Es gibt zwei Arten von Überwachungsgruppen: Standard und Gegenseitige Hilfe.
Jede Supervisionsgruppe umfasst einen oder mehrere Supervisoren und die zu beaufsichtigenden Firmenmitglieder. Die Mitglieder können Supervisoren oder beaufsichtigte Mitglieder in mehreren Supervisionsgruppen sein.
Die Supervisionsgruppen(Standard und Gegenseitige Hilfe) ermöglichen es den Supervisoren,:
- den Status der beaufsichtigten Mitglieder zu überwachen (Anwesenheit und Telefonaktivität)
- Anrufe für beaufsichtigte Mitglieder verwalten (Übernahme und Weiterleitung von Anrufen)
Die Supervisionsgruppen für gegenseitige Hilfe bieten zusätzliche Funktionen, wie z.B. die Möglichkeit
- Autorisieren/Verbieten, dass sich der letzte Supervisor und das letzte beaufsichtigte Mitglied aus der Supervisionsgruppe abmelden dürfen
- den Supervisoren und den beaufsichtigten Mitgliedern zu erlauben/zu verbieten, sich bei der Supervisionsgruppe an- und abzumelden
- Den Supervisoren mit der Rolle Supervisor / Admin die Möglichkeit geben:
- Mitglieder bei der Überwachungsgruppe an- bzw. abzumelden (nur die Mitglieder, die berechtigt sind, sich bei der Überwachungsgruppe an- bzw. abzumelden)
- die von den Mitgliedern der Supervisionsgruppe programmierte Anrufweiterleitung aufheben/verändern
Die Konfiguration der Überwachungsgruppen erfolgt über das Verwaltungsfenster der Überwachungsgruppe des Unternehmens: siehe: Zugriff auf das Verwaltungsfenster der Überwachungsgruppe.
Im Verwaltungsfenster der Gruppenüberwachung des Unternehmens können Sie:
- Eine oder mehrere Überwachungsgruppen für das Unternehmen erstellen: siehe: Eine Überwachungsgruppe erstellen
- die Einstellungen einer Überwachungsgruppe verwalten: siehe: Ändern einer Überwachungsgruppe
- Überwachungsgruppe löschen: siehe: Löschen einer Überwachungsgruppe
Voraussetzungen
- Supervisoren müssen entweder eine Business- oder Enterprise- oder Attendant-Lizenz besitzen.
- Supervisoren und beaufsichtigte Mitglieder müssen mit einem Gerät in der Telefonanlage verbunden sein (z.B. mit einer Nebenstelle oder einem Tischtelefon).
Zugriff auf das Fenster zur Verwaltung der Überwachungsgruppe
- Klicken Sie in der Rainbow-Anwendung in der linken Leiste auf Ihr Unternehmen verwalten
.
- Klicken Sie im Bereich MEINE FIRMA auf den Namen Ihrer Firma.
- Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Kommunikation
- Klicken Sie im rechten Teil des Fensters auf die Registerkarte Überwachung.
Erstellen einer Überwachungsgruppe
- Klicken Sie im Fenster zur Verwaltung der Überwachungsgruppe auf Erstellen.
- Geben Sie den Namen der Überwachungsgruppe und ggf. eine Beschreibung ein.
- Geben Sie den Typ der Überwachungsgruppe ein: Standardgruppe oder Gruppe für gegenseitige Hilfe.
- Wenn Sie die Option Gegenseitige Hilfe gewählt haben, können Sie das Kontrollkästchen Letztes Mitglied sperren (keine leere Gruppe) aktivieren, um dem letzten Supervisor und dem letzten beaufsichtigten Mitglied zu verbieten, sich aus der Supervisionsgruppe abzumelden.
- Klicken Sie auf Erstellen.
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Fügen Sie die Betreuer nacheinander in das entsprechende Feld ein: Geben Sie die ersten Buchstaben ihres Namens oder ihrer E-Mail Adresse ein und wählen Sie sie in der Liste der passenden Einträge aus.
Hinweis: Klicken Sie auf Später, um die Seite zu verlassen und die Betreuungsgruppe ohne Betreuer oder betreutes Mitglied zu erstellen. Sie können später Mitglieder hinzufügen: siehe: Ändern einer Überwachungsgruppe. - Wenn es sich bei der Überwachungsgruppe um eine gegenseitige Hilfe handelt, wählen Sie in der Spalte Rollen die Rolle der Mitglieder der Überwachungsgruppe aus: Supervisor oder Supervisor / Admin.
- Wenn es sich bei der Supervisionsgruppe um eine Gruppe mit gegenseitiger Hilfe handelt, geben Sie in der Spalte Zugriffsberechtigung an, ob die Supervisoren sich bei der Supervisionsgruppe anmelden dürfen oder nicht: Erlaubt oder Gesperrt.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
-
Fügen Sie die beaufsichtigten Mitglieder nacheinander in das entsprechende Feld ein: Geben Sie die ersten Buchstaben ihres Namens oder ihrer E-Mail Adresse ein und wählen Sie sie in der Liste der passenden Einträge aus.
Hinweis: Klicken Sie auf Später, um die Seite zu verlassen und die Betreuungsgruppe ohne Betreuer oder betreutes Mitglied zu erstellen. Sie können später Mitglieder hinzufügen: siehe: Ändern einer Überwachungsgruppe. - Wenn es sich bei der Überwachungsgruppe um eine gegenseitige Hilfe handelt, geben Sie in der Spalte Zugangs-/Abgangsberechtigung an, ob die überwachten Mitglieder sich bei der Überwachungsgruppe anmelden dürfen oder nicht: Erlaubt oder Gesperrt.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Die Überwachungsgruppe wird erstellt und in der Gruppenliste angezeigt.
Ändern einer Überwachungsgruppe
- Klicken Sie im Verwaltungsfenster der Überwachungsgruppe auf die gewünschte Überwachungsgruppe.
- Ändern Sie auf der Registerkarte Informationen die Einstellungen der Überwachungsgruppe, falls erforderlich.
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Um die Mitglieder zu konfigurieren, klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte(Supervisors oder Supervisees) und führen einen der folgenden Schritte aus:
- So fügen Sie Mitglieder hinzu: Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail Adresse in das entsprechende Feld ein und wählen Sie Ihre Wahl in der Liste der passenden Einträge aus.
- Um ein Mitglied zu entfernen: Fahren Sie mit der Maus über das gewünschte Mitglied, klicken Sie auf
und wählen Sie Mitglied entfernen.
- Um die Rolle des Mitglieds zu ändern: Klicken Sie in der Spalte Rollen auf den Abwärtspfeil vor dem Zielmitglied und wählen Sie die neue Rolle aus.
- Um einem Mitglied zu erlauben/zu verbieten, sich bei der Überwachungsgruppe anzumelden/abzumelden: Klicken Sie in der Spalte Berechtigung auf den Abwärtspfeil vor dem Zielmitglied und wählen Sie die entsprechende Berechtigung.
- Klicken Sie auf Aktualisieren.
Löschen einer Überwachungsgruppe
- Bewegen Sie im Verwaltungsfenster der Überwachungsgruppe die Maus über die gewünschte Überwachungsgruppe, klicken Sie auf
- Klicken Sie auf Entfernen.
Die Überwachungsgruppe wird aus der Gruppenliste gelöscht.