleitung von Anrufen aktiviert; Brechen Sie die Weiterleitung gegebenenfalls ab).
  5. call.svg Rufen Sie Ihren Manager an.
    Sie können den Telefonstatus Ihres Managers schnell überprüfen:
    telephony_red.svg: Ihr Manager ist beschäftigt.
    calls_number.svg: Die Anzahl der laufenden Anrufe mit Ihrem Manager wird angezeigt. Laufende Anrufe werden direkt darunter aufgelistet.

Hinweis: Der Status der Anrufweiterleitung Ihres Managers hängt nicht vom Rainbow-Status ab. Ihr Manager kann z.B. nicht mit Rainbow verbunden sein, ist aber auf dem zugehörigen Tischtelefon erreichbar. Der Status der Delegation von Anrufen hängt von der Telefonanlage ab.

Fenster Anrufe delegieren

settings_blue.svg Öffnen Sie das Fenster Anrufe delegieren.

Es werden alle Informationen über den Status Ihres Managers angezeigt.

  1. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Delegation von Anrufen. Wenn die Delegation von Anrufen aktiviert ist, können Sie alle eingehenden Anrufe des Managers empfangen.
  2. Zeigt den Status Ihres Managers an: Status der Anrufdelegation, Weiterleitung.
  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Weiterleitung der Anrufe Ihres Vorgesetzten.
  4. call_forward.svg: die Weiterleitung des Managers aufheben.
  5. Schließen Sie das Fenster Delegation von Anrufen.

Aktivieren oder Deaktivieren der Delegation von Anrufen durch den Manager

Als Assistent kann ich den Status der Delegation von Anrufen meines Managers ändern. Der aktuelle Status wird im Bereich Anrufe der Delegation angezeigt.

  1. settings_blue.svg Öffnen Sie das Fenster zur Delegation von Anrufen.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Delegation von Anrufen, indem Sie das Kontrollkästchen Ihres Managers aktivieren oder deaktivieren.
Demnächst
Demnächst

Meine Verfügbarkeit ändern

Als Assistent kann ich meine Verfügbarkeit aktualisieren, um die Anrufe meines Managers entgegenzunehmen.

Verwenden Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Geben Sie auf der Startseite an, dass ich verfügbar bin, um die Anrufe meines Managers entgegenzunehmen, indem Sie das Kontrollkästchen "Delegation" aktivieren oder deaktivieren:Ich bin verfügbar" ankreuzen.
  • settings_blue.svg Öffnen Sie das Fenster zur Delegation von Anrufen. Zeigen Sie an, dass ich verfügbar bin, um Anrufe des Managers entgegenzunehmen, indem Sie das Kontrollkästchen " Ichbin verfügbar" aktivieren oder deaktivieren.
Demnächst
Demnächst verfügbar

Aufhebung der Anrufweiterleitung des Managers

  1. settings_blue.svg Öffnen Sie das Fenster der Anrufweiterleitung. Es werden Informationen über die Weiterleitung von Anrufen Ihres Managers angezeigt. Die Anrufe des Managers werden an eine Nummer weitergeleitet.
  2. Wählen Sie das Symbol "call_forward.svg Weiterleitung ändern".
  3. Wählen Sie das Symbol "close2.svg Anrufweiterleitung aufheben", um die Weiterleitung Ihres Managers aufzuheben.
Demnächst
Demnächst

Eingehende Anrufe entgegennehmen

  1. Wenn Sie als Assistent verfügbar sind, werden Sie durch ein Popup-Fenster benachrichtigt, dass Ihr Manager einen eingehenden Anruf erhält. Es werden Informationen über den Anrufer und den von dem Anruf betroffenen Manager angezeigt.
  2. call_pickup.svg Nehmen Sie den Anruf im Namen Ihres Managers an.

Weitere Schritte: Stellen Sie den Anruf ggf. an Ihren Vorgesetzten durch. Siehe unten.

Demnächst
Demnächst kommend

Übergeben Sie den Anruf an Ihren Manager

  1. Sie befinden sich in Unterhaltungen mit der Person, die versucht, Ihren Manager zu erreichen. Nachdem Sie dessen Anliegen verstanden haben, beschließen Sie, den Anruf an Ihren Manager weiterzuleiten.
  2. Wählen Sie im Bereich Delegation von Anrufen das Symbol "call_forward.svg Anrufe weiterleiten", um den Anruf direkt an Ihren Manager weiterzuleiten. Sie können Ihren Manager auch anrufen, indem Sie das Symbol call.svg wählen, bevor Sie den Anruf weiterleiten (in diesem Fall wird Ihr Gesprächspartner in der Warteschleife gehalten).
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Demnächst verfügbar

Verwalten von Sprachnachrichten

Eine gemeinsame Sprachnachricht kann von Ihrem Administrator für die Gruppe Manager/Assistenten konfiguriert werden. In diesem Fall können sowohl der Manager als auch die Assistenten auf diese Sprachnachricht zugreifen, wenn ein Anruf überläuft, d.h. wenn weder der Manager noch die Assistenten einen Anruf annehmen können.

manager_assistant_voicemail.png

Wenn eine neue Nachricht verfügbar ist, erscheint sie in der Liste "Neueste Unterhaltungen" mit dem Gruppennamen des Managers/Assistenten (z.B. Tim Foster in unserem Beispiel).

  1. Wählen Sie die Nachricht in "Neueste Unterhaltungen" aus. Die neue Nachricht finden Sie auf der Registerkarte "voicemail.svg Sprachnachricht", wo das Symbol voicemai_newl.svg eine neue Nachricht anzeigt. Es werden Informationen über den Anrufer, das Datum und die Dauer der Nachricht angezeigt.
  2. play.svg/ pause.svg: Wiedergabe der Sprachnachricht anhören/anhalten. more_vert.svgVerwenden Sie das kontextbezogene Menü, um die Nachricht zu löschen.
Demnächst
Demnächst verfügbar

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